В компании «Камневеды» ускорили обработку заказов в два раза с помощью информационной системы на базе «1С:Управление торговлей». Благодаря реализации проекта также сократилось количество ошибок, а обновлять базу стало быстрее и дешевле. Сотрудники склада ответственнее относятся к товарам, потому что они закреплены за конкретным складом и отвечают за каждый товар. Оформление закупочных документов ускорилось, что оптимизирует закупочную деятельность и способствует более эффективному снабжению.
«Камневеды» — магазин камней, самоцветов, украшений из натуральных камней, минералов, метеоритов и окаменелостей. Компания добывает одни образцы в самостоятельно организованных экспедициях, а другие — закупает у поставщиков. Продукция «Камневедов» продается в трех магазинах в Москве оффлайн, и онлайн на сайте.
Цели проекта:
- Ускорить обработку заказов.
- Сократить количество ошибок.
- Отказаться от использования MS Excel.
Задачи проекта:
- разграничить права пользователей автоматизированной системы;
- автоматизировать работу с закупочными документами;
- автоматизировать операции по работе с промокодами, сертификатами, картами лояльности;
- сократить ручные операции в части ведения взаимозачетов, выплат и трат;
- автоматизировать формирование экономической и аналитической отчетности;
- повысить эффективность контроля за перемещением товаров.
В «Камневедах» уже работали с программой «1С:Управление торговлей» в сервисе «1С:Аренда ПО». Но многими типовыми функциями сотрудники не пользовались, потому что в системе было много доработок. Ситуация выглядела следующим образом:
- большинство работников пользовались правами администратора. Из-за этого документы оформлялись долго и проблематично. Попытки ограничить права пользователей вели к проблемам в работе сотрудников;
- закупочные документы формировались долго и с ошибками;
- при автоперемещении терялись заказы;
- были трудности в работе с картами лояльности, промокодами, сертификатами;
- выплаты, траты, взаимозачеты велись в Ms Excel;
- экономическая и аналитическая отчетность создавалась в Ms Excel;
- работники не пользовались многими типовыми возможностями конфигурации (сверка взаиморасчетов, авансовые отчеты, оплата товаров через терминалы и т. д.).
Информационная система построена на базе «1С:Управление торговлей». В рамках проекта проведены следующие работы:
- Организовали доступ для пользователей.
Как было: раньше сотрудники работали в «1С:Управление торговлей» на правах администраторов. Иначе программа не работала. Отдел доставки и продавцы, которые перемещали товары из одного магазина в другой, теряли половину функционала, если у них не было прав администратора.
Что реализовали:
- доработали справочник, чтобы группам сотрудников было удобнее;
- организовали права работников следующим образом: Администраторы: могут использовать все функции программы;
- отдел доставки: доступ только к разделам «Продажи» и «Склад и доставка»;
- продавцы: доступ к разделу «Рабочее место кассира», могут просматривать и редактировать документы в разделе «Заказ клиента»;
- отдел закупок: доступ к разделам «Продажи», «Закупки», «Склад и доставка», «Казначейство» могут просматривать документы в разделе «Заказ клиентов»;
- отдел фотографов: доступ к разделу «Номенклатура» могут загружать и редактировать фотографии товаров.
- Сократили ручные операции в блоке «Продажи».
Как было: изделия из камня продаются в розничных магазинах в Москве и на сайте. Заказ с сайта можно забрать самовывозом или доставить курьером СДЭК или Почты России по Москве. Его формирует менеджер по информации от клиента из телефонного звонка или электронного письма или выгружают с сайта. Если заказ поступил с сайта, поля «Контакт тел.», «Контакт ФИО» и «Контакт e-mail» оставались пустыми.
Что реализовали: если заказ приходит с сайта и в нем заполнены поля «Контакт тел.», «Контакт ФИО» и «Контакт e-mail» из вкладки «Доставка», то поле «Клиент» во вкладке «Основное» заполняется автоматически. Если такого клиента нет, создаются карточки и поле «Клиент» во вкладке «Основное» заполняется автоматически.
- Сделали так, что заказы перестали пропадать при перемещении со складов.
