||
Краткое описание
В компании УралВторМет построили единую информационную систему на базе решения «1С:Корпорация». Особенностью проекта были сжатые сроки реализации и старт регламентированного учета с середины года, а также сохранение высокого уровня автоматизации, который был реализован в исторических системах. В результате расходы на поддержание и сопровождение ИТ-инфраструктуры сократились в 2 раза.
Компания «УК УралВторМет» является крупной сетью ломоперерабатывающих предприятий и представлена в 24 регионах России, где приемом и переработкой черного металлолома занимается порядка 150 производственных площадок.
1
Цели и задачи
Цели проекта:
- Обеспечить своевременный расчет заработной платы и сдачу регламентированной отчетности из новой системы.
- Сохранить контроль за финансовыми потоками.
- Сохранить высокий уровень автоматизации формирования документов оперативного контура, в том числе ВГО, налоговой отчетности по НДС.
- Организовать контроль лимитов расхода денежных средств при планировании платежей.
- Обеспечить консолидацию данных группы компаний для возможности принятия управленческих решений при управлении движением денежных потоков.
Задачи проекта:
- Перевести оперативный и регламентированный учет из «1С:Управление производственным предприятием» в «1С:ERP. Управление холдингом».
- Перевести кадровый учет и расчет заработной платы в «1C:Зарплата и управеление перслналом КОРП 3».
- Перевести бизнес-процессы и документацию в «1С:Документооборот КОРП».
- Перевести электронный документооборот компании из «1С:Управление производственным предприятием» в «1С:ERP. Управление холдингом» + «1С:Документооборот».
- Настроить интеграцию с учетными системами компании.
- Перевести учет транспорта и ТОиР в «1С:Управление автотранспортом».
- Настроить сбор фактических данных по бюджету движения денежных средств (БДДС).
- Настроить сбор консолидированного БДДС с учетом внутригрупповых оборотов.
- Настроить сбор фактических данных по бюджету доходов и расходов (БДР).
- Запустить комплекс систем с 01.07.2024 с сохранением высокого уровня автоматизации.
- Настроить электронный документооборот с внешними контрагентами и внутригрупповой обмен документацией.
2
Ситуация до старта проекта
Предпосылки проекта
В связи с реорганизацией компании требовалось внедрение новой информационной системы на современном ПО российского вендора с поддержкой изменений законодательства РФ. Так как отключение от исторических систем произведено 30.06.2024, обязательным условием проекта был старт системы с середины года.
Из-за высокого уровня автоматизации процессов в исторической системе, одним из требований проекта было максимально сохранить уровень функциональности и автоматизации процессов (особенно внутригрупповых) с учетом сроков проекта.
3
Архитектура решения и масштаб проекта
Информационная система компании построена на основе решения «1С:Корпорация».
Внедренные подсистемы «1С:ERP. Управление холдингом»:
- Регламентированный учет и налоговый учет.
- Учет НДС.
- Основные средства и аренда
- Казначейство.
- Управление закупками.
- Управление финансами и бюджетирование (сбор фактических данных).
- ЭДО.
Внедренные подсистемы «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP»:
- Учет автотранспорта.
- Путевые листы.
- Учет ГСМ.
Внедренные подсистемы «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП»:
- Кадровый документооборот.
- Учет персонала.
- Расчет заработной платы.
- Управление организационно-штатной структурой, штатная расстановка.
- Сдельные наряды.
- Регламентированная отчетность.
- Учет резервов.
Внедренные подсистемы «1С:Документооборот»:
- Работа с договорными документами.
- Управление документами.
- Настройка почтового клиента.
- Интеграция с «1С:ERP Управление холдингом» и «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».
Схема архитектуры
Количество автоматизированных рабочих мест: 500.
4
Особенности и уникальность проекта
- Ограниченные сроки реализации проекта (9 месяцев до старта ОПЭ).
- Переход в новую систему с середины года (отключение от исторических систем с 01.07.2024).
- 90% работ по проекту выполнялось в удаленном формате.
- Отсутствие параллельного учета на старте системы.
- Учет НДС при закупке и реализации металлолома.
- Учет финансовой аренды по ФСБУ 25/20 (более 1500 договоров аренды).
- Выполнение перевода ЭДО из «1С:Управление производственным предприятием» в «1С:ERP. Управление холдингом», не останавливая деятельности компании.
- Большой объем ЭДО (14 организаций в одной ИБ, порядка 15 тыс. исходящих и 25 тыс. входящих документов в месяц. Большая часть — обмен внутри группы компаний).
- Около 5000 контрагентов, с которыми настроен обмен электронными документами.
- Наличие строгой регламентации в части сроков осуществления платежей.
- Автоматизация большого объема внутригрупповых платежей.
- Единый центр управления бюджетами всех организаций, минимизация действий по заполнению бюджетов.
- Сбор данных со смежных учетных систем («Вторчермет», «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP»).
- Наличие нескольких контуров консолидации бюджетов.
5
Результаты проекта
Сокращение расходов на поддержание и сопровождение ИТ-инфраструктуры
х2
Функциональные результаты:
- Запуск системы в промышленную эксплуатацию с 01.07.2024 без дублирования документооборота в исторических системах.
