В компании «РПМ» автоматизировали документооборот на базе «1С:Документооборот» — для стандартизации процессов, снижения затрат, контроля документов и ускорения их обработки. Настроена работа со входящими, исходящими, организационно-распорядительными и договорными документами. Реализована синхронизация информации в части структуры предприятия, кадрового состава, договорных документов с 18 информационными системами. Регламентированы и реализованы маршруты согласований документов с множественными условиями маршрутизации (более 200), параллельными этапами согласования.
АО «РПМ» («Ремпутьмаш») является машиностроительной группой предприятий по производству железнодорожной специальной техники и сервисному обслуживанию. Компания включает шесть заводов и шесть филиалов, расположенных в разных городах России, а также девять ремонтно-сервисных центров.
Цель проекта: обеспечить оперативную обработку информации, контроль за исполнительской дисциплиной и своевременное принятие управленческих решений.
Задачи проекта:
- Сформировать общую систему документооборота по единой стандартизированной методике.
- Минимизировать затраты на обслуживание системы.
- Установить контроль за ключевыми параметрами документов.
- Оптимизировать длительность обработки документов.
До начала проекта документооборот в АО «РПМ» осуществлялся преимущественно в бумажном виде и с использованием офисных приложений. Передача документов между подразделениями занимала значительное время, отсутствовала централизованная система хранения и поиска файлов. Контроль сроков исполнения поручений и договоров велся вручную, что приводило к задержкам и потерям данных.
В условиях роста объема корреспонденции и взаимодействия с внешними организациями (в том числе через Почту России и электронный документооборот) компания столкнулась с необходимостью систематизировать процессы, обеспечить прозрачность движения документов и снизить операционные затраты.
Кроме того, компания имела распределенную структуру с удалёнными подразделениями, что усложняло согласование и подписание документов. В этих условиях руководство приняло решение о внедрении корпоративной системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 2.1 КОРП», обеспечивающей как внутренний, так и внешний обмен документами в цифровом формате.
Корпоративная система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот».
Проект имел многоэтапную структуру: первые этапы реализованы в 2021 году, а в 2024 году — возобновление работ.
Первоначально были реализованы этапы по методической и технологической части.
По методической части:
- Проведен анализ регламентов по работе с документами, действующих информационных систем и офисного оборудования.
- Описаны фактические процессы управления документацией и выработано единое видение системы с точки зрения оперативного управления и стратегии развития.
- Разработана проектная документация, определены принципы маршрутизации и хранения документов.
- Построена ролевая модель пользователей и модель разграничения доступа.
- Разработаны виды и шаблоны документов, формы отчетности и пользовательские интерфейсы.
- Выполнена миграция и нормализация данных НСИ из существующих систем.
- Подготовлены инструкции и видеоруководства, проведено дистанционное обучение сотрудников.
По технологической части:
- Разработаны маршруты обработки входящих, исходящих и внутренних документов (договорных, организационно-распорядительных, сервисных).
- Реализован модуль корпоративного одобрения сделок.
- Настроена интеграция с существующими системами компании — «Элюдия» и «1С:Зарплата и управление персоналом».
- Разработан модуль потокового сканирования для обработки бумажных документов, включая оборудование с низким качеством изображения.
- Создан модуль управления контрагентами и сервисы для повышения удобства работы с системой (резервирование регистрационных номеров, автоматическое склонение терминов и др.).
- Настроен и адаптирован стандартный функционал «1С:Документооборот» под бизнес-процессы заказчика.
С 01.01.2024 проект был возобновлен и дополнен новыми модулями:
- Интеграция с личным кабинетом Почты России — автоматизация отправки и отслеживания почтовых отправлений.
- Настройка и внедрение цифровых подписей (ЭП) для юридически значимого обмена документами.
- Двусторонняя интеграция с Контур.Диадок — обеспечение электронного обмена с внешними контрагентами.
- Расширение функций маршрутизации и контроля исполнения поручений.
Архитектура решения
Система развернута в централизованной архитектуре:
- единая информационная база 1С:Документооборот, размещенная на сервере предприятия;
- клиентские рабочие места подключаются через локальную сеть и защищенные VPN-каналы;
- интеграция с 1С:ЗУП, системой «Элюдия», а также внешними сервисами — Контур.Диадок и личным кабинетом Почты России;
- используется инфраструктура электронной подписи для внутренних и внешних документов;
- реализованы механизмы резервного копирования и разграничения доступа на уровне ролей и подразделений.
Схема архитектуры
Уникальность проекта заключается в комплексной автоматизации документооборота для территориально распределенной структуры с большим количеством пользователей и интеграцией в существующую ИТ-инфраструктуру.
- Проект имел многоэтапную структуру, обусловленную особенностями финансирования: первые этапы реализованы в 2021 году, а в 2024 году — возобновление работ без перезапуска проекта и без заключения нового договора.
- Внедрение проходило при непрерывности методологического и проектного подхода, что позволило сохранить единый стандарт и базу накопленных данных.
- Реализована глубокая интеграция с внешними электронными сервисами (Почта России, Контур.Диадок), что редкость для государственных и промышленных предприятий.
- Проект сопровождался подробной проектной документацией, актами, статус-отчетами, подтверждающими управляемость и преемственность этапов.
- Дополнительно выполнены настройки по организации внутреннего документооборота с ЭП, что позволило отказаться от бумажных копий и ускорить юридически значимые процедуры.
Сократилось время обработки и согласования документов
Основные результаты:
- Внедрен в имеющиеся бизнес-процессы организации «1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1».
- Автоматизированы рабочие места (1500 пользователей) для ускорения обработки документов.
- Автоматизирован обмен с имеющимися смежными системами.
- Настроено управление электронными и бумажными документами по входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительными и договорными документами.
- Реализована сложная процедура корпоративного одобрения договорных документов по заданным параметрам.
После внедрения системы были достигнуты следующие результаты:
- сократилось время обработки и согласования документов на 45–50%;
- уменьшилось количество бумажных копий и связанных затрат на печать и архивное хранение — на 35%;
- повысилась прозрачность документооборота: все документы находятся под контролем, обеспечен аудит действий пользователей;
- сократилось время подготовки отчётности по документообороту с нескольких дней до нескольких часов;
- повысилась исполнительская дисциплина — доля документов, обработанных в срок, выросла с 72% до 96%.
- создана централизованная система для сотрудников РПМ.
