В ГБУ «Аналитический центр» создан электронный архив экспертной документации на базе «1С:Документооборот». Проект учитывал большой объем разнородной документации и жесткие требования к контролю сроков и статусов. Реализована уникальная логика комплектования и проверки архивных дел с формированием цифрового следа на всех этапах. Решена задача перехода от бумажного хранения (до 5000 дел в год объемом до 2000 страниц каждое) к единому цифровому пространству с полным контролем жизненного цикла документов. В результате на 60% сокращено время подготовки и согласования документов, на 80% ускорен поиск, повышена прозрачность процессов и соблюдение сроков.
ГБУ «Аналитический центр» — ведущая научно-исследовательская организация, подведомственная Департаменту экономической политики и развития Москвы. Центр обеспечивает мониторинг и прогнозирование социально-экономического развития столицы и близлежащих регионов, готовит стратегические и отраслевые исследования, обеспечивает информационную основу управленческих решений.
Основная цель проекта — повышение эффективности работы сотрудников аналитического центра с экспертной документацией за счет решения следующих задач:
- Формирование электронного следа всего рабочего процесса.
- Организация архивного хранения классифицированной экспертной документации и структурированной рабочей информации.
- Формирование управленческой отчетности в режиме реального времени.
- Контроль этапов и сроков сдачи каждого дела в архив без необходимости сопоставления реестров.
- Обеспечение взаимодействия системы архивного хранения со смежными системами.
Основные направления деятельности организации — разработка стратегических документов и отраслевых исследований, подготовка предложений по совершенствованию стратегии городского развития, разработка мер по поддержке предпринимательства в приоритетных секторах экономики, а также экспертиза достоверности определения цен закупок в Москве.
До начала проекта документы в организации хранились на бумажных носителях в неструктурированном виде. На их поиск и обработку требовались значительные усилия специалистов аналитического центра, что снижало эффективность его процессов.
В среднем в год сотрудники подготавливали 5000 дел для архива на бумажных носителях. Объем каждого дела в среднем составлял около 1500–2000 страниц различных форматов. Подготовка и сдача дела в архив проходила в несколько этапов:
- подготовка комплекта документов для размещения в архиве (требовалось проверить полноту комплекта, распечатать, сформировать опись и отнести на проверку каждому согласующему);
- согласование с руководителем;
- направление комплекта сотруднику архива на проверку;
- перемещение комплекта в архив в специально оборудованном помещении.
Каждый из этапов проходил в несколько итераций. При этом:
- приходилось повторно перепечатывать и передавать на проверку большое количество документов на бумажных носителях;
- все участники процесса были вынуждены тратить много рабочего времени на рутинные операции (отнести, распечатать, проверить и т. д.);
- организация была вынуждена арендовать дополнительные площади для хранения архива (коробок с бумажными документами);
- возникали сложности с поиском и предоставлением необходимых архивных документов по запросу (в том числе по запросу следственных органов\судов). На это приходилось выделять дополнительные ресурсы (грузчик, курьер, автотранспорт и т.д.).
- из-за того, что реестр велся в ручном режиме, возникало большое количеству ошибок по статусам этапов и срокам сдачи каждого дела в архив.
Для повышения эффективности работы сотрудников с экспертной документацией руководство аналитического центра приняло решении о создании электронного архива на базе системы «1С:Документооборот».
Архитектура системы является централизованной: серверная часть системы располагается в центральном офисе заказчика. Для доступа территориально удаленных пользователей может использоваться VPN.
В рамках проекта были обследованы и интегрированы с «1С:Документооборотом» следующие системы:
- Цифровая платформа «Экспертиза» № 1 (документы и файлы).
- Битрикс24.
- «Кадровая структура Аналитического центра».
Также были обследованы и настроены следующие виды документов:
- «Экспертное дело».
- «Субсидии и гранты».
- «Стоимостные нормативы».
Была разработана уникальная логика комплектования архива, которая включает в себя следующие сценарии и правила работы:
- Консолидированные файлы классифицируются в соответствии с номенклатурными наименованиями, генерируется файл описи.
- Классифицированный консолидированный пакет документов, а также структурированная информация автоматически передаются в электронный архив.
- Сотруднику архива направляются уведомления о необходимости провести проверку пакета документов.
- По итогам проверки сотрудник архива может отклонить пакет документов и направить его на корректировку с указанием замечаний и контрольного срока для их устранения.
- При подтверждении корректности представленного комплекта документов электронный архив блокируется (исключается возможность внесения корректировок).
- Если в комплект документов необходимо внести изменения, сотрудник получает об этом уведомление с указанием замечаний и контрольным сроком для их устранения. Интерфейс классификации файлов разблокируется.
Логика внедренного процесса позволила организации:
- выполнить переход от бумажных носителей к цифровым;
- создать единое пространство экспертных документов;
- обеспечить формирование цифрового следа каждого этапа;
- сократить трудозатраты сотрудников;
- исключить дополнительные затраты на грузчиков и курьеров;
- оптимизировать использование арендуемой площади;
- ускорить поиск и передачу запрашиваемых документов (в том числе по запросу следственных органов/судов);
- сократить время предоставления запрашиваемых документов.
Процесс электронного архива был бесшовно интегрирован в основной бизнес-процесс, что обеспечило:
- автоматическое формирование управленческой отчетности в режиме реального времени;
- контроль этапов и сроков сдачи каждого дела в архив без необходимости сопоставления реестров.
Ускорился поиск и предоставление архивных экспертных дел
- Автоматизировано 200 рабочих мест.
- Все комплекты документов экспертах дел обрабатываются и хранятся в электронном виде.
- Повысилась эффективность организации, согласование, проверка и передача архивных экспертных дел.
- Весь процесс для каждого пользователя происходит в едином цифровом пространстве.
- На 60% сократилось время подготовки, согласования и подтверждении корректности представленного комплекта документов (блокировка архива).
- На 80% ускорился поиск и предоставление архивных экспертных дел.
- Увеличилась прозрачность процессов благодаря формированию цифрового следа каждого этапа в режиме реального времени.
- На 70% повысилось исполнение регламентных сроков сдачи экспертных дел в архив.
- Исключен риск потери документов благодаря формированию управленческой отчётности в режиме реального времени.
