||
Краткое описание
Компания «Тихие крылья» построила систему комплексной автоматизации на базе «1С:ERP Управление предприятием». Автоматизированы ключевые участки, такие как продажи, закупки, производство, казначейство, складской учет. Ускорилась обработка документов, расширилась аналитика предоставления отчетов, автоматизировались многие процессы, которые ранее велись в Ms Excel или на бумаге. Заложена основа для масштабирования: появился «цифровой скелет» бизнеса. Снизились операционные риски: система минимизирует «человеческий фактор» и риски, связанные с уходом ключевых сотрудников.
ООО «Группа компаний «Тихие Крылья» — инжиниринговый центр беспилотных авиационных систем, ориентированный на разработку ПО, производство и применение БВС. Специализируется на разработке, производстве, эксплуатации и сервисной поддержке беспилотных авиационных систем.
1
Цели и задачи
Цели проекта:
- Автоматизировать основные процессы в компании — продажи, закупки, производство, складской учет, казначейство и т.д.
- Уйти от ручного учета.
- Навести порядок и обозначить последовательность процессов.
- Нормализовать НСИ.
- Внедрить систему, которая сможет обслуживать увеличивающиеся объемы производства, номенклатуры, количество складов и контрагентов без потери производительности и управляемости
Задачи проекта:
- Реализовать проект на основе «1С:ERP Управление предприятием» для комплексной автоматизации процессов.
- Создать единый комплекс для управления всеми процессами, исключить другие программы учета и ручной учет.
- Нормализовать справочники НСИ.
- Обучить сотрудников для работы с современной системой 1С:ERP.
- Интегрировать регламентированный и налоговый учет.
2
Ситуация до старта проекта
Предпосылками проекта являются:
- Разрозненность данных и отсутствие единого информационного пространства. Это главная предпосылка. Учет велся в двух несвязанных системах: «1С:Бухгалтерия» (в основном, финальные проводки) и Ms Excel (оперативные, производственные и складские данные). Это приводило к тому, что данные в одной системе не соответствовали данным в другой, и для составления отчетности требовалось долгое и ручное сопоставление.
- Хаос в master-данных: задвоение и несогласованность справочников. Справочники номенклатуры, контрагентов, складов были неуправляемыми. Одна и та же деталь или материал могли называться по-разному в 1С и в Excel-таблице разными менеджерами. Это делало невозможным получение достоверных данных о запасах, себестоимости и остатках, а также автоматизацию закупок и планирования.
- Неконтролируемая складская логистика и искажение запасов. Большое количество складов в учете без четкой логистической схемы и автоматического учета перемещений между ними приводило к постоянным инвентаризационным расхождениям. Было непонятно, где какой товар на самом деле находится, что вызывало проблемы с отгрузками для клиентов и комплектацией для производства.
- Отсутствие формализованного и управляемого производственного цикла. В Ms Excel невозможно было выстроить сквозной учет от заявки на производство до выпуска готовой продукции. Не было механизмов для планирования потребности в материалах (MRP), учета незавершенного производства, расчета реальной себестоимости по статьям затрат и центрам финансовой ответственности.
- Низкая скорость принятия управленческих решений и высокая трудоемкость учета. Из-за необходимости консолидировать данные из разных источников вручную, подготовка даже простых отчетов (например, о прибыльности продукта или оборачиваемости запасов) занимала дни. Руководство принимало решения на основе устаревшей или неполной информации, что вело к финансовым потерям.
- Ручной труд и человеческий фактор как источник ошибок. Практически все ключевые операции — расчет потребности в сырье, формирование заказов поставщикам, расчет заработной платы производственного персонала — выполнялись вручную, в таблицах. Это не только отнимало много времени специалистов, но и являлось постоянным источником ошибок, которые было сложно выявить и исправить.
3
Архитектура решения и масштаб проекта
Система комплексной автоматизации построена на базе «1С:ERP Управление предприятием».
Архитектура решения построена на режиме работы: клиент-серверный (трехзвенная архитектура):
- Клиент: легкое приложение (тонкий клиент или веб-браузер), отвечающее только за отображение данных и действия пользователя.
- Сервер приложений 1С: специальное ПО, которое выполняет основную бизнес-логику (проведение документов, расчеты, формирование отчетов).
- Сервер СУБД: ввыделенный сервер с промышленной системой управления базами данных, который отвечает только за хранение данных и выполнение запросов к ним.
