Компания «Зерновой экспорт» построила информационную систему на базе «1С:ERP Управление холдингом». Создана единая корпоративная среда для оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета. Особенностью проекта стали сжатые сроки внедрения, высокая сложность деятельности и необходимость точного отражения затрат и расчета прибыли по экспортным операциям. Автоматизированы ключевые бизнес-процессы, повысилась точность учета и исключено дублирование данных, особенно в части расчета заработной платы и кадрового учета. Проект обеспечил прозрачность операций и надежную основу для управленческих решений.
ООО «Зерновой экспорт» занимается поставками зерновых и масличных культур на зарубежные рынки. Основные направления экспорта — Саудовская Аравия, Турция, Судан, Нигерия, Египет, Южная Корея, Йемен, Марокко и ЮАР. Ключевая экспортная позиция — пшеница. Также компания поставляет ячмень, кукурузу, зернобобовые, масличные культуры и подсолнечное масло.
Цель проекта — построить информационную систему на базе «1С:ERP. Управление холдингом», чтобы:
- обеспечить полноту и достоверность данных о хозяйственной деятельности компании, что необходимо для принятия обоснованных и своевременных управленческих решений;
- интегрировать все ключевые бизнес-процессы компании, включая оперативный, управленческий, бухгалтерский и налоговый учет, в единую информационную среду.
Стратегические цели проекта:
- Создать эффективную и высокоскоростную корпоративную учетную систему, обеспечивающую бесперебойную регистрацию хозяйственных операций и автоматизацию калькуляции, планового расчета и прогнозирования валовой прибыли.
- Прелоставлять оперативную информацию о материальных затратах, себестоимости продукции и услуг с необходимой детализацией, а также финансовых результатах по всем подразделениям.
- Улучшить процесс принятия управленческих решений на всех уровнях компании.
Краткосрочной целью проекта было обеспечение автоматизации всех процессов учета в рамках «1С:ERP. Управление холдингом» базово, по образу и подобию учета в исторической системе, а также оптимизация и повышение точности бухгалтерского, налогового и оперативного учета.
Задачи проекта:
- Обеспечить своевременную регистрацию данных для бухгалтерской, налоговой и оперативной отчетности.
- Автоматизировать ключевые бизнес-процессы:
- управление нормативно-справочной информацией,
- планирование и бюджетирование,
- закупки и продажи,
- транспортная и складская логистика,
- казначейство,
- подготовка управленческой и регламентированной отчетности.
До начала проекта компания использовала зарубежную систему IDEAS, которая была настроена и дорабатывалась в течение 10–15 лет. Система не обновлялась в последние годы, что создавало проблемы с производительностью и актуальностью данных. Внедрение новых решений было ограничено, и система уже не могла эффективно поддерживать растущие потребности компании.
У компании была достаточно сложная архитектура, включая доработанные блоки 1С, такие как контрольно-качественный учет и ТОИР (технологии обслуживания и ремонта), которые оставались за пределами проекта, так как не были включены в первую очередь. Все эти системы работали в интеграции с основной системой учета, что также создавало дополнительные сложности при переходе на новую платформу.
Основная задача на старте проекта заключалась в том, чтобы перевести все учетное и оперативное взаимодействие в систему «1С:ERP. Управление холдингом». Это требовало переноса данных и процессов, которые были настроены по-своему в исторической системе, в новую систему, не прибегая к сложным доработкам.
С момента начала внедрения основной фокус был направлен на настройку регламентированного учета и операционного контура, что позволило эффективно начать работу в «1С:ERP. Управление холдингом». Практически все настройки и процессы оставались прежними, за исключением создания внешнего отчета для проверки данных по НДС и декларации, который продолжает развиваться в процессе работы. На этом этапе изменений было минимально, и основной упор был сделан на адаптацию существующих решений к новым условиям.
Единая корпоративая среда компании построена на базе «1С:ERP. Управление холдингом», что стало необходимым шагом для охвата всех ключевых бизнес-процессов компании, включая закупки, продажи, логистику, бюджетирование, казначейство, а также подготовку регламентированной и управленческой отчётности.
