Крупнейший производитель чая и кофе «Май-Брендс» модернизировал систему управления персоналом, перейдя с версии «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 2.5» на современную «1С:ЗУП КОРП 3.1». Новый контур автоматизировал расчет сложной системы мотивации, кадровое и финансовое планирование, учет ДМС, транспорта и мобильной связи. Интеграция с восемью внешними системами (включая производственные и обучающие платформы) обеспечила единую цифровую среду. Внедрение позволило снизить трудозатраты, повысить точность расчетов на 71% и ускорить формирование отчетности. Проект показал, как масштабная и сложная инфраструктура может быть переведена на новую платформу без потери управляемости и точности данных.
Компания «Май-Брендс» — один из крупнейших и наиболее значимых игроков на российском рынке чая и кофе. Занимая 20% доли рынка в категории «чай», компания входит в топ лидеров отрасли и производит свыше 300 наименований. Продукция «Май-Брендс» представлена не только на российском рынке, но и доставляется в десятки стран мира, с акцентом на Ближнее зарубежье, Ближний Восток и этнические рынки.
Цель проекта: обеспечить стабильную работу отдела кадров и расчета заработной платы, с учетом всех методологических особенностей, присущих компании.
Задачи проекта:
- Автоматизировать интеграцию новой базы данных с ключевыми внешними системами, такими как «БИТ Финанс», «Битрикс 24», «Dax», «Академия МАЙ», «IDM», «Май Assistant» и системой управления производственными процессами.
- Получать корректную отчетность для государственных органов.
- Настроить систему кадрового планирования и финансового учета, в целях оперативного формирования и анализа информации о фактических и планируемых затратах на персонал.
- Автоматизировать учет корпоративной мобильной связи и транспорта, что позволило бы обеспечить корректное распределение данных затрат в бухгалтерской системе.
- Автоматизировать процессы обучения сотрудников и их интеграция с информационной системой «Академия МАЙ» для повышения прозрачности и эффективности управления развитием персонала.
До начала проекта по автоматизации компания «Май-Брендс» использовала систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП ред. 2.5» для решения своих задач в области управления персоналом и расчета заработной платы. Однако со временем существующая система перестала соответствовать растущим требованиям бизнеса. Увеличение масштабов компании, расширение географии поставок и усложнение внутренних процессов привели к необходимости автоматизации ключевых блоков — управления персоналом, расчета заработной платы и учета кадров. Все это повлияло на решение руководства «Май-Брендс» перейти на новое многофункциональное программное обеспечение.
В качестве внедрения было предложено оптимальное решение — переход с версии «1С: ЗУП КОРП 2.5» на более современную версию «1С:ЗУП КОРП 3.1». Это решение было выбрано, так как оно лучше всего соответствовало функциональным требованиям и специфике деятельности заказчика. Новая версия программы предоставляла значительно расширенный функционал, включая блоки для управления ключевыми процессами: KPI, кадровое планирование, финансовый учет, медосмотры, ДМС и охрану труда.
Система управления персоналом построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1».
Проект состоял из нескольких ключевых этапов, каждый из которых был направлен на достижение конкретных результатов и улучшение работы всех подразделений компании.
- Этап 0. «Предпроектное обследование» (февраль 2023 — апрель 2023). На данном этапе команда проекта детально изучала существующие бизнес-процессы компании, проводила интервью с ключевыми сотрудниками, анализировала используемые внешние отчеты, доработки и интеграции. Важной частью работ стала тестовая миграция данных и моделирование текущих процессов в новой системе. Были проведены демонстрации новых возможностей и согласованы методики работы в новой системе.
- Этап 1. «Разработка, настройка» (май 2023 — декабрь 2023). Основные работы по разработке включали параллельные доработки функционала, создание интеграций с внешними системами (в общей сложности 8 интеграций), а также доработку правил миграции данных. Произведена настройка прав доступа и ролей пользователей в системе. Важной частью этапа стало обновление конфигурации до последнего релиза для обеспечения соответствия современным требованиям.
- Этап 2. «Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации» (ноябрь 2023 — декабрь 2023). На данном этапе проводилось полное тестирование новой системы, внесение доработок по замечаниям пользователей и подготовка базы данных к эксплуатации. В новой программе были настроены обмены и интеграции с внешними системами. А для сотрудников компании проведено обучение с последующей аттестацией, чтобы обеспечить уверенную работу в новой системе.
- Этап 3. Опытно-промышленная эксплуатация и отладка блока финансового учета (январь 2024 — август 2024). На данном этапе система была запущена в реальной эксплуатации, обеспечивалась своевременная поддержка пользователей, оперативно устранялись замечания и выполнялись критичные доработки, выявленные в процессе работы пользователей с новой системой. Были проведены глобальные доработки по финансовому учету для получения оперативных данных по затратам на персонал в аналитических разрезах, необходимых компании. По завершении всех тестов и обновлений система была передана в эксплуатацию, полностью обеспечив автоматизацию ключевых процессов и интеграцию с другими информационными системами.
Схема интеграции
В ходе выполнения проекта специалисты столкнулись с рядом особенностей:
- Интеграция сложной системы расчета мотиваций, которая была реализована в старой системе. Чтобы наложить эту систему на новые механизмы учета, потребовалось гораздо больше корректировок, чем обычно, чтобы обеспечить правильный расчет мотиваций.
- Отсутствие опыта работы в 1С у части подразделений. Некоторые отделы не использовали 1С ранее и не могли четко сформулировать требования к будущей системе. Вместо этого предоставлялись разрозненные Excel и Word документы, затрудняющие корректное моделирование процессов в типовой конфигурации.
- Скрытая сложность бизнес процессов. На этапе предпроектного обследования некоторые процессы казались стандартными и оценивались как незначительные доработки. Однако в ходе моделирования выяснилось, что за ними стоит целая подсистема, требующая глубокого анализа и проработки.
- Ежедневные «DAILY» встречи. Глубокая вовлеченность заказчика в каждый процесс автоматизации выражалась в необходимости проведения ежедневных коротких совещаний в целях оперативной помощи в задачах, где происходят застои или возникают трудности с коммуникациями.
После завершения проекта компания «Май-Брендс» получила значительно расширенные возможности за счет перехода с версии ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1.
- Обеспечена стабильная работа кадрового учета и расчет заработной платы, с учетом особенностей, присущих организации/
- Настроена интеграция с ключевыми внешними системами («БИТ Финанс», «Битрикс24», «Академия MAY», «MAY Assistant», IDM, Dax, «1С:Производство»), что сократило время обработки и консолидации данных на 68%.
- Внедрена система кадрового и финансового планирования, обеспечившая 71% точности расчетов по затратам на персонал: теперь организация получает точную информацию о фактических и планируемых затратах на персонал.
- Автоматизирован учет корпоративной связи и транспорта с корректным распределением затрат по подразделениям.
- Настроено корректное формирование отчетности для контролирующих органов.
- Проработана методика расчета KPI в системе в соответствии с исторической системой.
- Полностью автоматизирован учет ДМС в новой системе.