Функциональный масштаб
Проект не ограничился одним-двумя отделами. Он затронул все ключевые подразделения:
- Отдел продаж: перешел с Ms Excel на полноценный цикл в CRM-части ERP.
- Производство: от планирования «на коленке» к формализованным процессам сдачи сменных заданий и актов выпуска.
- Отдел снабжения и склады: от ручных заказов и учета в Excel к автоматическим заявкам и строгому складскому учету.
- Бухгалтерия и финансы: от ведения только регламентированного учета к комплексному управленческому учету с глубокой аналитикой.
- Руководство: получило единый источник правды для принятия решений.
Автоматизируемые процессы (глубокая детализация)
- Производство и МСП: спецификации: были оцифрованы составы продуктов. В 1С:ERP создана иерархия: Готовая продукция → Полуфабрикаты → Сырье и материалы. Это позволило системе «понимать», из чего что состоит.
- Планирование потребностей в материалах:
- в систему вводится «План продаж» (что и в каком количестве нужно продать).
- система автоматически рассчитывает «График производства» (что и когда нужно произвести).
- на основе графика производства и спецификаций система рассчитывает «План закупок» (какие материалы, в каком количестве и к какому сроку нужно закупить). Это полностью заменило ручной расчет в Excel, который был медленным и неточным.
- Управление НЗП: в цехах стали оформлять документы «Отчет производства за смену» и «Требование-накладная (М-11)». Это позволило видеть, какие материалы находятся в каком цехе, на каком этапе обработки, и точно списывать их на себестоимость.
- Расчет себестоимости: стал включать не только прямые затраты (материалы из спецификации), но и косвенные.
- Общепроизводственные и общехозяйственные расходы (электричество, аренда, зарплата АУП), которые распределяются по методике, заданной в системе.
- Складской учет: внедрен учет по партиям (позволяет отслеживать партию поставки и применять ФИФО/ЛИФО) и серийным номерам (для сложного оборудования). Учет ведется в разных единицах измерения (шт, кг, м).
- Процесс закупок: стал формальным потоком: Заявка от отдела → Согласование → Формирование заказа поставщику → Поступление товара → Приемка на склад → Контроль оплаты. Каждый этап фиксируется в системе, что обеспечивает полную прослеживаемость.
- Нормирование запасов: для позиций номенклатуры задаются минимальный и максимальный уровни запаса. Система автоматически предупреждает менеджера о необходимости заказа или о наличии излишков.
- Финансы и управление:
- управленческий учет: внедрена методология учета по ЦФО (центрам финансовой ответственности). Это позволяет видеть, какое подразделение (например, «Цех № 1», «Отдел продаж») какие доходы генерирует и какие расходы несет;
- бюджетирование: процесс стал цикличным: планирование доходов/расходов по ЦФО → Фактическое исполнение → План-фактный анализ отклонений → Корректировка планов;
- интеграция учетов: любая операция (например, отгрузка товара) одним документом формирует проводки:
- в управленческом учете: списание со склада, признание выручки и себестоимости.
- в бухгалтерском учете: те же самые операции, но по правилам РСБУ. Это исключило двойной ввод и необходимость сверок.
Схема архитектуры
4
Особенности и уникальность проекта
Переход от «учетного» к «управленческому» решению
Что было в компании: «1С:Бухгалтерия» — это в первую очередь инструмент для бухгалтера. Она фиксирует свершившиеся факты (проводки, отчеты). Управление производством строится на отдельных, часто не связанных между собой, Excel-файлах и личном опыте мастеров. Ms Excel — разрозненный учет, потеря данных и так далее.
Что стало в компании: 1С:ERP — это система для планирования и управления всеми процессами в реальном времени. Ее используют директор, начальник производства, снабженец, менеджер по продажам. Акцент смещается с «что произошло?» на «что нужно сделать, чтобы было так, как мы запланировали?».
Фундаментальная перестройка производственного учета
В «1С:Бухгалтерии» учет производства часто сводится к списанию материалов и оприходованию готовой продукции по условным ценам.
В 1С:ERP появляются:
- Спецификации: детальное описание, какие материалы, в каком количестве и на каком этапе нужны для производства. Описание последовательности операций, центров затрат и норм времени.
- Расчет себестоимости: система сама рассчитывает фактическую себестоимость единицы продукции, учитывая прямые (материалы, зарплата) и косвенные (электричество, амортизация) затраты.
Интеграция смежных контуров управления
- Планирование: внедряется сквозное планирование: Продажи -> План производства -> Закупки материалов -> Потребность в мощностях. Это позволяет избежать как простоев, так и затоваривания складов.
