Компания «Мореодор» внедрила систему кадрового электронного документооборота на базе «1С:Кабинет сотрудника», что привело к сокращению времени на оформление документов и получение справок сотрудниками. Теперь не нужно посещать отдел кадров, писать заявления на бумажном носителе, что особенно актуально при удаленной работе, либо при работе «в полях», на маршруте, в другом регионе — все можно сделать онлайн из личного кабинета и даже с помощью смартфорна. Документы хранятся в одном месте и доступны в любое время. Сократились издержки на приобретение бумаги, чернил для принтера, пересылку документов почтой или курьерской службой, а также больше не требуется места для хранения документов на бумаге.
Компания «Мореодор» занимается импортом и торговлей замороженной рыбой и морепродуктами. Помимо головного офиса в Москве открыты филиалы на Дальнем Востоке и в Санкт-Петербурге. Компания сотрудничает более чем со 100 иностранными партнерами из 20 стран и поставляет на российский рынок свыше 400 уникальных товарных позиций.
Цели проекта:
- Обеспечить контроль над документами.
- Снизить рутинные задачи.
- Повысить качество и скорость обработки документов.
Задачи проекта:
- Организовать доступ к личным кабинетам сотрудников
- Обеспечить возможность оперативного контроля исполнения поручений.
- Организовать электронное хранение.
Ранее согласование заявлений велось с использованием электронной почты и иных средств, что существенно затрудняло контроль исполнения и усиливало влияние человеческого фактора. Сотрудники могли подавать несвоевременно заявления. Бумажные экземпляры могли потеряться.
«1С:Кабинет сотрудника» работает в связке с основной кадровой системой «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Получает данные о сотрудниках и документах.
Основные процессы, доработанные в рамках проекта:
- Отпуск.
- Прием на работу.
- Кадровый перевод.
- Увольнение.
- Изменение персональных данных.
- Расчетный лист.
- Произвольные документы.
Сотрудники имеют доступ к сервису из любой точки мира, где есть интернет. Взаимодействие происходит с помощью электронных подписей.
Сервис оформлен на 200 кабинетов, на данный момент из них подключено более 160. Проект запускался в две волны: изначально использовали тестовый период, далее приобрели платное подключение на 150 кабинетов и начинали с расчетных листков, через 12 мес. оформили расширение до 200 кабинетов перешли на полноценное использование с применением ЭЦП.
Экономический эффект от внедрения на 14% сократились операционные и административные расходы. Кадровики находятся в Москве, поэтому внедрение «1С:Кабинет сотрудника» было очень актуально.
Схема архитектуры
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» работает с кадровой системой на базе «1С:Зарплата и управление персоналом», версия проф. Можно работать в веб-версии или мобильном приложении с операционными системами Android и IOS.
Доступ к персональным данным предоставляется через создание личного кабинета сотрудника, с использованием пароля и логина, что исключает утечку персональных данных. Упрощает работу с сотрудниками, которые работают «на удаленке», либо имеют «разъездной» характер работы (к примеру, много командировок), а также сотрудниками из офисов других регионов, так как кадровая служба компании находится только в Москве. Ускоряет процесс согласования заявлений, упрощает взаимодействия с разными подразделениями компании.
В процессе внедрения сервиса «1С:Кабинет сотрудника» были выполнены консультации и демонстрация о возможностях сервиса, а также составлен план-график поэтапного перехода в данный сервис. В результате обследования был составлен перечень и шаблоны документов компании, разработаны произвольные документы кадрового ЭДО, которые направляются сотрудникам в формате pdf. Заказчику были предоставлены образцы приказов и другие нормативные документы, которые необходимо принять для перехода на КЭДО.
- Перечень электронных документов:
- Заявление на отпуск.
- Прием на работу.
- Кадровый перевод.
- Увольнение.
- Изменение персональных данных.
- Расчетный лист.
Сократились операционные и административные расходы
По завершении тестового периода руководство компании приняло решение об эксплуатации сервиса на постоянной основе. Окончательное внедрение сервиса производили с помощью партнера 1С компании Infosuite.
На данный момент времени в сервисе «1С:Кабинет сотрудника» зарегистрированы более 160 кабинета. Пользователи имеют возможность формировать и передавать для рассмотрения кадровой и бухгалтерской службы документы. Кадровая служба имеет возможность передачи в кабинеты сотрудников практически любые печатные формы для ознакомления и подписи.
Сервис оказался очень удобным и в каких-то ситуациях незаменимым для сотрудников, работающих в удаленных точках.
Экономический эффект от внедрения — на 14% сократились операционные и административные расходы.
У сотрудников имеется эффективный способ взаимодействия с отделом кадров и бухгалтерией. Сократилось время обработки заявлений и предоставления информации. Появился простой и удобный способ отслеживания документов, а также возможность подписания документов в электронном виде. Документы не теряются.
