В компании «Ярус» оптимизировали обработку первичной документации и ускорили бизнес-процессы. С помощью доработки информационной системы на базе «1С:ERP Управление предприятием» внедрены подсистемы планирования продаж, закупок, управления денежными средствами и договорами. Особенность проекта — масштабность и сложность процессов, включая уникальные требования крупных заказчиков, такие как автоматизация заполнения реквизитов и контроль оплаты кредиторской задолженности. В результате время обработки документов сократилось на 30%.
ООО «ЯРУС» основанно в 2009 году, специализируется на автоматизации сложных бизнес-процессов, защите информации и поддержке ИТ-систем любого уровня сложности. Входит в число лидеров в области обработки фискальных данных, включена в реестр ФНС. Работает с крупными объемами данных, обеспечивая высокую надежность и эффективность решений.
Цели проекта:
- Оптимизировать процессы обработки первичной документации: сократить время на обработку первичных документов, включая поступление услуг и прочих активов, введение их в систему, создание заявок на оплату, контроль оплат и задолженности.
- Повысить скорость выполнения операций: увеличить скорость создания ключевых документов, таких как:
- заказ клиента,
- реализация товаров и услуг,
- поступление услуг и прочих активов,
- заявка на расходование денежных средств.
- Автоматизизировать бизнес-процессы: устранить ручные операции, такие как ручное проставление реквизитов в документах, ручное создание заявок на оплату и обработка банковских выписок.
- Обеспечить безопасность и надежность бизнеса.
Задачи проекта:
- Автоматизировать следущие процессы:
- ввод данных в документы «Поступление услуг и прочих активов».
- создание заявок на оплату на основании документов поступления.
- контроль оплат и задолженности.
- обработка банковских выписок и документов списания с расчетного счета.
- Интегрировать и оптимизировать информационную систему:
- автоматизировать ранее неавтоматизированные процессы.
- устранить необходимость ручного ввода данных и ручной обработки документов.
- Соблюдать законодательные требования.
- Повысить эффективности бизнес-процессов.
До начала проекта в информационной системе «Ярус» были автоматизированы не все процессы, что создавало значительные трудности в ежедневной работе. Основные проблемы:
- Ручное проставление реквизитов в документах. Пользователям приходилось вручную проставлять реквизиты в документах «Поступления» услуг и прочих активов», что увеличивало время обработки документов и повышало вероятность ошибок.
- Ручное введение заявок на оплату. На основании каждого документа «Поступления услуг и прочих активов» необходимо было вручную вводить заявки на оплату. Это требовало дополнительных временных затрат и усилий со стороны сотрудников.
- Контроль оплаты по каждому акту. После введения заявок на оплату, необходимо было вручную контролировать оплату по каждому акту, что усложняло процесс учета и увеличивало риск пропущенных или ошибочных платежей.
- Ручная обработка банковских выписок. При загрузке банковской выписки, сотрудникам приходилось вручную обрабатывать документы списания с расчетного счета, что также увеличивало время обработки и вероятность ошибок.
В рамках проекта в компании «Ярус» на базе «1С:ERP Управление предприятием» автоматизированы управление закупками, продажами, финансами и электронный документооборот.
Ключевые внедренные решения:
- Автоматизация работы с банковскими документами: Реализована загрузка и обработка банковских выписок с автоматической подстановкой аналитик, что значительно ускорило процесс оплат и минимизировало ошибки.
- Управление закупками: Внедрена система автоматического создания заявок на оплату на основе данных о поступлении услуг и активов, что позволило оптимизировать процесс закупок и сократить время на согласование.
- Управление продажами: Улучшены процессы взаимодействия с клиентами, включая автоматизацию формирования коммерческих предложений и контроль исполнения обязательств.
- Электронный документооборот: Внедрена система, которая обеспечила прозрачность и скорость обработки документов, а также контроль их жизненного цикла.
Создана единая информационная база, объединяющая данные из всех модулей, что обеспечило согласованность и оперативность обработки информации. Все внедренные системы интегрированы в единую информационную среду, что обеспечивает беспрепятственное взаимодействие между различными отделами. Например, данные из модуля «Управление закупками» автоматически передаются в модуль финансов для формирования заявок на оплату, а затем в модуль электронного документооборота для контроля и архивирования. Такая интеграция минимизирует ручные операции, снижает вероятность ошибок и повышает скорость обработки данных.
Схема архитектуры системы
Проект представляет собой комплексное решение для автоматизации бизнес-процессов в компании, отличающееся уникальными особенностями и инновационными подходами. Основной акцент был сделан на оптимизацию работы с первичной документацией, интеграцию различных систем и создание единой платформы для управления ключевыми процессами.
Уникальные стороны проекта:
- Масштаб и распределенность компании. Проект был реализован в компании с большим объемом операций и распределенной структурой, что потребовало учета специфики работы различных подразделений и филиалов. Это включало настройку системы для работы с большим количеством пользователей и данных, а также обеспечение синхронизации между удаленными точками.
