Компания «АВТ-Урал» в короткие сроки перешла с «1С:Управление производственным предприятием» на «1С:ERP Управление холдингом». Построена единая информационная система, обеспечивающая функционирование всех основных процессов предприятия с унифицированной нормативно-справочной информацией. Это позволяет оперативно получать информацию о текущем состоянии и данные для подготовки корпоративной отчетности по требованию управляющей компании. Подготовка данных для бухгалтерской и налоговой отчетности ускорилась в 2 раза.
ООО «АВТ-Урал» — предприятие, специализирующееся на комплексной организации и проведении буровзрывных работ, а также производстве взрывчатых веществ. Предприятие образовалось в 2007 году на базе цеха по производству взрывчатых веществ и ведению взрывных работ в карьерах ОАО «Качканарский ГОК «Ванадий» (в настоящее время — ОАО «ЕВРАЗ КГОК»).
Цель проекта: перейти с «1С:Управление производственным предприятием» на «1С:ERP Управление холдингом».
Перед началом проекта автоматизации руководством предприятия была поставлена задача адаптировать проектное решение, реализованное на базе «1С:ERP Управление холдингом» для другого предприятия группы, с максимальной унификацией нормативно-справочной информации, статей доходов и расходов, настроек учета и распределения производственных затрат, подходов к расчету себестоимости.
Необходимо было решить также следующие задачи:
- сохранить интеграцию с системами документооборота и расчета зарплаты,
- перенести исторические данные из «1С:Управление производственным предприятием».
Важными критериями перехода на новую информационную систему были:
- решение задач предприятия максимально типовыми средствами новой системы с минимизацией доработок, но с адаптацией имеющейся конфигурации корпоративного шаблона;
- сохранение нетиповых процессов согласования (отражения, обработки) первичных документов.
На момент старта проекта на предприятии была следующая ИТ-архитектура:
- Основной оперативный и регламентированный учет велся в «1С:Управление производственным предприятием».
- Кадровый учет и расчет заработной платы велся в «1С:Зарплата и управление персоналом».
- Для процессов согласования договоров велось параллельное отражение документов в «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Документооборот КОРП».
- Процесс согласования складских документов был реализован нетиповым функционалом в «1С:Управление производственным предприятием 8».
- Учет работы автопарка велся с использованием различных ресурсов, включающих в себя нетиповой функционал «1С:Управление производственным предприятием», веб-портал службы мониторинга и множество таблиц Ms Excel.
Рабочей группой, которая состояла из сотрудников партнера и ключевых пользователей предприятия, в рамках проекта комплексной автоматизации с июля 2023 года по июнь 2024 года одновременно были запущены функциональные блоки:
- Производственный учет (автоматизированное заполнение документов выпуска на основании складских документов движения, отражение выпуска полуфабрикатов, готовой продукции и выполнения работ в производстве между различными переделами).
- Управление продажами (нормализованный справочник номенклатуры, заказы клиентов, контроль исполнения заказов, взаиморасчеты с клиентами).
- Управление снабжением (нормализованный справочник номенклатуры, заказы поставщикам, управление остатками, взаиморасчеты с поставщиками, формирование планов закупок по заказам на внутреннее потребление).
- Складской учет (сквозное формирование документов по движению ТМЦ, учет ТМЦ в эксплуатации, учет обособленных остатков под заказы на внутреннее потребление).
- Управление денежными средствами (заявки на расходование, платежный календарь, адаптация реестра платежей из корпоративного шаблона группы компаний, получение факта, авансовые отчеты, взаиморасчеты по финансовым инструментам).
- Учет затрат и расчет себестоимости (отражение затрат на 2х уровнях: для подразделений в целом и для конкретной продукции/работы, распределение затрат в зависимости от специфики и особенностей предприятия, гибкая настройки правил распределения расходов в зависимости от подразделений, формирование себестоимости).
- Регламентированный учет (бухгалтерский и налоговый учет, финансовый результат, учет НДС, учет внеоборотных активов, в т.ч. ППА, лизинговые операции).
