«Нижегородская областная фармация» построила региональную информационную систему «Управление лекарственным обеспечением медицинских организаций» (РИС «УЛО МО») — централизованное облачное решение на платформе «1С:Предприятие 8 КОРП». Новая система позволяет медицинским организациям области и единственному поставщику — «Нижегородской областной фармации» — вести учет движения маркированных лекарственных препаратов по контуру мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП), а также учет лекарственных препаратов и медицинских изделий в товарном контуре РИС «УЛО МО». В регионе создано единое справочное пространство в области лекарственного обеспечения, ведется оперативный и качественный учет движения лекарственных препаратов и медицинских изделий — от оптового склада до структурного подразделения медицинской организации, документы формируются, согласно федеральным, региональным и локальным требованиям.
Государственное предприятие Нижегородской области «Нижегородская областная фармация» — это современная многопрофильная организация, которая включает крупнейшую в регионе государственную аптечную сеть «Госаптека», логистический комплекс со специализированными складскими помещениями для хранения лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения и административный аппарат, обеспечивающий деятельность предприятия. В состав ГП НО «НОФ» входят около 250 аптечных организаций, которые обеспечивают все районы Нижегородской области.
В рамках реализации проекта необходимо было добиться следующих целей:
- Сократить издержки медицинских организаций на содержание аптечных складов.
- Уменьшить время на приемку товара на аптечных складах.
- Сократить количество персонала, осуществляющих приемку и выдачу товара на аптечных складах медицинских организаций.
- Сократить объемы списания лекарственных препаратов с истекшим сроком годности.
- Сократить количество нарушений, связанных с оборотом лекарственных препаратов.
- Добиться ведения учета движения лекарственных препаратов и медицинских изделий во всех структурных подразделениях медицинской организации близкому к учету в «режиме в реального времени».
Для достижения данных целей необходимо реализовать следующие задачи:
- Реализовать единое справочное пространство в области оборота лекарственных препаратов и медицинских изделий для работы ГП НО «НОФ» и медицинских организаций региона путем интеграции со справочниками учетной системы ГП НО «НОФ».
- Обеспечить однократный ввод первичных документов.
- Организовать мониторинг движения маркированных лекарственных препаратов в медицинских организациях, в том числе путем взаимодействия с ФГИС МДЛП путем реализации интеграции с информационной системой ФГИС МДЛП.
- Разработать и внедрить подсистемы контура товарного учета, позволяющие вести учет лекарственных препаратов и медицинских изделий, в том числе с применением «бесшовной схемы» из оптового склада Заказчика до аптечного склада медицинской организации.
- Создать структуру отчетов, позволяющих анализировать работу медицинских организаций по качеству ведения учета движения лекарственных препаратов и медицинских изделий.
- Реализовать движение всей необходимой документации медицинским организациям по учету движения лекарственных препаратов и медицинских изделий в электронном виде.
До начала проекта в медицинских организациях Нижегородской области для осуществления всех процессов лекарственного обеспечения использовался бумажный документооборот. Специалистам ГП НО «НОФ» приходилось при обработке поступающих от медицинских организаций заказов постоянно уточнять позиции заказываемой медицинской продукции.
На складских площадях медицинских организаций были значительные остатки, часто не отслеживался срок годности лекарственных препаратов. Сотрудникам аптечного склада медицинской организации приходилось обрабатывать большой объем требований отделений в бумажном виде. Попытки аптечных складов самостоятельно организовать работу по контролю за оборотом маркированных лекарственных препаратов привели к нарушению сроков при обработке документов в ФГИС МДЛП.
Отсутствовала оперативная отчетность об объемах лекарственных препаратов и медицинских изделий на остатках в структурных подразделениях медицинских организаций. Объективные данные по остаткам были только на дату проведения инвентаризации. Данные по объемам потребления лекарственных препаратов и медицинских изделий не отражали реальной передачи их пациентам и списанных объемов.