- Реализованы доработки системы «1С:ERP. Управление холдингом» в части учета НДС для ломоперерабатывающих компаний.
- возможность начисления НДС налогового агента по отгрузке в случае несвоевременного предоставления счет-фактуры поставщиком лома;
- возможность регистрировать входящие счет-фактуры от поставщиков металлолома по фактической дате получения с оформлением доп. листов к книге продаж за отчетный период, в котором была выполнена отгрузка металлолома от поставщика;
- возможность регистрировать входящие счет-фактуры от поставщиков лома по фактической дате получения на основании первичных документов (Приобретение от поставщика) по отгрузкам за периоды учета в исторической системе, по которым на момент перехода в новую систему не было зарегистрировано счетов-фактур;
- автоматизировано групповое формирование счетов-фактур выданных и зеркальных счетов-фактур полученных по договорам поставки лома по операциям внутри группы компаний, в том числе при перечислении авансов по договорам металлолома.
- Выполнены доработки системы «1С:ERP. Управление холдингом» в части ЭДО для ломоперерабатывающих компаний по авансам, аренде, лому:
- реализована возможность отправлять по однотипным операциям разные пакеты ЭД по внешним контрагентам и внутри группы компаний (ВГО);
- реализовано групповое формирование исходящих документов по внешним контрагентам и ВГО;
- реализована автоматическая привязка входящих ЭД при получении к уже созданным в ИБ документам 1С (по реализации и поступлению);
- реализовано групповое утверждение и подпись входящих ЭД по внешним контрагентам и ВГО;
- реализована автоматическая проверка корректности заполнения входящих ЭД, полученных от внешних контрагентов;
- реализовано автоматическое заполнение документов 1С по услугам, созданных на основании входящих ЭД (определение статьи расходов согласно настройкам регистра в разрезе показателей).
- Реализована схема автоматического определения ответственного за отработку входящих ЭД.
- Доработаны табличные части исходящих ЭД по нужды заказчика (доп.реквизиты, особенности заполнения в разрезе операций).
- Выполнены доработки системы «1С:ERP. Управление холдингом» в части модуля «Казначейство»:
- атоматизирован процесс регламентации даты платежей, выполнена разработка автоматической установки даты платежа, обеспечена процедура согласования изменения даты платежа;
- расширен состав реквизитов документов «Заявка на оплату», «Реестр платежей» с учетом требований заказчика;
- разработан пул отчетных форм для анализа плановых и фактических движений денежных потоков;
- реализованы проверки и контроли, отвечающие за полноту и корректность формирования платежных поручений;
- разработан инструмент автоматического создания заявок на оплату поставщикам с учетом особенностей бизнес-процесса заказчика;
- рвтоматизировано заполнение аналитик отдельных видов входящих и исходящих платежей, загруженных в систему при загрузке банковских выписок;
- скорректирована работа типовых механизмов с учетом практической необходимости.
- Разработаны и настроены маршруты согласования объектов системы, участвующих в процессе планирования и исполнения платежей; обеспечено информирование пользователей о состоянии объекта согласования.
- Настроена система контроля лимитов расхода денежных средств.
- Настроен функционал учета транспорта, путевых листов и учет ГСМ в «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP».
- Формирование и сдача налоговой отчетности по НДС за 3 квартал и прибыли за 9 месяцев из новой системы «1С:ERP. Управление холдингом».
- В части функционала бюджетирования настроены и заполнены:
- финансовая структура группы компаний (ЦФО);
- сценарии планирования, регламенты подготовки отчетности;
- разработаны целевые бюджетные отчеты (БДДС и БДР) с требуемыми показателями и аналитиками;
- настроена централизованная загрузка плановых данных БДДС по всем организациям группы путем импорта из Ms Excel;
- настроен сбор фактических данных бюджетов БДДС, БДР по данным оперативного и регламентированного учета, а также получение данных из внешних информационных систем; организована автоматическая консолидация данных БДДС по Группе компаний с учетом внутригрупповых оборотов (по двум периметрам консолидации);
- разработаны шаблоны процессов подготовки отчетности, позволяющие централизованно управлять бюджетами всех организаций;
- настроены дополнительные отчеты, сводные таблицы для удобства анализа данных бюджетов.
Результаты по миграции:
- Проведена миграции данных из «1С:Управление производственным предприятием» в «1С:ERP. Управление холдингом» с учетом перехода в середине года.
- Перенесены в «1С:ERP. Управление холдингом» существующие учетные записи ЭДО по 14 организациям, загружены текущие настройки обменов с контрагентами. Под требования компании доработана система «1С:ERP. Управление холдингом» в части индивидуальных настроек по контрагентами с филиалами.
Результаты по интеграции и синхронизации:
- Настроено интеграционное решение между системой по учету лома «Вторчермет» и «1С:ERP. Управление холдингом» для загрузки первичных документов оперативного контура в части учета лома.
- Осуществлена типовая бесшовная интеграция с «Вторчермет» для заполнения в бюджете операционных показателей, хранящихся во внешней информационной системе.
Экономические показатели:
- Сокращение расходов на поддержание и сопровождение ИТ-инфраструктуры в 2 раза.
- Снижение зависимости от импортного ПО.