Архитектура решения на первом этапе оказалась достаточно простой и не требовала сложных распределенных схем или масштабной интеграции с внешними системами. В целях дополнительной автоматизации ручного отражения данных по учету заработной платы в «1С:ERP. Управление холдингом» было принято решение о настройке типовой интеграции с базой «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Также был реализован обмен данными через электронную почту для согласования заявок на расходование денежных средств, что позволило обеспечить необходимую степень взаимодействия.
Система была внедрена в рамках единого информационного контура, что обеспечивало централизованный учет и эффективную работу с данными. На старте проекта количество рабочих мест было ограничено: основными пользователями стали сотрудники бухгалтерии и операционного офиса. Остальные подразделения, такие как логистика, продажи и закупки, не участвовали в постоянной работе с системой в начале и подключались лишь для согласования отдельных процессов. Число пользователей, работающих одновременно в системе, оставалось небольшим, поскольку подключение подразделений происходило поэтапно.
С начала проекта в компании произошло сокращение числа сотрудников, но работы по автоматизации продолжаются с перспективой масштабирования. Сейчас система поддерживает централизованный учет и автоматизацию критичных бизнес-процессов в единой базе, с возможностью расширения охвата на другие подразделения в будущем.
С точки зрения изменений в архитектуре системы, дополнений было немного. Основным новшеством стало добавление двух новых бизнес-подразделений, для которых были настроены соответствующие рабочие места и процессы. В остальном система осталась достаточно простой, без необходимости в сложных интеграциях или масштабных доработках.
Схема архитектуры
Уникальность проекта заключается в том, что в течение всего лишь четырех месяцев была успешно выполнена миграция данных и процессов с исторической системы на «1С:ERP. Управление холдингом». Это было значимым достижением, поскольку переход на новую платформу потребовал не только настройки учета, но и адаптации бизнес-процессов под новые условия. Несмотря на то, что тестирование началось только в феврале, в проекте был зафиксирован старт с января, что позволяет говорить о том, что проект был завершен за шесть месяцев, что, на наш взгляд, является вполне реальным сроком для такого рода изменений.
Особенность этого проекта заключалась в том, что для специфики работы компании не требовалось внедрение сложных кастомизаций. Например, хотя в компании не было стандартного производства, были реализованы механизмы для учета производственных затрат на выполняемые работы, которые фактически являются услугами, продаваемыми клиентам. Это требовало настройки процесса фиксации затрат на выполнение этих работ и последующего распределения затрат по соответствующим услугам. Уникальность заключалась в том, что такие затраты пришлось грамотно интегрировать в систему, учитывая специфику предоставляемых услуг.
С точки зрения бизнеса в проекте также был учтен опыт работы с зерновым сегментом, где принципы учета остались аналогичными, что позволило сохранить универсальность решения и эффективно внедрить его во все процессы компании.
Выросла прибыль компании
Сократились трудозатраты
Проект обеспечил успешный переход на «1С:ERP. Управление холдингом», что привело к значительному улучшению автоматизации процессов. Внедрение системы позволило централизовать учет всех критичных бизнес-процессов. Особенно заметным достижением стала интеграция учета зарплаты и кадров. Ранее расчеты в истрической системе выгружались в «1С:Зарплата и управление персоналом» вручную, что часто приводило к ошибкам. С интеграцией в «1С:ERP. Управление холдингом» все данные обрабатываются в одном информационном контуре, что исключило дублирование и повысило точность расчетов.
Система позволила централизованно управлять учетом и процессами в разных подразделениях, сделав работу более прозрачной и организованной. Это дало быстрый и удобный доступ к данным, а также ускорило обработку финансовых и операционных процессов.
Интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом» позволила упростить расчет заработной платы и улучшить контроль за данными, исключив возможные ошибки.
Проект обеспечил модернизацию процессов, улучшил управление данными и оптимизировал ключевые операции компании.
Экономический эффект от внедрения:
- рост прибыли 3%;
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях 30%;
- ускорение получения управленческой отчетности 30%;
- ускорение получения регламентированной отчётности 30%;
- ускорение обработки заказов 20%;
- снижение зависимости от зарубежного ПО 20.