Как было: если на складе, который выбран для отгрузки, нет нужно товара, программа действовала так. Сотрудник нажимает кнопку «Автоперемещение». Создается заказ на перемещение нужного товара с другого склада, где он есть. Автоматически формируется документ «Заказ на перемещение» в карточке документа «Заказ клиента». На последнем этапе возникала проблема: если товар нужно собрать с нескольких складов, документ на перемещение формировался только с одного склада — того, за которым закреплен менеджер, который нажал кнопку «Автоперемещение». Информация по позициям, которые надо собрать с другого склада, не показывалась в отчете «Состояние обеспечения заказов». В итоге некоторые заказы терялись и не собирались.
Что реализовали:
- изменили порядок автоматического перемещения заказов между складами. Теперь к пользователю привязан тот склад, который заполняется при формировании документа автоматически. Больше нельзя закрыть заказ, если в нем есть непринятые перемещения;
- настроили систему так, что теперь можно отследить перемещение заказа по разным складам;
- привязали сотрудников подразделений к складам, чтобы нужный склад автоматически отображался в документе. Добавили цветное обозначение складов и возможность выделять склад, как место назначения товара. Это сделало эффективнее отчет «Состояние обеспечения заказов»;
- настроили ордерную систему хранения складов;
- ускорили работу кассиров.
- Наладили работу с картами лояльности, промокодами, сертификатами и подключили эквайринг.
Как было: применять промокоды и карты лояльности было неудобно:
- скидки и карты лояльности не были связаны друг с другом. Например, клиент, применив карту лояльности или скидку, спрашивает: «Какая сумма в итоге?». Продавец не может ответить, пока не нажмет кнопку «Оплатить»;
- карту лояльности нельзя было найти в системе по номеру телефона или электронной почте клиента;
- применить промокод в оффлайн-магазине было невозможно, он работал только на заказы с сайта. В магазинах приходилось пользоваться кнопкой «Ручные скидки». Для продавца это лишняя сложность;
- система не позволяла оплачивать заказы сертификатами. Можно было пользоваться сертификатом только для оплаты покупки в зале;
- эквайринговые терминалы в магазинах не были подключены к «1С:Управление торговлей». В конце рабочего дня кассиры делали отчеты по терминалам. Данные этих отчетов не загружались в систему, было неудобно;
- если клиент оплачивал товар в магазине оффлайн, продавец вводил сумму на терминале вручную.
Что реализовали:
- теперь информация по бонусному счету и продажам показывается в разделе «Рабочее место кассира» (РМК) по номеру карту лояльности;
- добавили в РМК кнопку поиска карты лояльности по номеру телефона и e-mail и подбор по Справочнику «Карты лояльности»;
- добавили возможность применять промокоды в РМК;
- разработали механизм продажи и оплаты сертификатов. Теперь можно по номиналу отследить, какие номера сертификатов активированы и в каком магазине. Сертификатом можно оплатить заказ;
- в справочник «Номенклатура» добавили еще одну колонку «Товары в пути». В ней можно посмотреть, сколько товаров перемещается со склада на склад и сколько из них «зависли». Подключили эквайринговые терминалы к «1С:Управление торговлей» и настроили автоматическую привязку оплаты к заказам. Продавец в магазине больше не вводит сумму оплаты вручную.
- Устранили ошибки, сделали так, что закупочные документы формируются быстрее.
Как было: товар закупают как стандартным способом, так и по схеме приема на комиссию. Когда закупки по комиссионной схеме завершены, менеджеры оформляют «Отчет о реализованных товарах» и поставщик получает оплату. Расчеты с поставщиками через банк в системе не отражаются. Если поставщик в определенный период предлагал на комиссию одинаковые позиции по разной стоимости, отчет оформлялся некорректно и сумма оплаты поставщику считалась неверно.
Пример: на комиссию пришел товар по цене 2500 руб. Через месяц приходит такой же товар от того же поставщика, но уже по новой цене — 2000 руб. Покупка двух этих товаров должна стоить 4500 руб. Но в отчет автоматически попадала наибольшая цена. В итоге поставщику выплатят 5000 руб. Еще некорректно отображались товары, которые вернули и приняли на комиссию. В документе «Отчет комитенту о списании» были ошибки.