Одной из самых сложных задач при сопровождении проекта было добиться своевременной обработки документов прихода и вывода из оборота в информационной системе в режиме «реального времени». У ряда сотрудников медицинских организаций существовала устойчивая привычка заниматься документооборотом раз или два в месяц.
РИС «УЛО МО» реализована на базе решения «НОФ. Маркировка — Региональная система по работе с маркированными лекарственными препаратами в ЛПУ» на платформе «1С:Предприятие КОРП» с применением стандартных библиотек 1С. Продукт состоит из подсистем, которые позволяют автоматизировать следующие направления деятельности:
- Управление закупками: учет закупок в разрезе поставщиков и договоров с контрагентами, по каждой номенклатурной позиции в количественном и суммовом выражении.
- Управление запасами в аптеке: сплошной предметно-количественный учет движения номенклатуры аптечных товаров по сериям, срокам годности, документам партии (документам поступления в аптеку), учет движения аптечных товаров как в целом по складам, так и по местам хранения внутри склада.
- Учет по источникам финансирования: раздельный учет движения аптечных товаров по источникам финансирования их закупок.
- Управление изготовлением: учет изготовления лекарственных средств по лекарственным прописям в рецептурно-производственном отделе;
- Управление запасами в отделениях и кабинетах: учет расхода лекарственных средств и медицинских изделий при оказании медицинских услуг, автоматизации процессов согласования, утверждения и исполнения требований отделений.
- Обмен с ФГИС МДЛП: получение и отправка уведомлений согласно порядку действий участников при передаче сведений в информационный ресурс маркировки.
С данным продуктом работает 136 МО, 1160 пользователей.
Уникальность проекта состоит в возможности по «бесшовной» схеме осуществить связку документов складского учета и контура МДЛП в части приемки, движения, вывода из оборота маркированных лекарственных препаратов (ЛП), т.е у медицинской организации (МО) отсутствует необходимость при получении товара сканировать упаковки для передачи данных в МДЛП, так как в региональной системе содержатся данные о поставленных маркированных ЛП. Заказчик обеспечивает ввод необходимых для движения по контуру МДЛП данных при формировании отгрузки в лечебно-профилактическое учреждение (ЛПУ), что позволяет ЛПУ связать и обработать документы складского учета и контура МДЛП в информационной системе с минимальными временными затратами, в том числе отсутствует необходимость повторного ручного ввода позиций номенклатуры.
Единая система позволяет оперативно получать информацию о потребности в ЛП и МИ в МО, обеспечивать оперативно отгрузку ЛП и МИ, контролировать движение по контуру МДЛП и подсистеме товарного учета, оперативно отслеживать ситуацию по ЛП и МИ в МО региона.
Снизились издержки на содержание аптечных складов
Разработка и внедрение РИС «УЛО МО» в медицинских организациях Нижегородской области позволила в полном объеме добиться поставленных целей, а именно:
- 100% медицинских организаций, подведомственных Министерству здравоохранения Нижегородской области работают в единой региональной информационной системе «Управление лекарственным обеспечением медицинских организаций».
- Время обработки документов по приемке товаров на аптечные склады сократилось на 50% благодаря применению «бесшовной» схемы.
- Полностью исключен бумажный документооборот при перемещении медицинской продукции внутри медицинской организации.
- Время подготовки требований для получения медицинской продукции в подразделение сократилось на 30% путем внедрения функции «Автозаказа».
- Объемы списания лекарственных препаратов с истекшим сроком годности сократились в 7,9 раза (показатель «Объем списанных маркированных лекарственных препаратов в рублях, в месяц на 1 медицинскую организацию».
- Издержки на содержание медицинскими организациями аптечных складов снизились на 35%.
- Со стороны контролирующих органов к медицинским организациям региона в части оборота лекарственных препаратов за период реализации проекта не было предъявлено предписаний.
