Крупнейший в России экспортер газетной бумаги «Карелия Палп» перешел с «1С:Документооборот 8 КОРП» редакция 2.1 на редакцию 3.0. Уникальность проекта заключалась в большом количестве видов документов (296) существовавших в исторической системе. В результате на 20% сократилось время обработки документов и повысить качество их оформления. Также удалось отказаться от доработок и привести систему к типовому состоянию, что позволило оперативно обновлять ее при необходимости.
ООО «Карелия Палп» — крупнейший в РФ экспортер газетной бумаги. Компания осуществляет производство газетной бумаги на площадке Кондопожского целлюлозно-бумажного комбината. На предприятиях компании трудится более 4000 человек.
Цели проекта:
- Осуществить переход на новую редакцию «1С:Документооборот 8 КОРП» с сохранением данных и реализованного функционала.
- Повысить производительность и надежность информационной системы при прогнозируемом росте количества пользователей и документов системы.
Задачи проекта:
- Выполнить миграцию исторических данных.
- Актуализировать редакцию информационной системы для обеспечения технической поддержки.
До начала проекта компания вела делопроизводство в кастомизированной версии «1С:Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1. В связи с появлением новой функциональности в ред. 3.0, отсутствовавшей в 2.1, а также в связи с прекращением поддержки «1С:Документооборот 8 КОРП», ред 2.1 компания начала рассматривать возможность перехода в систему «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 3.0.
Руководство компании, понимая масштабы и сложность предстоящего проекта, приняло решение заблаговременно реализовать проект с партнером ООО «РГ-Софт Проект Консалтинг» в феврале 2024 года.
Система электронного документооборота построена на базе конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 3.0, настроенной и доработанной под нужды компании.
Система развернута на сервере заказчика, файловое хранилище расположено там же. Она интегрирована c «1C:ERP Управление предприятием» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Автоматизированные процессы:
- Управление договорами.
- Процесс согласования договоров.
- Учет входящей / исходящей корреспонденции.
- Хранение договоров.
Схема архитектуры
Особенность проекта в его масштабности:
- 891 рабочее место;
- 296 видов документов;
- 552 393 документа;.
- объем информационной базы — 280 Gb.
Инновационность проекта проявилась и в подходе к его реализации. Все этапы внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» проводились удаленно.
В исторической системе количество настроенных комплексных процессов для обработки документов достигало 15 для 40% всех видов документов. Все они требовали адаптации и оптимизации при переходе на новую редакцию «1С:Документооборот 8 КОРП». В результате перехода скорость обработки документов в компании сократилась на 20% (по отдельным видам документов), при этом повысилось качество оформления документов.
Сократились расходы
Ускорилась обрабока заказов
Сократились трудозатраты
- Осуществлен перенос исторических данных: более 550 000 документов.
- В рамках документа доработана возможность ограничивать доступ по роли файлов, согласно разработанному регистру (сотрудник, подразделение, должность).
- Проведена адаптация и объединение всех используемых процессов в единую схему (с применением тематик).
- Проведена адаптация используемых скриптов, а также настроек нумерации документов.
- Осуществлен переход на новый механизм обработки документов
- Выполнены аудит и адаптация ранее реализованного функционала для решения «1С:Документооборот 8 КОРП» ред. 2.1 (более 30 доработок).
- Доработки конфигурации вынесены в расширения, Конфигурация приведена к «типовой» с возможностью оперативного обновления (при необходимости).
Экономический эффект от внедрения
- На 2% сокращение операционных и административных расходов.
- На 6% сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг.
- На 2% сокращение трудозатрат в различных подразделениях.
- На 100% сокращение зависимости от зарубежного ПО.
- На 6% ускорение обработки заказов.