Пример: в начале апреля формируется отчет за март. Если товар был приобретен в марте и возврат был сделан в марте, то данные отображаются корректно. А если товар был приобретен в марте, а возврат сделан в апреле, эти позиции в отчете отображаются уже неверно.
Что реализовали:
- настроили внесение номенклатуры по партиям. Комиссионный товар продают по той цене, по которой он поступил;
- устранили ошибки в отображении возвратов с помощью новой логики формирования документа «Отчет комитенту о списании»;
- разработали единую форму отчетов комитенту;
- Настроили блок «Казначейство», ушли от Ms Excel.
Как было:
- некоторые закупки компания оплачивает поставщикам по частям, разбивая общую сумму на несколько месяцев. Сверка взаиморасчетов по поступлениям товаров с поставщиками не была настроена, хотя эта возможность входит в стандартный функционал программы «1С:Управление торговлей»;
- компания выдает авансы на производство товаров и выпускает свои коллекции. Каждый месяц отдел производства получает деньги на оплату сотрудников, расходные материалы, логистику. При этом раздел «Авансовые отчеты» в «1С:УТ» не настроен, все делалось вручную;
- взаимозачеты с поставщиками велись финансовым директором в Ms Excel. Каждая выплата записывалась в Ms Excel (ФИО клиента, сумма, дата).
- себестоимость продукции никак не рассчитывалась. Все ежемесячные затраты велись в Ms Excel.
Что реализовали: настроили функционал блока «Казначейство», чтобы автоматически оформлялись авансовые отчеты и взаимозачеты. Настроили «Платежный календарь» и расчет себестоимости товара. Компания работает с изделиями из серебра, поэтому нужна была интеграция с системой цифровой маркировки «Честный Знак». Этот модуль уже встроен в программу «1С:Управление торговлей». Наши специалисты обновили программу до последней версии и активировали эту функцию.
- Доработали отчеты.
Как было: раздел «Отчеты» в программе «1С:Управление торговлей» не использовался. Вся отчетность по анализу деятельности компании велась отдельно в Ms Excel. «1С:Управление торговлей» использовалась только как источник информации для Ms Excel.
Что реализовали: разработали формы отчетов по возвратам в разделе отделов и по ежедневным расходам, а также по доходам и расходам. Создали автоматические формы отчета с указанием количества товаров по строкам:
- «Новые карточки товаров»,
- «Количество обработанных фото»,
- «Карточки товаров, которые перевели «из нуля в наличие».
Схема архитектуры
Проект обладает рядом особенностей, которые значительно повысили эффективность выполнения большинства операций.
Во-первых, обработка заказов ускорилась в два раза, что позволило обрабатывать больше заявок клиентов. Информация вводится в базу данных быстрее и без ошибок, что повышает точность работы.
Обновление базы данных теперь происходит быстрее и дешевле, что позволяет компании экономить ресурсы и оперативно реагировать на изменения. Кроме того, руководители теперь ведут аналитику по бизнесу непосредственно в базе, отказавшись от использования электронных таблиц, что упрощает процесс анализа данных.
Оформление закупочных документов ускорилось, что оптимизирует закупочную деятельность и способствует более эффективному снабжению.
Кроме того, работники лучше контролируют перемещения товаров благодаря системе, в которой невозможно потерять или забыть информацию о товаре, что обеспечивает прозрачность и надежность складских операций.
Ускорилась обработка заказов
В результате проекта:
- Заказы обрабатываются в 2 раза быстрее, клиенты меньше ждут.
- Информация вводится в базу быстрее и без ошибок. Обновлять базу стало быстрее и дешевле.
- Аналитику руководители ведут в базе, ушли от таблиц.
- Закупочные документы оформляются быстрее.
- Сотрудники склада ответственнее относятся к товарам, потому что они закреплены за конкретным складом и отвечают за каждый товар.
- Работники лучше контролируют перемещения товаров, потому что в системе теперь ничего не может «потеряться».
