«Группа Черкизово» автоматизировала процесс согласования бюджета заявок на закупку в системе «1С:Управление птицефабрикой». В компании усовершенствованы ведение и контроль бюджета по различным показателям в разрезе периодов, стали доступны оперативный анализ бюджета и возможность его корректировки. В результате выросла эффективность управления, планирования и контроля процесса закупок.
ПАО «Группа Черкизово» — крупнейший производитель мясной продукции в России. Основные бренды: «Черкизово», «Петелинка», «Пава-Пава» и другие. Имеет производственные комплексы и хозяйства в 14 регионах РФ. Общая численность компании составляет 31 100 человек.
Цель проекта — создать инструмент контроля и согласования бюджета закупок на различных этапах.
Основная бизнес-цель спонсоров проекта — цифровизация деятельности предприятия.
Задачи проекта:
- Сегментирование номенклатуры: создать отдельные алгоритмы планирования и закупок для разных категорий товаров.
- Определение нормативов потребления, лимитов запасов и объемов закупок: разработать адекватные алгоритмы для этих целей.
- Разделение зон ответственности и точек контроля: обозначить ответственных лиц и контролиорвать эффективность процессов.
- Унификация и стандартизация выполнения этапов: установить единые форматы документов и процедур.
- Гармонизация внешних условий: адаптировать внутренние процессы к требованиям федеральных законов, гособоронзаказа и головной компании.
До старта проекта процесс согласования заявок осуществлялся c помощью отчетов MS Excel. Было принято решение перейти на специализированное программное обеспечение — «1С:Управление птицефабрикой редакции 1.3»
Внедрение приведет к усовершенствованию процессов закупки, а оптимизация функций управления закупками и контроля бюджета — к повышению эффективности работы предприятия.
Система автоматизации согласования бюджета заявок построена на базе решения «1С:Управление птицефабрикой, 1.3» с интегрированной подсистемой «Закупки», что обеспечивает эффективное управление ключевыми бизнес-процессами, такими как планирование производства, управление запасами, контроль качества продукции, ведение документации и финансовой отчетности.
Доработанная интегрированная подсистема «Закупки» работает следующим образом:
- ввод заявок на услуги, связанных одним актом;
- проверка на сумму акта и связанных заявок;
- аавтоматическое создание заказов поставщиков при согласовании последней заявки, связанной другим актом;
- обработка по закрытию остатков услуг в заявках и заказах.
Для оптимизации работы настроены права доступа для работы с услугами ОРЕХ и САРЕХ в заказе поставщика и корректировке заказа поставщика, добавлены контрагенты и договоры в заявку, реализовано автоматическое создание заказа поставщика при заполненных контрагенте и договоре в заявке с услугами.
При внедрении «1С:Предприятие 8. Управление Птицефабрикой, 1.3» учтены не только технические аспекты, но и особенности бизнеса, организационной структуры и производственных процессов птицефабрики.
Схема архитектуры
- Уникальность данной автоматизации заключается в интеграции подсистемы «1С:Управление птицефабрикой, 1.3», что позволяет компании эффективно управлять процессом закупок и улучшить принятие управленческих решений.
- Система позволяет автоматически анализировать данные о заявках на закупку, контролировать расходы и соблюдать бюджетные ограничения.
- Автоматизация процесса согласования бюджета заявок на закупку позволяет сократить временные затраты на согласование, уменьшить количество ошибок и повысить прозрачность процесса.
Внедрение проекта привело к усовершенствованию процессов закупки на базе программного продукта «1С:Управление птицефабрикой редакции 1.3». Кроме это, оптимизация функций управления закупками и контроля бюджета привели к повышению эффективности работы предприятия. Ведение и контроль бюджета по различным показателям в разрезе периодов обеспечивают доступность оперативного анализа бюджета и возможность его корректировки. Также с целью оптимизации процессов происходит распределение заявок на ответственных менеджеров.
В результате внедрения проекта были обеспечены следующие бизнес-требования:
- Прозрачность бизнес-процессов.
- Возможность внесения бюджета на год по месяцам.
- Возможность корректировки бюджета.
- Возможность формирования потребности на закупку.
- Возможность выделения определенных групп контролируемой номенклатуры.
- Возможность формирования заявок на закупку на основании потребности и без потребности с контролем бюджета.
- Проверка контролей бюджета в документе «Заказ поставщику».
- Проверка контролей бюджета в документе «Поступление товаров и услуг».
- Процесс согласования заявок, корректировок заявок, заказов поставщику.
- Возможность замещения согласующих на различных этапах.
- Функциональность оповещения пользователей о необходимости согласования посредством e-mail.
- Функциональность оповещения пользователей о необходимости согласования посредством уведомлений в системе.
- Возможность гибкого маршрута согласования для документа «Заказ поставщику».
Также были реализованы:
- Возможность согласования с отклонениями.
- Возможность работы с регистрами и определение значений при проверках в документах по принципам комбинаторики.
- Возможность автоматического согласования документов.
- Блокировка документов на различных этапах в зависимости от статуса.
- Форма отчета для контроля настроек по заявкам.
Кроме этого, для цифровизации деятельности предприятия были разработаны формы отчета для контроля бюджетов.
Экономическая эффективность от внедрения проекта в эксплуатацию:
- сократились трудозатраты пользователей по вводу данных в систему, их обработке и анализу — 35%;
- скорость согласования заявок увеличилась на 25%;
- снижен риск возникновения ошибок при согласовании, за счёт настройки прав редактирования реквизитов на разных этапах на 40%;
- повысился уровень прозрачности бизнес-процесса для всех участников на 40%;
- увеличилась скорость обработки информации, что позволило оперативно получать актуальные данные о бюджете.