- Уникальность решенной задачи. Одной из ключевых задач проекта было сокращение времени обработки первичных документов, что было достигнуто за счет автоматизации процессов. Например, была реализована возможность группового создания заявок на оплату на основании поступлений услуг и прочих активов, что значительно ускорило процесс обработки данных.
- Интеграция с другими системами: Проект включал интеграцию с системой «1С:Зарплата и управление персоналом», что позволило объединить данные по учету персонала и финансовым операциям в единой системе. Это обеспечило более эффективное управление ресурсами компании и сократило время на согласование данных между отделами.
- Контроль исполнения обязательств. Была реализована функция контроля исполнения обязательств в одном окне по всем периодам и расчетам с поставщиками. Это позволило повысить прозрачность финансовых операций и снизить риски, связанные с неисполнением обязательств.
- Автоматизация аналитики. При загрузке банковской выписки автоматически подставляются требуемые аналитики при оплате от клиента, что упрощает процесс учета и снижает вероятность ошибок.
- Создание единого рабочего места. В рамках проекта было создано единое рабочее место для рассылки печатных форм отчета огента по ЭДО или электронной почте, что упростило процесс документооборота и повысило его эффективность.
Инновационность проекта:
Проект отличается высокой степенью автоматизации и интеграции, что позволяет компании эффективно управлять своими ресурсами и процессами. Внедрение подсистем планирования продаж и закупок, управления денежными средствами и договорами, а также интеграция с системой «1С:Зарплата и управление персоналом» обеспечили компании конкурентное преимущество за счет повышения операционной эффективности и снижения издержек.
Ускорилось формирование управленческой отчетности
Сократились трудозатраты на выполнение рутинных операций
В результате реализации проекта были достигнуты значительные улучшения в работе компании, что позволило решить ключевые проблемы заказчика и повысить эффективность бизнес-процессов. Основные результаты и эффекты проекта можно разделить на несколько направлений:
Оптимизация обработки документов
- Сокращение времени обработки документов: внедрение автоматизированных процессов позволило существенно сократить время обработки таких документов, как «Поступление услуг и прочих активов» и «Заявки на расходование денежных средств». Время обработки документов сократилось на 30%, что значительно ускорило выполнение операций.
- Групповое создание заявок на оплату: была реализована возможность группового создания заявок на оплату на основании документа «Поступление услуг и прочих активов». Это упростило процесс формирования платежей и снизило трудозатраты на 50%.
Контроль исполнения обязательств
- Контроль кредиторской задолженности: внедрен механизм контроля оплаты кредиторской задолженности по взаиморасчетам с платежными агентами. Это обеспечило прозрачность финансовых операций и снизило риски, связанные с неисполнением обязательств.
- Единое рабочее место для рассылки документов: создано единое рабочее место для рассылки печатных форм «Отчета Агента» по ЭДО или электронной почте. Это упростило документооборот и сократило время на согласование и отправку документов.
Адаптация под требования крупных заказчиков
- Доработка форм под крупных заказчиков: Были доработаны формы документов с учетом требований крупных заказчиков, включая:
- отображение в наименовании товара РНМ;
- заполнение специальных дополнительных полей для крупных заказчиков;
- заполнение реквизитов доверенности в формате XML.
Эти изменения позволили компании соответствовать требованиям ключевых клиентов и повысить уровень сервиса.
Интеграция и автоматизация
- Интеграция с другими системами: проект включал интеграцию с системой «1С:Зарплата и управление персоналом», что позволило объединить данные по учету персонала и финансовым операциям. Это повысило эффективность управления ресурсами компании.
- Автоматизация аналитики: рри загрузке банковской выписки автоматически подставляются требуемые аналитики, что упростило процесс учета и снизило вероятность ошибок.
Эффективность и выгоды для компании
- Снижение трудозатрат: за счет автоматизации процессов и оптимизации документооборота трудозатраты на выполнение рутинных операций сократились на 50%.
- Ускорение управленческой отчетности: время формирования и получения управленческой отчетности сократилось на 10%, что позволило руководству компании оперативно принимать решения на основе актуальных данных.
- Повышение прозрачности и контроля: внедрение механизмов контроля исполнения обязательств и интеграция систем повысили прозрачность финансовых операций и улучшили управление ресурсами компании.
Сопровождение и поддержка
Консультирование и техническая поддержка: после завершения проекта осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами «1С», что обеспечивает стабильную и бесперебойную работу системы.
Итоговый эффект
Проект позволил компании существенно повысить эффективность бизнес-процессов, сократить издержки и улучшить качество обслуживания клиентов. Автоматизация и интеграция систем обеспечили прозрачность и контроль над ключевыми процессами, что способствует дальнейшему развитию и масштабированию бизнеса. Компания получила инструменты для более гибкого и оперативного управления ресурсами, что в долгосрочной перспективе приведет к увеличению прибыли и укреплению конкурентных позиций на рынке.
