В ПАО «Автоматика» построили информационную систему на базе «1С:ERP Управление предприятием», чтобы автоматизировать ключевые бизнес-процессы, включая управление продажами, закупками, производством, регламентированный учет, расчет заработной платы. Это позволило сократить трудозатраты на 20%, ускорить обработку заявок на 20% и повысить прозрачность производственных процессов.
Публичное акционерное общество «Автоматика» уже более 65 лет работает в отрасли приборостроения и выпускает микропроцессорную технику, комплектующие антипомпажных клапанов для нефтегазовой промышленности, приборы для ракетно-космического комплекса и судостроения.
Цели проекта:
- Повысить прозрачность производственных процессов.
- Сократить простои оборудования, сроки производства, снизить трудозатраты на ведение учета.
- Сократить трудозатраты на составление отчетности.
- Оптимизировать работу склада на основании заказов.
- Снизить трудозатраты на планирование отгрузок, отслеживание взаиморасчетов и формирование отчетов по продажам.
- Сократить трудозатраты на процессы планирования.
Задачи проекта:
- Перейти на современную учетную систему, с поддержкой изменений законодательства и возможностью автоматизации бизнес-процессов.
- Исключить двойной ввод данных в нескольких программах.
- Автоматизировать производственные процессы, внедрить учет производства по заказам.
- Автоматизировать ведение регламентированного и налогового учетов.
- Внедрить раздельный учет по ГОЗ и затрат в производстве.
Основной учет в компании велся в системе на платформе «1С:Предприятие 7.7»: продажи, закупки, регламентированный учет, склад и производство с использованием дополнительных электронных таблиц и документов. При этом был модуль «1С:Зарплата и управление персоналом», но сам кадровый учет велся полностью на бумажных носителях. Электронная отчетность выгружалась в стороннюю систему. Множество хаотичных доработок за годы работы не позволяло вести в системе достоверный учет.
Программа для создания маршрутной документации производства была разработана самостоятельно силами предприятия и выходила за рамки системного учета. При этом работа других подразделений ПАО «Автоматика» осуществлялась в Microsoft Excel и Word, что не позволяло придерживаться единого системного подхода на всех уровнях.
В первую очередь было необходимо решить задачу производственного учета по гособоронзаказу (ГОЗ). Со стороны государства действуют требования к их оформлению, в том числе к ведению раздельного учета по контрактам. Для всех компаний, которые работают с ГОЗ необходимо предоставлять строгую отчетность и вести жестко регламентированный учет. Требовалось быстро настроить систему прозрачного учета и отчетности.
Кроме того, ПАО «Автоматика» нужно было перейти на такую систему учета, обновления которой поддерживают возможность быстрого реагирования на все изменения законодательства. Ранее предприятие подстраивалось под требования повестки и корректировало отчетность вручную. Это было крайне трудоемко и приводило к ошибкам в учете.
Еще до старта проекта в конце октября 2023 года руководство компании, понимая все риски, твердо поставило перед собой цель перейти на современную систему как можно быстрее. Заказчик подошел к переходу на новую систему учета максимально жестко: штат руководителей был обновлен с учетом нюансов работы в новой программе, а обозначенные сроки ее внедрения были сжаты до предела. К началу 2024 года учет уже должен был вестись в новой системе.
Работа с гособоронзаказами и сложными многоэтапными спецификациями четко указывала на то, что закрыть потребности компании сможет только флагманский продукт «1С:ERP Управление предприятием». Перед стартом проекта были собраны требования к учетной системе от каждого подразделения компании. Необходимо было разработать единую систему, в которой учет велся бы в местах возникновения финансово-хозяйственных операций.
Информационная система компании построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием». Автоматизированы следущие блоки:
- Управление продажами. Взаиморасчеты с клиентами, вся работа по заказам, реализациям и возвратам по ним теперь ведется в «1С:ERP Управление предприятием». До этого сотрудникам отдела продаж приходилось самим формировать отчеты/справки по продажам в Excel, вручную согласовывать заявки и вести учёт претензий. Также у компании появилась возможность работы по «давальческой схеме», когда сырье передается на обработку другой организации по договору подряда. Удалось на 20% ускорить обработку заявок, благодаря снижению трудозатрат на планирование и сбор информации.
- Управление закупками. Учет заказов поставщикам, поступления ТМЦ и входной контроль, взаиморасчеты с поставщиками ведутся в «1С:ERP Управление предприятием». Ранее отдел закупок вручную определял наличие складских запасов, вел учет сроков годности ТМЦ и анализ цен поставщиков, пересчитывал единицы хранения номенклатуры и отслеживал единицы учёта в лимитных картах и маршрутных паспортах. Это снизило операционную нагрузку на сотрудников отдела и увеличило скорость работы с заказами.
