В рамках проведения реформы электронной подписи Федеральным законом № 476-ФЗ1 было введено понятие «машиночитаемая доверенность». С 1 сентября 2024 года для подписания электронных документов сотрудникам организаций необходимо применять квалифицированную электроную подпись с обязательным представлением (приложением) МЧД. В связи с нововведениями в законодательстве РФ в компании Hoff был инициирован проект по разработке нового функционала на базе «1С:Документооборот» и его интеграции с блокчейн-платформой ФНС России и КЦР оператора ЭДО. Функционал писался с нуля с минимальным предоставленным функционалом системы.
Hoff — российская сеть по продаже мебели и товаров для дома, а также маркетплейс для поставщиков мебельных товаров. Сеть гипермаркетов мебели и товаров для дома насчитывает 61 магазин по России. В компании работают порядка 7500 сотрудников, гипермаркеты Hoff ежегодно посещают более 16 млн человек.
Цели проекта:
- Обеспечить полное соответствие компании новым нормативным актам, вступающим в силу с 1 сентября 2024 года, связанным с внедрением машиночитаемых доверенностей.
- Сократить ручной труд при создании и управлении доверенностями за счет внедрения электронных форматов и автоматизированных систем генерации документов.
- Обеспечить защиту информации для предотвращения несанкционированного доступа и подделки документов.
- Ускорить процессы создания, передачи и проверки доверенностей, минимизируя временные затраты на административные операции.
- Исключить человеческий фактор при оформлении доверенностей, снизить вероятность ошибок в процессе ведения документооборота.
Задачи проекта:
- Автоматизировать процесс выпуска и перевыпуска доверенностей для сотрудников в «1С:Документооборот».
- Создать единый реестр электронных доверенностей для удобного поиска, контроля сроков действия и отслеживания статуса каждого документа.
- Интегрировать блок документооборота с провайдером ЭДО для отслеживания актуальности ЭЦП.
В рамках проведения реформы электронной подписи Федеральным законом № 476-ФЗ1 было введено понятие «машиночитаемая доверенность». С 1 сентября 2024 года для подписания электронных документов сотрудникам организаций будет применяться квалифицированная электронная подпись с обязательным представлением (приложением) МЧД.
В связи с нововведениями в законодательстве РФ был инициирован проект по разработке нового функционала на базе «1С:Документооборот» и его интеграции с блокчейн-платформой ФНС России и оператора ЭДО КЦР.
Функционал писался с нуля с минимальным предоставленным функционалом системы.
Еще одной причиной для старта проекта являлась большая численность сотрудников компании. Так как в компании работает более 7000 сотрудников, было затруднительно регулярно выдавать доверенности такому большому количеству людей. Существовали риски ошибок и неточностей в связи с человеческим фактором, а также просрочки в связи с необходимостью подписания каждой доверенности перед выдачей сотруднику.
Таким образом, компании заказчика необходима была автоматизация выпуска или перевыпуска доверенностей в соответствии с определенными «триггерами».
Автоматизация машиночитаемых доверенностей реализована на базе «1С:Документооборот КОРП» (1С:ДО).
- Настроена интеграция 1С:ДО и «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП).
- Настроена интеграция 1С:ДО с оператором КЦР.
- Настроена интеграция 1С:ДО с блокчейн-платформой ФНС России.
В рамках проекта был автоматизирован процесс выпуска и перевыпуска доверенностей для сотрудников в соответствии с «триггерами». Весь процесс осуществляется через обмен данными 1С:ДО — 1С:ЗУП.
Что служит «триггерами» для выпуска доверенностей:
- прием сотрудника на должность, для которой есть согласованный перечень полномочий;
- перевод сотрудника на должность, для которой есть согласованный перечень полномочий.
Что служит «триггерами» для перевыпуска доверенностей:
- изменение состава полномочий в матрице полномочий;
- изменение полномочий;
- изменение личных данных сотрудника, таких как фамилия, имя и отчество, паспортных данных, а также регистрации по месту жительства.
В рамках доработок выполнены следующие работы:
- Создан новый справочник — «Справочник полномочий», который позволяет отслеживать виды полномочий, их срок действия, а также информировать пользователей системы о приближении окончания периода действия полномочия. Новое полномочие создается в справочнике полномочий либо из карточки доверенности, либо добавляется из Классификатора полномочий.
- Создана «Матрица полномочий». представляет из себя таблицу с данными и запись элемента матрицы.
Реквизитный состав матрицы (иерархический список слева):
- 1 уровень — организация;
- 2 уровень — тип бизнес-юнита;
- 3 уровень — бизнес-юнит;
- 4 уровень -n подразделения в зависимости от вложенности подразделений;
- уровень n+1 — должности в разрезе подразделения (последний элемент иерархии).
При фильтрации по реквизитному составу слева динамически подтягиваются полномочия по матрице. Например, в случае, если в реквизитном составе слева выбран Тип БЮ (бизнес-юнит), то в матрице полномочий подтягиваются все записи, соответствующие выбранному типу БЮ, а также всем БЮ соответствующего типа плюс записи по должностям, которые по штатному расписанию соответствуют выбранному типу БЮ.
Реквизитный состав матрицы (динамический список справа):
- тип бизнес-юнита,
- бизнес-юнит,
- подразделение,
- должность,
- формат доверенности,
- тиражируемость,
- срок действия,
- внешняя система,
- образец подписи поверенного,
- передача оригинала,
- нотариальная,
- судебная,
- право передоверия (проставляется автоматически, если хотя бы одно полномочие в наборе с правом передоверия),
- место хранения оригинала,
- доп инфо.
- Создан справочник «Согласующие по тематикам». В случае, если в 1С:ЗУП происходит событие увольнения сотрудника, ответственного по какой-либо тематике, то администратору доверенностей приходит соответствующее уведомление.
- Создан справочник «Тематика полномочий».
- Создан справочник «Система/сервис».
- Создан новый вид документа «Доверенность».
- Настроена интеграция 1С:ДО с сервисом создания и выдачи ЭЦП. Так, в 1С:ДО появляется статус о выпуске ЭЦП для сотрудника и ему необходимо записать появившуюся подпись на токен.
Схема архитектуры
Основной уникальной особенностью проекта является факт, что данный функционал используется только компанией Hoff. До старта проекта в компании использовался исключительно ручной труд. В рамках проекта данный функционал был реализован «с нуля».
Кроме того, ФЗ № 476-ФЗ1 вступил в силу с 1 сентября 2024 года. Функционал в компании был реализован в начале 2024 года, поэтому у компании было время на тщательное обучение ответственных сотрудников и на развитие данного функционала.
- Сокращение времени и человеческих ресурсов на работу с МЧД.
- Устранение человеческого фактора в работе с МЧД и, следовательно, минимизирован риск ошибок при оформлении доверенностей.
- Все доверенности всегда находятся в актуальном состоянии, а информация по любой необходимой доверенности может быть найдена менее чем за пару кликов.
- Согласованные и подписанные данные по сотруднику, на которого оформляется машиночитаемая доверенность и по его полномочиям, автоматически отправляются в ФНС.
- Сокращение сроков согласования и подписания доверенностей, что дает возможность оперативнее заключать сделки.
- С юридической точки зрения компания всегда защищена и имеет всю необходимую информацию.
