Компания «Купишуз» автоматизировала процесс непрямых закупок (товары и услуги для офиса, маркетинг и т.д.). На базе «1С:Управление холдингом 8» реализован сквозной процесс: от подачи заявки сотрудником до оплаты поставщику. Это позволило создать единую информационную базу тендерных процедур, исключить неконтролируемые закупки, повысить степень планирования и контроля расходов, связанных с непрямыми закупками.
Lamoda (OOO «Купишуз») — это крупнейшая в России и СНГ онлайн-платформа по продаже fashion & lifestyle товаров. В каталоге интернет-магазина Lamoda.ru более 1000 брендов мужской, женской и детской обуви и одежды разных ценовых категорий, всего более 2 000 000 товаров.
Цели проекта
- Установить единые стандартизированные требования к процессу выбора поставщиков.
- Минимизировать риски мошенничества и выбора недобросовестных поставщиков.
- Обеспечить компанию товарами, работами и услугами на наиболее выгодных условиях.
- Обеспечить надлежащее исполнение тендерных процедур.
Задача проекта: автоматизировать процесс непрямых закупок с учетом уже реализованных процессов финансового контура в системе «1С:Управление холдингом».
До старта проекта основные этапы закупочной процедуры проходили через электронную почту сотрудников тендерного отдела. В системе «1С:Управление холдингом» регистрировались только закрывающие документы от поставщиков уже по факту оказания услуг или поступления товаров, что существенно ограничивало возможности планирования и контроля расходов.
Целью проекта было перенести этапы процесса из электронной почты в систему «1С:Управление холдингом».
В рамках адаптации типового решения были выполнены следующие работы:
- Доработаны роли для создания профилей доступа с учетом стандартов разработки компании.
- Доработан механизмы оценки предложений поставщиков.
- Доработан документ «Протокол выбора победителей».
- Реализована возможность автоматического создания цепочки тендерных документов для определенных типов закупок.
- Реализована взаимосвязь заказов поставщику с закрывающими с учетом бизнес-процессов заказчика.
- Реализован контроль фактически принятого количества при проведении закрывающих документов.
В ходе проекта была выполнена интеграция системы «1С:Управление холдингом» с рядом ключевых внешних систем:·
- С системой регистрации объектов аренды для дальнейшего согласования тендера (Jira).
- С системой согласования договоров и аккредитаций («1С:Документооборот»).
- С системой операционного учета и товародвижения (Microsoft Dynamics 365).
Схема архитектуры
Особенность проекта заключалась в том, что процессы непрямых закупок необходимо было органично встроить в текущие процессы финансового контура и обеспечить дополнительные контроли.
Особенности проекта, основанные на требованиях заказчика:
- В рамках проекта потребовалось доработать нетиповое регламентное задание по назначение групп доступа с применением нетипового объекта «Матрица доступа». Это обеспечило интеграцию ролевой модели проекта в существующий процесс управления доступом.
- В рамках проекта необходимо было не только автоматизировать закупочную процедуру, но и реализовать контроли при отражении закрывающих документов:
- контроль фактического количества принятого на складе;
- контроль не превышения суммы в закрывающем документе относительно суммы утвержденной в заказе поставщику.
Для решения этих задач потребовалась существенная доработка нетипового документа «Документ для согласования», что позволило интегрировать документы непрямых закупок в ранее реализованные процессы финансового контура.
Данный проект является ярким примером развития системы в условиях, когда бизнес-процессы не укладываются в типовую конфигурацию. Успех таких проектов зависит от глубокого анализа существующих процессов, грамотного проектирования интеграций и квалифицированной технической реализации, позволяющей гибко сочетать типовой и уникальный функционал.
Решение, реализованное командой ООО «Джи-Эм-Си-Эс Верекс» позволило автоматизировать важные для бизнеса задачи:
- Регистрация потребностей от подразделений.
- Проведение процедуры аккредитации поставщиков.
- Регистрация результатов тендерных процедур для непрямых закупок.
- Упрощенное создание тендерных процедур для закупок в пределах установленных сумм (малая закупка).
- Формирование заказов поставщику с контролем благонадежности поставщика и суммы аккредитации (контроль комплаенс).
- Взаимосвязь заказов поставщику и отражение первичных документов для последующего начисления Accruals для целей управленческого и бухгалтерского учета.
- Обмен данными с другими корпоративными системами:
- Jira,
- 1С:ДО,
- D365 (Microsoft Dynamics 365).
Показатели экономической эффективности:
- Повышение прозрачности всех этапов закупки до 90%;
- Повышение скорости доступа к документам закупочной процедуры и выполнения бизнес-процессов на 70%;
- Полностью исключены неконтролируемые закупки.
