Медицинский центр репродуктивной медицины «Малыш» внедрил автоматизированную систему для улучшения управления клиническими и административными процессами. В рамках проекта была интегрирована система, объединяющая все отделения клиники: от регистратуры до работы эмбриологической лаборатории и криохранилища. В результате проекта компания смогла снизить количество ручных операций, сократить временные затраты на выполнение рутинных задач, а также повысить эффективность рабочих процессов.
Медицинский центр «Малыш» — один из ведущих центров репродуктивного здоровья в Тюмени. На базе центра проводятся все виды программ вспомогательных репродуктивных технологий, включая программы донорства и суррогатного материнства.
Цель проекта — внедрить комплексную автоматизированную систему управления клиническими и административными процессами центра для повышения эффективности работы клиники.
Задачи проекта:
- Автоматизировать работу регистратуры.
- Внедрить систему электронных медицинских карт.
- Оптимизировать работу с медицинской документацией.
- Автоматизировать прием в дневном стационаре.
- Увеличить скорость оформления документации.
- Объединить работу всех отделений и сотрудников клиники в одной системе.
- Повысить эффективность взаимодействия отделов клиники.
- Увеличить эффективность планирования приемов и медицинских манипуляций.
- Создать автоматическое формирование медицинских и эмбриологических отчетов, помогающих отслеживать и улучшать эффективность программ лечения в клинике.
- Автоматизировать учет оплат находящегося на хранении в криохранилище биоматериала.
До начала проекта ведение всех процессов клиники осуществлялось в нескольких решениях, отсутствовала единая система управления. Медицинские карты пациентов заполнялись вручную или в документах Microsoft Word. Формирование отчетов также осуществлялось вручную, что приводило к значительным временным затратам.
Учет деятельности отделения эмбриологии велся на бумажных носителях и в таблицах Microsoft Excel, а договора заполнялись администраторами вручную. Это замедляло ключевые рабочие процессы.
Существовавшая система не отвечала потребностям клиники, так как не обеспечивала синхронизации данных из разных отделений и оперативного взаимодействия между ними, а также не позволяла оцифровать данные криохранилища биоматериалов.
Автоматизированная система управленческого и регламентированного учета построена на базе решений «1С:Медицина. Больница» и «1С:Бухгалтерия 8».
В рамках проекта были разработаны и реализованы следующие функциональные блоки.
Работа регистратуры:
- Регистрация электронной амбулаторной и стационарной карты пациента.
- Регистрация договоров с клиентами, включающая автоматическое формирование и заполнение данных пациента в договоре и в согласии на обработку персональных данных.
- Настроено автоматическое формирование заказов, а также планирование и управление предварительной записью.
- Реализован оперативный доступ ко всем необходимым данным пациента: оказанные услуги, история оплат, назначения и рекомендации.
Работа договорного отдела:
- Автоматизировано оформление документов для всех типов программ ВРТ.
- Автоматизировано оформление документов для выполнения генетических исследований в рамках программ ВРТ.
- Обеспечен оперативный доступ к информации о сроках оплаты и хранения биоматериала в криохранилище клиники.
Амбулаторные приемы:
- Разработаны и внедрены шаблоны медицинских документов для врачей разных специальностей.
- Внедрены электронные медицинские карты. Настроено их автоматическое заполнение из данных карточки пациента.
- Настроен механизм быстрого переноса данных между документами, в том числе информации из амбулаторных приемов в документы, связанные с программами ВРТ.
Процессы хранения, движения и криоконсервации биоматериалов пациентов:
- Создан криожурнал, отображающий актуальную информацию о хранящемся в клинике биоматериале.
- Настроено формирование отчета «История хранения биоматериала», с помощью которого можно отследить все действия, выполненные с материалом за все время его нахождения в клинике.
- Зарегистрированы документы «Криоконсервация», с указанием эмбриолога заморозки, метода заморозки, криопротектора, качества биоматериала, дьюара, стакана и соломины (включая цветовую гамму и номера соломины).
- Зарегистрированы документы «Разморозка криоконсервированных ооцитов и эмбрионов».
- Зарегистрированы документы «Передача ооцитов/эмбрионов клиники пациентке» для фиксирования передачи донорского материала из криобанка клиники пациентке для проведения программ ВРТ.
Документ «Криоконсервация»
Деятельность эмбриологической лаборатории:
- Интегрирована возможность проведения сложных эмбриологических протоколов, включающих в себя оплодотворение, собственных и донорских ооцитов и эмбрионов пациентки, в рамках одного протокола. Проведена регистрация следующих документов:
- «Спермограмма»;
- «Эмбриологический протокол»;
- «Перенос эмбрионов»;
- Связь спермограммы и программы ВРТ (ЭКО/ИКСИ);
- Связь спермограммы и программы инсеминации.
Эмбриологический протокол
Деятельность, связанная с репродукцией. Регистрация следующих документов:
- «Ввод в программу ВРТ (ЭКО/ИКСИ)»;
- «Осложнение или отмена ВРТ (ЭКО/ИКСИ)»;
- «Протокол стимуляции»;
- «УЗИ фолликулометрия»;
- «Пункция»;
- «Внутриматочная инсеминация»;
- Документы беременности;
- Документы родов.
Ввод в программу ВРТ (ЭКО+ДС)
Протокол стимуляции
Документ «Беременность»
Специальные отчеты. Регистрация журналов:
- Деятельность репродуктолога (стандартный и расширенный).
- Криопереносы.
- Пункции.
- Гистероскопия.
Особенность проекта заключается в формировании единого рабочего пространства для всех отделений клиники. Внедренная система позволяет создавать вводы ВРТ с различными комбинациями (с суррогатными мамами, с донорами спермы, донорами ооцитов, двойные протоколы с двумя пункциями в рамках одной программы), проводить сложные эмбиропротоколы и регистрировать в них полную информацию о клетках и эмбрионах, а также указывать диагноз PGT для каждого из них.
Система также упрощает ведение документации о пациентах. Благодаря интеграции электронных амбулаторных и стационарных карт пациента врачи могут легко получать всю необходимую информацию, а разработанные стандартизированные шаблоны медицинских документов упрощают заполнение документов и снижают временные затраты.
Снижение количества ошибок ручного ввода
Сокращение времени подготовки отчетности
В ходе реализации проекта была разработана и внедрена интегрированная цифровая платформа, объединяющая все этапы работы медицинского центра — от первичного приёма пациентов и ведения электронных медицинских карт до автоматизации сложных лабораторных процессов в эмбриологии и управления криобанком. Это позволило перевести большинство рутинных операций в автоматизированный режим и ускорить выполнение стандартизированных процедур.
По итогам проекта были автоматизированы следующие функции:
- Работа регистратуры.
- Деятельность договорного отдела.
- Контроль исполнения медицинских услуг.
- Работа эмбриологической лаборатории.
- Процессы передвижения и хранения биоматериала в криохранилище.
- Формирование отчетности.
- Снижение количества ошибок ручного ввода на 80%.
- Сокращение времени подготовки отчетности на 60%.
- Снижение трудозатрат на консолидацию данных на 70%.
- Сформирован единый источник данных для принятия управленческих решений.
- Исключен двойной ввод информации.
Новая система полностью соответствует стандартам деятельности клиники и учитывает всю сложность специфики вспомогательных репродуктивных технологий. Внедренное решение позволило не только решить существующие проблемы клиники, но и создать надежную платформу для ее дальнейшего развития.
