В компании «РОТЕК КМ» автоматизированы HR-процессы, а так же реализованы система управления персоналом и расчета заработной платы на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ». Внедрение позволило организовать кадровый и бухгалтерский процессы, опираясь на законодательные нормы и внутренние регламенты компании. В значительной мере уменьшилось число ручных операций при внесении первичной информации для расчета зарплаты и изменении шаблонов документов в соответствии с требованиями предприятия.
Компания «РОТЕК КМ» занимается производством двигателей и турбин (кроме авиационных, автомобильных и мотоциклетных двигателей). Выполняет работы по модернизации действующего оборудования предприятий мировых и российских производителей с целью увеличения энергетической и экологической эффективности, а также оптимизации производственных затрат.
Основные цели проекта:
- Автоматизация ключевых этапов управления персоналом.
- Оптимизация затрат на персонал.
- Ведение кадрового учета в соответствии с нормативно-правовым требованиям.
Задачи проекта: создать единую систему кадрового учета и расчета заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ» и настроить в ней следующие опции:
- автоматический расчет заработной платы, а так же иные денежные расчеты с персоналом;
- автоматическое исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
- отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
- учет кадров в системе и анализ кадрового состава;
- автоматизация кадрового делопроизводства.
До начала проекта в организации отсутствовало программное обеспечение для кадрового делопроизводства, расчета зарплаты и отчислений, подготовки зарплатной отчетности. Все данные по учету велись в MS Word и Excel, что снижало производительность кадрового делопроизводства и увеличивало количество трудозатрат.
Возникали трудности с контролем фонда оплаты труда и учетом использования рабочего времени, а отсутствие единого информационного пространства затрудняло расчеты отчислений и процесс подготовки зарплатной отчетности.
Руководство компании приняло решение в короткие сроки уйти от ручных процессов и реализовать администрирование HR-процессов в единой системе.
Система управления персоналом и расчета заработной платы построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ».
- Общие компоненты системы:
- пользовательский интерфейс: Веб-приложение для взаимодействия с пользователями (HR-менеджеры, бухгалтеры, руководители);
- сервер приложений: Обработка бизнес-логики и взаимодействие с базой данных;
- база данных: Хранение информации о работниках, зарплатах, налогах и отчетах;
- интеграционные модули: Для обмена данными с внешними системами (налоговые органы, социальные фонды и Росстат).
- Модули системы:
- модуль расчета зарплаты: функции для вычисления зарплаты с учетом материального стимулирования, налогов и взносов;
- модуль налогообложения: начисление налогов на доходы физических лиц и отчислений с фонда оплаты труда;
- модуль отчетности:
- формирование отчетов для налоговых органов и социальных фондов;
- автоматическая отправка отчетности;
- модуль учета затрат: отображение зарплатных начислений и налоговых выплат в издержках организации;
- модуль штатного расписания: формирование, ведение и редактирование штатного расписания;
- модуль мониторинга фонда оплаты труда: анализ и мониторинг фонда оплаты труда;
- модуль учета рабочего времени. регистрация использования рабочего времени сотрудников;
- модуль управления трудовыми взаимоотношениями: ведение кадровой документации и управление трудовыми отношениями;
- модуль учета персонала: ведение учета персонала и анализ структуры кадров.
- Процесс реализации решения:
- анализ требований: сбор и уточнение требований от заинтересованных сторон;
- проектирование архитектуры:создание архитектурной схемы и выбор технологий;
- разработка: реализация модулей и интеграция их между собой;
- тестирование: проведение функционального и интеграционного тестирования;
- внедрение: развертывание системы и обучение пользователей;
- поддержка и обновление: обеспечение технической поддержки и регулярные обновления системы.
По итогу работ общее число автоматизированных рабочих мест составило 60 единиц, cреднее число подключений к базе — 50..webp)
Схема архитектуры
Посредством внедрения «1С:Зарплата и управление персоналом 8» были реализованы следующие опции для ведения кадрового учета:
- Электронная коммуникация с работниками и предоставление им отчета по стандартизированной форме СТД.
- Взаимодействие с Пенсионным фондом России и отправка отчетов по форме СЗВ-ТД.
- Оформление стандартных печатных документов: создание трудовых соглашений, оформление приема на работу (бланки Т-1 и Т-1а), перевод сотрудников (бланки Т-5 и Т-5а), увольнение из компании (бланки Т-8 и Т-8а), составление гражданско-правовых договоров, таких как договоры подряда, оказания услуг и авторские заказы. Предусмотрена возможность редактирования шаблонов для создания собственных документов.
- На основе учетных данных теперь доступны: актуальные списки сотрудников с возможностью выбора необходимых реквизитов, информация о перемещениях сотрудников за определенный период, статистические данные о численности различных категорий работников, а также расчет средней и среднесписочной численности. Эти данные позволяют руководству анализировать динамику персонала в компании и отдельных подразделениях, отслеживать изменения в штатном составе и оперативно выявлять проблемы в управлении кадрами.
Автоматизация ключевых этапов управления персоналом
- Сокращение времени на обработку данных: автоматизация расчетов заработной платы, налогов и взносов позволила сократить время, затрачиваемое на ручные расчеты и обработку информации на 70%.
- Упрощение процессов: внедрение системы управления персоналом упростило процессы начисления зарплаты, формирования отчетности и ведения кадровой документации.
- Улучшение качества данных: автоматизация уменьшила количество ошибок, связанных с ручным вводом данных, что повысило точность и надежность информации о сотрудниках и их заработной плате.
- Мгновенный доступ к информации: все данные о персонале и расчетах будут доступны в режиме реального времени.
Оптимизация затрат на персонал
- Снижение затрат на трудозатраты: автоматизация процессов позволила сократить количество часов, затрачиваемых на бухгалтерские и HR-операции на 60%.
- Оптимизация фонда оплаты труда: аистема позволяет в два раза эффективнее управлять фондами оплаты труда, анализируя данные о затратах и выявляя возможности для экономии.
- Повышение прозрачности затрат: улучшенная отчетность и аналитика помогают эффективно планировать бюджет и принимать обоснованные решения.
Ведение кадрового учета в соответствии с нормативно-правовыми требованиями
- Соответствие законодательству:система будет автоматически обновляться в соответствии с изменениями в законодательстве, что обеспечит соблюдение всех нормативных требований.
- Упрощение аудита и отчетности: автоматизация формирования отчетов для налоговых органов и социальных фондов упростила процессы аудита и отчетности, что снизит риски штрафов и санкций.
- Повышение уровня защиты данных:внедрение современных средств защиты информации обеспечивает безопасность данных сотрудников и соответствие требованиям законодательства по защите персональных данных.
Заключение
Результаты проекта способствовали созданию эффективной и прозрачной системы управления персоналом, что в свою очередь повысило общую продуктивность организации и позволило более эффективно использовать ресурсы. Автоматизация, оптимизация и соблюдение нормативных требований создали прочную основу для дальнейшего развития и роста компании.