- Логистика и склад: учет становится количественно-суммовым, вводится управление партийностью, серийностью, сроками годности. Появляются инструменты для адресного хранения, инвентаризации.
- Управление продажами: менеджеры видят не только остатки, но и незавершенное производство, что позволяет давать клиентам реальные сроки отгрузки.
Повышение роли и ответственности непрофильных отделов
Раньше только бухгалтер был «пользователем 1С». Теперь в системе должны будут активно работать:
- Технологи и мастера: вводят данные о выработке, простоях, браке.
- Снабженцы: формируют заявки на основе плана производства.
- Кладовщики: отчитываются о движении каждого материала.
Это требует масштабной работы по изменению организационной культуры и повышению ИТ-грамотности.
Сложность переноса данных
Это не просто перенос справочников «Контрагенты» и «Номенклатура». Необходимо было создать с нуля огромные пласты информации: спецификации, нормы расхода, структуру складов, центры финансовой ответственности (ЦФО). Старые данные из «1С:Бухгалтерии» для этого практически бесполезны.
5
Результаты проекта
Операционные результаты:
- Единое информационное пространство: все отделы работают в одной системе с актуальными данными. Отдел продаж видит остатки и производственные заделы, производство — ожидаемые поставки материалов, снабжение — заявки от цехов.
- Четкое планирование: производство работает по формализованным план-графикам, а не по устным указаниям. Срыв одного этапа сразу виден и влияет на смежные процессы.
- Прозрачность склада: точные остатки сырья, полуфабрикатов и готовой продукции в режиме реального времени. Исчезают «потери» и «неучтенка». Появляется управление партиями и сериями.
- Контроль исполнения задач: каждая операция (от заказа клиента до отгрузки) имеет статус и ответственного.
Тактические и финансовые результаты:
- Управленческая отчетность «в один клик»: руководитель получает ключевые отчеты (оборачиваемость запасов, себестоимость, рентабельность заказов, загрузка мощностей) без запросов к подчиненным и многодневного сбора данных в Ms Excel.
- Детальный расчет себестоимости: система автоматически рассчитывает фактическую себестоимость каждого выпущенного изделия, учитывая:
- прямые материалы (по реальным спецификациям);
- общепроизводственные и общехозяйственные расходы.
- Запасы: снижение уровня незавершенного производства и излишков на складе на 15-30% за счет точного планирования потребностей (MRP).
- Дебиторская задолженность: автоматизация контроля отгрузок и напоминаний о платежах.
- Повышение производительности труда: снижение непроизводственных затрат времени мастеров и менеджеров на «выяснение отношений», поиск информации и составление отчетов вручную.
Стратегические результаты:
- Основа для масштабирования: появляется «цифровой скелет» бизнеса. Увеличение объемов производства, ассортимента, количества цехов или филиалов больше не приводит к хаосу, так как есть отработанные и автоматизированные регламенты управления.
- Повышение гибкости и клиентоориентированности: менеджеры по продажам могут точно обещать клиентам сроки отгрузки, так как видят загрузку производства и наличие материалов. Возможность быстро перестраивать производственные планы под срочные заказы.
- Снижение операционных рисков: система минимизирует «человеческий фактор» и риски, связанные с уходом ключевых сотрудников, так как основные знания и регламенты формализованы в 1С:ERP.
Показатели экономической эффективности
- Снижение трудозатрат и рост производительности труда:
- сокращение времени закрытия месяца: с 7-10 рабочих дней до 2-3 рабочих дней;
- сокращение времени формирования управленческой отчетности: с 5-7 дней до 1 дня в режиме реального времени.
- Высвобождение времени ключевых специалистов:
- сотрудники планово-экономического отдела (ПЭО): на 20-30% за счет автоматизации расчетов себестоимости.
- сотрудники отдела снабжения: на 15-25% за счет автоматизации заявок и контроля закупок;
- производственные менеджеры: на 10-20% за счет автоматического формирования и контроля сменных заданий;
- бухгалтеры: на 10-20% за счет автоматизации межцехового оборота и расчетов себестоимости.
- Оптимизация операционных процессов и снижение затрат:
- снижение уровня запасов сырья и материалов на складах: на 15-25% за счет внедрения системы управления заказами;
- сокращение объема незавершенного производства (НЗП): на 10-15% за счет точного планирования и контроля выполнения производственных операций;
- снижение коммерческих расходов: на 5-10% за счет автоматизации контроля отгрузки и взаиморасчетов с контрагентами.