- Производственный учет. Теперь в единой системе можно: оперативно управлять очередью на производство, вести учет аналогов материалов для производства, возвратных отходов и брака, формировать в системе сменные задания и функционал для выпуска продукции, структуру изделия, маршрутные паспорта, график производства, а также учитывать выработку сотрудников. До внедрения нового функционала учет полуфабрикатов и оперативный производственный учет выполнения операций не велись в принципе, а учет оснастки и инструментов велся вручную. Кроме того, срок производства определялся исходя из фонда времени и экспертных оценок. Из «1С:ERP Управление предприятием» компания получает информацию о производственных процессах, необходимую для планирования и анализа себестоимости.
- Регламентированный учет. Бухгалтерия теперь отражает расходы на оплату труда, распределяет затраты по ГОЗ, производственные, постатейные затраты и расходы будущих периодов. Реализован функционал закрытия месяца и расчета себестоимости, учета ТМЦ в эксплуатации, основных средств, НДС и налога на прибыль. Добавлена возможность формирования регламентированной, статистической отчетности, а также отчетности по ГОЗ. Ранее учет по гособоронзаказам велся на забалансовых счетах, а расчет прибыли и учет незавершенного производства велся вручную. Отчетность по налогам заполнялась в сервисе для сдачи электронной отчетности, не велся учет полуфабрикатов, не формировались резервы по сомнительным долгам и отпускам, а операции по налогам приходилось отражать вручную на 91 счете. Переход на «1С:ERP Управление предприятием» позволил сотрудникам бухгалтерии сократить время на составление и сдачу отчетности, благодаря инструментам и формам соответствующих актуальному законодательству. Подразделение полностью ушло от двойного ввода.
- Расчет заработной платы. Ведется полноценный учет отпусков, больничных, командировок, неявок. В программе можно автоматически начислять аванс, заработную плату, вести резерв на оплату отпусков, дополнительные начисления и удержания, формировать исполнительные листы и корректирующие документы прошлых периодов.
Схема архитектуры
ПАО «Автоматика» внедрило «1С:ERP Управление предприятием», чтобы автоматизировать все ключевые бизнес-процессы, включая управление продажами, закупками, производством, регламентированный учет, расчет заработной платы. В сжатые сроки, меньше чем 2,5 месяца, специалисты «1С:Первого Бита» интегрировали типовой функционал «1С:ERP Управление предприятием» для большинства подразделений предприятия и внедрили сложные доработки для позаказного производства, работающего с гособоронзаказами. Реализовать это позволила модифицированная проектная технология, при которой моделирование, проектирование и разработка велись параллельно.
Также для нужд производства в системе создан аналог документа «Маршрутный паспорт», который формировался ранее с помощью самописной программы. Этот документ подготавливает диспетчер, затем передает кладовщику для выдачи металла и далее деталь движется вместе с «Маршрутным паспортом». Мастер первого подразделения по порядку в документе получает деталь, техническую документацию, а также инструменты и оснастку в инструментальной кладовой. После чего приступает к изготовлению детали. Приоритет по очереди изготовления деталей определяют на ежедневных планерках.
Увеличение прибыли
Снижение себестоимости
Сокращение дебиторской задолженности
- Все изменения законодательства и форм поддерживаются в программе.
- Внедрен раздельный учет по ГОЗ и затрат в производстве, а также автоматизированный налоговый учет с отражением ОНО и ОНА. На 20% сокращены затраты на составление отчетности.
- Исключен двойной ввод данных в нескольких программах и автоматизировано ведение регламентированного и налогового учета.
- Налажен учет всех производственных процессов и повышена их прозрачность.
- Сокращены трудозатраты на составление отчетности, оптимизировано планирование работы склада.
- Сокращены сроки обработки заявок в отделе продаж.
- Упрощены и автоматизированы управленческая отчётность, анализ план-факта и финансового результата.
- Автоматизировано объмно-календарное планирование и сокращены трудозатраты на него.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 10%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 30%;
- ускорение получения регламентированной отчетности: 20%;
- ускорение обработки заказов: 20%;
- снижение объемов материальных запасов: 5%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы: 5%;
- сокращение производственных издержек: 10%;
- сокращение операционных и административных расходов: 15%;
- рост оборачиваемости складских запасов: 10%;
- рост производительности труда в производстве: 5%;
- сокращение длительности простоев оборудования: 10%;
- снижение производственного брака: 3%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 20%;
- снижение себестоимости продукции / услуг: 5%;
- сокращение дебиторской задолженности: 3%;
- увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг: 5%;
- рост прибыли: 5%.