- Учет и управление автотранспортом (оформление и пакетная выписка путевых листов, расчет путевых листов, оформление заправок и сливов ГСМ, оформление типовых документов «1С:ERP Управление холдингом» на основании документов модуля управления автотранспортом, интеграция с системой мониторинга Omnicomm).
- Интеграция с «1С:Документооборотом КОРП» с целью согласования документов движения сырья и материалов при выпуске готовой продукции и движении ТМЦ между складами
- Для каждого функционального блока настроены специфичные отчеты по предоставленным макетам.
- Реализована гибкая настройка прав для разделения пользователей по функциональным областям.
Автоматизировано 101 рабочее место.
Система запущена в промышленную эксплуатацию с января 2024 года, с июня 2024 года запущен модуль управления автотранспортом.
Схема архитектуры
Поскольку предприятия одного из учредителей (ООО «ЕВРАЗ») работают по методике быстрого закрытия в ИС зарубежного вендора, аналогичный подход нужно было реализовать для закрытия периода при внедрении «1С:ERP Управление холдингом» для ООО «АВТ-Урал». Параллельно с работами по комплексной автоматизации основных процессов предприятия велась подготовка и описание перечня действий в системе, необходимых для корректной и своевременной передаче данных управляющей компании. В результате появился документ «Инструкции по закрытию периода», который используется как основная методика проведения закрытия в «1С:ERP Управление холдингом».
Ввиду различных обстоятельств сроки перехода на ведение учета и подготовку отчетности в новой системе были ограничены, что повлекло за собой применение нестандартного подхода к внедрению — отказ от этапа диагностики текущих бизнес-процессов в пользу применения предоставленной функциональной модели корпоративного шаблона на этапе моделирования, этапы настройки и подготовки системы к вводу в опытно-промышленную эксплуатацию запускались параллельно. Это позволило перейти к опытно-промышленной эксплуатации с начала 2024 года и провести закрытие января 2024 года уже в новой информационной системе.
Параллельно с внедрением системы «1С:ERP Управление холдингом» группой компаний было принято решение о переводе кадрового учета и расчета зарплаты предприятия в модуль ИС зарубежного вендора.
Ускорилась подготовка данных для бухгалтерской и налоговой отчетности
- Реализована возможность подготовки корпоративной отчетности для управляющей компании с учетом будущей консолидации данных по всем предприятиям группы за счет унификации справочников системы.
- Разработана и внедрена методика «Быстрого закрытия» ежемесячно в сроки, удовлетворяющие требованиям внутреннего «Регламента закрытия участков», начиная с первого месяца опытно-промышленной эксплуатации системы.
- Для фиксирования и описания действий по отражению операций, необходимых для проведения закрытия, разработана «Инструкции по закрытию периода». Работа по инструкции ускорена и упрощена за счет выделения проверок на полноту и корректность данных системы в отдельный чек-лист. Предварительная проработка чек-листа позволяет избежать повторных корректировок и перепроведения документов в процессе закрытия, т.к. его пункты сформулированы исходя из требований к проверке управляющей компании и специфики отражения операций предприятия.
- Существенно упрощена и ускорена предварительная проверка и оперативное согласование документов ответственными лицами за счет настройки бесшовной интеграции с системой «1С:Документооборот КОРП» с условной маршрутизацией.
- Обеспечен оперативный ввод информации подразделениями в местах возникновения, увеличен уровень детализации.
- Сокращены сроки выполнения операций, количество ошибок и расхождений за счет применения механизмов ввода на основании, эргономичных форм подбора и рабочих мест.
- Настроенные управленческие отчеты позволяют получать оперативную информацию о затратах предприятия в различных разрезах с аналитикой по подразделениям, статьям, отдельным объектам эксплуатации, транспортным средствам, работам буровых установок. Настройки учитывают права доступа пользователей.
