В рамках проекта автоматизированы все производственные процессы нового направления деятельности в многофункциональном медицинском центре АО «Медицина» с помощью «1С:ERP Управление предприятием 2». За 3,5 месяца была выполнена интеграция с существующими системами учета, реализованы уникальные доработки для контроля качества, закупок и учета в разрезе источников финансирования, а также обеспечен переход с устаревшей системы учета материалов.
АО «Медицина» образовано в 1990 году, включает многопрофильный университетский центр «Медицина» (клиника академика Ройтберга) в г. Москва и «Институт Ядерной Медицины» в г. Химки. В ведущем медицинском центре работают 400 врачей по 67 врачебным специальностям.
Цели проекта:
- запустить новое направление деятельности АО «Медицина» — собственное производство радиофармпрепарата ФДГ — за 3,5 месяца, к моменту прибытия циклотрона и запуска производства;
- снизить зависимость от внешних поставок ФДГ и роста цен за счет организации собственного производства препарата;
- обеспечить управление производственными процессами с учетом высоких требований к качеству, радиоактивности и короткому сроку годности ФДГ.
Задачи проекта:
- организовать учет закупки, перемещения, списания, контроля качества ТМЦ и формирования производственной себестоимости в «1С:ERP Управление предприятием»;
- интегрировать процессы производства в существующую структуру компании до полноценного перехода на единую учетную систему.
Клиника академика Ройтберга предоставляет медицинские услуги уже более 30 лет с фокусом на внедрение передовых международных методов диагностики и лечения в российскую медицину для продления и улучшения жизни своих пациентов. Одним из лидирующих направлений в клинике является лечение больных с онкологическими заболеваниями.
Фтордезоксиглюкоза (ФДГ) — ключевой препарат для ПЭТ-диагностики, позволяющий выявлять онкологические заболевания на ранних стадиях, отслеживать метастазы, оценивать эффективность лечения и контролировать возможные рецидивы. В условиях зависимости от внешних поставок и роста цен АО «Медицина» организовало собственное производство ФДГ в Институте ядерной медицины (г. Химки).
Препарат выпускается на оборудовании, которое называется циклотрон и требует высочайших стандартов качества из-за радиоактивности и короткого срока годности — уже через несколько часов ФДГ теряет свои свойства. Производство строго регламентировано: проверке подлежат не только сырьё, но и все расходные материалы, вплоть до перчаток. Каждая партия доставляется в клинику рано утром и должна быть использована в течение дня. Заказы формируются заранее, с учётом количества пациентов и расписания приёма, поскольку хранение препарата невозможно.
В АО «Медицина» учет осуществлялся с использованием разных систем: закупку, перемещение, списание и прочий материальный учет осуществляли в устаревшей системе «1С:Управление торговлей», ред. 10 (1С:УТ), которая не соответствовала требованиям клиента. Финансовый и регламентированный учет велся в системе «1С:Управление холдингом» (1С:УХ).
Для эффективного управления производственными процессами требовалась система учета, которая в конечном итоге обеспечила бы высокое качество продукции и услуг, интегрируя процессы производства в существующую структуру компании. У заказчика как раз была приобретена, но не внедрена, конфигурация «1C:ERP Управление предприятием» (в 1С:ERP), которая и была выбрана в качестве целевой.
Основная сложность проекта заключалась в том, что требовалось автоматизировать производственные процессы всего за 3,5 месяца, чтобы успеть к моменту прибытия циклотрона и запуску производства.
В результате проведенного обследования стало понятно, что автоматизировать все целевые контуры учета в обозначенный срок невозможно. Поэтому бэклог был расприотезирован с акцентом на задачи, которые касаются управления качеством производства, обмена с регламентированным учетом и закупочной деятельностью в качестве основных, а для проекта использовался гибридный подход: этапы внедрения были выделены, как при каскаде, но шли внахлест.
Перед полным переводом производственных процессов в 1С:ERP было принято решение сначала перенести материальный учет из 1С:УТ в 1С:ERP, так как в «1С:ERP» уже присутствовал недостающий в 1С:УТ функционал для быстрого запуска производства. При этом у клиента было особое требование, что 1С:ERP должна быть синхронизирована с 1С:УХ (которая все еще оставалась рабочей в контуре заказчика до окончательного перехода на целевую 1C:ERP), чтобы избежать дублирования документов.
Архитектура решения построена на платформе «1С:Предприятие».
Целевая информационная система на базе «1С:ERP Управление предприятием» интегрирована в имеющийся ИТ-ландшафт АО «Медицина». В рамках проекта была разработана интеграция с системой ведения регламентированного учета на базе «1С:Управление холдингом» и тендерной площадкой заказчика на платформе Битрикс24.
Распределение функций между системами следующее:
- в 1С:ERP отражаются операции закупок, производства, складского хранения, перемещения, операции по внеоборотным активам в части операционного учета, рассчитывается себестоимость материалов и готовой продукции;
- в 1С:УХ из 1С:ERP передаются данные о готовой продукции (номенклатура, количество, себестоимость и т.д.), происходит трансляция данных в финансовый контур, осуществляется ведение регламентированного учета, формирование регламентированной и управленческой отчетности;
- из 1С:УХ в 1C:ERP передаются данные о новых контрагентах, договорах, внеоборотных активах;
- на тендерную площадку из 1С:ERP передаются лоты на закупку ТМЦ для производства.
