Компания «Е-Лайт-Телеком» модернизировала систему документооборота и перешла на «1С:Документооборот КОРП редакция 3.0». Модернизация позволила повысить прозрачность и контроль: все маршруты согласования и статусы теперь отслеживаются. Реализовано делегирование прав на согласование, а также согласование документов через телеграмм-бота. Среднее время согласования документов уменьшилось на 30-40% (с 10-15 до 6-9 дней). Внедрена ежедневная синхронизация ответственных по договорам и автоматическая постановка зада на их актуализацию.
Компания «Е-Лайт-Телеком» является интернет-провайдером, предоставляющим услуги подключения интернета, цифрового и кабельного телевидения, видеонаблюдения для дома и улицы. Компания представлена на территории Кемеровской области-Кузбасса.
Основная цель проекта — сокращение времени согласования документов.
Задачи проекта:
- Сохранить исторические данные ранее согласованных документов.
- Повысить прозрачность и контроль: все маршруты и статусы должны отслеживаться.
- Перейти на современную и поддерживаемую версию продукта.
- Улучшить производительность системы, особенно при работе с большими объемами документов и одновременной работе множества пользователей.
Устаревшая платформа «1С:Документооборот 2.1» имела неудобную систему настройки прав, сложности с настройками интеграции. Регулярно возникали проблемы с маршрутами согласования документов. Процессы согласования договоров, счетов и внутренних документов занимали 10-15 рабочих дней. Отсутствовала возможность отслеживать статусы согласования документов,в процессе согласования требовалось дублировать резолюцию согласования на бумажных версиях документа. Отсутствовала синхронизация «1С:Документооборот» и «1С:Комплексная автоматизация 2».
Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот 3.0» (1С:ДО) с разработкой обменов с системой управления базами данных и настройкой обменов с «1С:Комплексная автоматизация 2» (1С:КА) и «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП).
Автоматизированы функции:
- Согласование документов через телеграмм-бота.
- Делегирование прав на согласование.
- Автоматизированная выдача прав пользователям исходя из назначенной в 1С:ЗУП должности.
- Автоматизированное создание заявок на командировки.
- Автоматизированная функция заведения контрагентов и договоров в 1С:КА2 на основании данных из заявок в 1С:ДО.
Данный проект является не типовым обновлением, а сложной трансформацией критически важного бизнес-процесса, адаптированного под уникальную организационную структуру крупной, динамичной компании-заказчика. Его уникальность обусловлена сочетанием трех фундаментальных факторов:
- Высокая степень кастомизации и сложности бизнес-логики: ветвящаяся логика маршрутов согласования документов, динамические маршруты согласования.
- Динамичность организационной структуры заказчика: система должна работать в условиях постоянной кадровой устойчивости, система должна учитывать замещения
- Необходимость бесшовной миграции с сохранением исторического контекста: перенести необходимо не только данные, но и логику, а так же сохранение актуальности старых маршрутов.
После проведения работ по внедрению «1С:Документооборот 3.0» компания увидела следующие результаты:
- Среднее время согласования документов уменьшилось на 30-40% (с 10-15 до 6-9 дней).
- Сквозной жизненный цикл 8+ типов документов (доходные/расходные договоры, счета, дополнительные соглашения, запросы потребности, командировки, проекты) теперь выполняется в единой системе.
- Весь документооборот централизован в 1С:ДО 3.0 с онлайн-контролем статусов через веб-интерфейс и push-уведомления в Борда-бот.
- Внедрена ежедневная синхронизация ответственных по договорам с 1С:КА2 и автоматическая постановка задач в Jira на актуализацию договоров каждые 3 месяца.