- Реализована возможность анализа и контроля выполнения заказов на внутренне потребление за счет разработки отчета «Анализ внутренних заказов», который позволяет получать информацию о текущем состоянии обеспечения потребности с учетом размещенных заказов поставщику, принятых на склад ТМЦ и ожидаемых поставок.
- Построена единая система учtта и управления автотранспортом предприятия — выполнена интеграция с системой мониторинга Omnicomm, получен доступ к текущим данным датчиков через «1С:ERP Управление холдингом»; настроено оперативное формирование в системе отчётности по технико-экономическим показателям транспортных средств; настроен учет затрат подразделений автотранспортного участка, оперативное списание ГСМ на основании фактического расхода топлива по путевым листам.
Управление продажами:
- Взаиморасчеты с клиентами ведутся с различной детализацией: по договорам, по расчетным документам и по заказам. Вариант детализации определяется менеджером под конкретный договор.
- Применение соглашений позволило упростить формирование заказов клиента с учетом различных условий, видов цен и прочее.
- Переработанный справочник номенклатуры позволил задать общие стандарты, упростив взаимосвязь как внутри группы компаний, так и с внешними партнерам.
Управление снабжением:
- Сотрудники подразделений предприятия (МОЛы) самостоятельно формируют заказы на внутреннее потребление, из которых собирается плановая потребность в материалах.
- По заказанным ТМЦ в системе проверяется текущий уровень складских запасов с учетом свободных остатков и резервов. Исходя из имеющейся информации и приоритетов, выполняется заказ материалов у поставщиков.
- Сотрудники в системе формируют заявки на расходование денежных средств и отслеживают их исполнение.
Складской учет:
- Типовой функционал системы обеспечил отражение всех операций по внутреннему движению ТМЦ.
- Учет ТМЦ на складах ведется сотрудниками на местах самостоятельно.
- Настроены маршруты обработки документов товародвижения с использованием функциональности «1С:Документооборот КОРП», что позволило сократить объем бумажного документооборота, сроки обработки документов.
Производственный учет и отгрузка продукции:
- Типовой функционал системы обеспечил отражение операций учета выпуска продукции и работ
- Для упрощения подбора в документы «Производство без заказа» вовлеченного сырья и материалов выполнена доработка, позволяющая делать заполнение по данным соответствующих складских документов передачи ТМЦ
- Разработан специализированный отчет для контроля объема выполненных работ в разрезе автотранспорта
Управление денежными средствами:
- Сотрудники подразделений самостоятельно формируют заявки на расходование денежных средств, запускают согласование в системе, отслеживают их исполнение, согласовывают реестр платежей
- Сотрудники казначейства формируют платежный календарь в системе на основании согласованных заявок на расходование денежных средств
- Планирование осуществляется своевременно, увеличилась его точность, сократилось количество ошибок
- Создание платежных поручений выполняется автоматически на основании утвержденных Финансовым директором заявок на расходование денежных средств
- Отражаются и контролируются взаиморасчеты по финансовым инструментам (кредиты, займы, депозиты)
Учет затрат и расчет себестоимости:
- Справочник статей расходов был перенесен из корпоративного шаблона и адаптирован под нужды предприятия. У некоторых статей было принято решение изменить базу распределения, за счет расширенных возможностей новой системы по сравнению с «1С:Управление производственным предприятием».
- Отчеты в системе позволяют детально проанализировать структуру себестоимости готовой продукции и выполненных работ, а также понять какие статьи расходов включены в затраты каждого подразделения.
- Адаптировано рабочее место «Распределение материалов и работ» для группового создания соответствующих документов.
Регламентированный учет:
- Сотрудники финансово-экономического отдела проверяют и отражают в учете первичные документы, созданные сотрудниками подразделений в момент совершения хозяйственных операций.
- Проводки формируются в автоматическом режиме по заранее настроенным правилам.
- Автоматически выполняются операции по закрытию месяца в управленческом, бухгалтерском и налоговом учетах, закрытие периода производится ежемесячно в сроки, установленные управляющей компанией.
- Выполняется автоматический расчет налога на прибыль.
- Формируется отчетность по НДС.