Схема архитектуры
Масштаб проекта:
- автоматизировано 30 АРМ, 20 из которых были настроены для индивидуальных, различных должностей;
- реализовано более 350 функциональных технических требований.
Для медицинского центра АО «Медицина» был проведен ряд уникальных доработок «1C:ERP Управление предприятием».
Закупки ТМЦ
- В бизнес-процесс «Закупки» в 1С:ERP добавлены новые объекты (документы), которые используются для формирования потребности в закупке.
- Первый документ — «Заявка на закупку». В нем пользователь формирует первичную потребность в ТМЦ без указания конкретного поставщика, договора, производителя. Пользователи отслеживают исполнение заявок по реализованной статусной модели документа (разработано цветовое форматирование строк заявки, чтобы инициатору было удобнее отслеживать исполнение заявки) и могут вносить изменения в документ только до того момента, пока документ не получит статус «в работе» (принят на исполнение специалистами службы закупок). Также разработаны различные проверки при проведении документа по требованиям заказчика с целью избежания ошибок.
- Заявка на закупку также связана с подсистемой бюджетирования: в ней обязательно указывается период бюджетирования и статьи бюджетов, а суммы заявки проходят контроль по установленным лимитам бюджетов.
- Для документа «Заявка на закупку» реализован отдельный регистр накопления, который служит для контроля исполнение заявки (по этому регистру также делают движения документы «Заказ поставщику», «Приобретение товаров и услуг»).
- На основании заявки на закупку специалисты службы закупок могут сформировать следующий документ — «Лот». Лот служит для выгрузки на тендерную площадку АО «Медицина» (собственный продукт). Лот содержит информацию о номенклатуре, количестве, планируемом периоде поставки.
- В рамках проекта разработана интеграция между 1С:ERP и тендерной площадкой клиента для объекта «Лот». Доработан обработчик создания документа «Заказ поставщику» на основании заявки на закупку и лота.
- В табличной части товары заказа поставщику добавлены колонки: заявка на закупку, строка заявки на закупку. При создании заказа на основании заявки данные колонки заполняются автоматически (данные колонки служат для отслеживания исполнения заявки).
- Аналогичная доработка сделана в документе «Приобретение товаров и услуг». В табличной части присутствуют ссылки необходимые для отслеживания выполнения заявки на закупку.
Контроль качества ТМЦ
Все серийное сырье и расходные материалы, используемые в производстве лекарственных препаратов, подлежат контролю качества. Типовые механизмы работы с качеством в 1С:ERP не подошли под бизнес-процесс заказчика.
Для удовлетворения требований клиента были осуществлены следующие доработки:
- Добавлены статусы серий номенклатуры через работу, с которыми осуществляется работа с качеством ТМЦ.
- Для изменения статусов серий были созданы специализированные роли.
- Был создан отдельный регистр сведений для отслеживания истории изменения статусов серий номенклатуры (показывает кто и когда менял статус для серии).
- Был создан отдельный отчёт, для отслеживания истории статусов, в типовые отчёты по товародвижению добавлены колонки со статусом серии.
- Создан признак в карточке складов, показывающий, что на этом складе могут храниться ТМЦ, для которых еще не был осуществлен контроль качества.
- Доработаны проверки при проведении документов товародвижения (перемещение товаров, передача товаров в производство, этап производства) на перемещение, передачу в производство и выпуск из производства ТМЦ с «некондиционными» сериями.
- Для инициации процедуры контроля качества был создан новый документ «Заявка на контроль качества».
Производственные процессы в «1C:ERP»
Удалось реализовать схему производственного процесса клиента с помощью типовых настроек подсистемы 1C:ERP. Были созданы ресурсные спецификации, выстроено многоэтапное производство. В производственных документах также были установлены проверки на контроль качества серий ТМЦ, описанные выше.
Себестоимость
К особенностям учета АО «Медицина» относится ведение доходов и расходов компании в разрезе источников финансирования (территориальных фондов ОМС). В целях предоставления отчетности в рамках проекта также необходимо было сформировать производственную себестоимость в разрезе источников финансирования.
Для решения данной задачи был использован механизм учета по направлениям деятельности. Выпуск продукции отражается под конкретное направление деятельности. Прямые расходы списываются напрямую на данное направление деятельности, косвенные (общепроизводственные и общехозяйственные) распределяются по направлениям деятельности пропорционально стоимости выпущенной продукции.
Вся информация о себестоимости выпущенной продукции передается через интеграцию в систему ведения регламентированного учета (1С:УХ).
- Система на базе «1C:ERP Управление предприятием» была доработана и запущена в срок и с должным уровнем качества.
- Выполнена автоматизация следующих блоков оперативного, управленческого и материального учета:
- управление производством
- управление закупками
- складской учет
- учет затрат в разрезе источников финансирования
- управление качеством
- управление внеоборотными активами (ОС и НМА)
- Выполнена интеграция с существующей системой ведения регламентированного учета на базе «1С:Управление холдингом» в целях избежания двойного ввода документов и ошибок.
