В производственной компании «Технопан» на базе «1С:ERP Управление предприятием» создана единая система учета, объединившая разрозненные процессы. Автоматизированы ключевые направления: работа коммерческого отдела, планирование производства, логистика и расчет себестоимости заказов. Система адаптирована под позаказное производство сэндвич-панелей: реализована работа с номенклатурой с большим количеством параметров, механизм ее согласования и предварительный расчет заказов. Разработаны инструменты для планирования производства, расчета логистики и автоматизации мотивации менеджеров. В результате выросла эффективность работы сотрудников, снизились трудозатраты.
ООО «Технопан» занимается изготовлением кровельных и стеновых сэндвич-панелей, ориентированно на промышленный сектор и на индивидуального потребителя. Завод по производству панелей находится в Новосибирске и оснащен современным оборудованием, а доставка панелей осуществляется по всей России.
Главными целями проекта был уход от практики разрозненного ведения учета и перенос бизнес-процессов согласования с бумажных носителей в единую информационную систему на базе «1С:ERP Управление предприятием».
Основные задачи проекта:
- Провести анализ бизнес-процессов компании, в частности работы коммерческого отдела, и выявить особенности работы с клиентами.
- Выявить особенности учета номенклатуры, провести моделирование, разработать и внедрить функционал, упрощающий работу с номенклатурой, содержащей широкий список параметров.
- Адаптировать базовый функционал «1С:ERP Управление предприятием» по обмену с системами зарплатного и бухгалтерского учета.
- Разработать и внедрить АРМ для планирования производства, с учетом особенностей бизнес-процессов производственного отдела.
- Разработать функционал для помощи в решении задач, связанных с логистикой.
- Своевременно решать оперативные задачи, поступающие от заказчика.
На момент обращения в «Гигабайт» в компании «Технопан» отсутствовала единая система учета. Пользователи работали разрозненно, каждое подразделение использовало собственные инструменты и подходы для ведения учета.
Это приводило к усложнению взаимодействия между подразделениями, увеличению трудозатрат на обработку данных, отсутствовала единая база для контроля и анализа информации. В этих условиях было принято решение о внедрении единой информационной системы на базе «1С:ERP Управление предприятием».
Основная учетная система предприятия построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием 2» (1С:ERP). Бухгалтерский и налоговый учет, а также учет заработной платы, ведется в отдельных информационных системах «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ» соответственно. С данными системами организован автоматический обмен необходимой информацией.
В учетной системе запущены в эксплуатацию следующие подсистемы:
- Продажи. Заказы клиентов и коммерческие предложения адаптированы под потребности бизнеса: в формах документов реализована возможность работы с широким списком параметров номенклатуры. Разработан функционал отложенного согласования и генерации номенклатурных позиций на этапе передачи заявки в производство. Разработаны печатные формы документов, соответствующие специфике работы с производимой на предприятии продукцией. Разработан механизм расчета премий для менеджеров, учитывающий специфику их работы. Добавлены документы «Расчет мотивации» и «Выплата мотивации».
- Закупки. Разработан механизм интеркампани по услугам, учитывающий потребности заказчика в сфере транспорта и логистики. Разработан функционал для фиксации затрат до их возникновения, позволяющий предварительно анализировать предполагаемые затраты на выполнение заказа.
- Склад и доставка. Адаптированы отчеты по складским остаткам: добавлена возможность отображения производимой продукции в нескольких единицах измерения, с различным коэффициентом пересчета в зависимости от параметров серии номенклатуры. Используется схема учета без ордеров и адресного хранения. Разработаны механизмы для раскладки панелей по пачкам и формирования пачек по машинам, облегчающие труд специалистов по логистике.
- Кадровый учет и расчет зарплаты. Выполнена интеграция 1С:ERP с «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ».
- Казначейство. Доработан платежный календарь, а также механизм загрузки клиент-банка.
- Производственный учет. Разработана подсистема планирования производства, с возможностью учета производственных и материальных ресурсов. Типовыми средствами выполнена настройка для получения себестоимости производимой продукции с возможностью анализа затрат в соответствии с существующей классификацией. Разработан АРМ производства для удобства ввода информации.
- Финансовый результат и контроллинг. Разработан механизм по предварительному расчету себестоимости заказа.
- Регламентированный учет. Организован обмен 1С:ERP с «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ».
- НСИ и администрирование. Разработан функционал для работы с номенклатурой, позволяющий создавать карточки в момент оформления заказа.
Схема архитектуры
После исследования и анализа бизнес-процессов компании, а также изучения отрасли был выявлен ряд важных особенностей:
- Строительные панели имеют большой набор параметров: 11 различных характеристик. Одна из характеристик — это длина панели, которая измеряется в миллиметрах.
- Компания изготавливает панели под заказ: раскладка будущих панелей формируется проектировщиками индивидуально для каждого клиента из-за того, что производимые панели обладают уникальными характеристиками.
- Из-за уникальности размеров панелей их транспортировка требует сложных расчетов.
- В компании разработана уникальная система мотивации для менеджеров.
- Из-за особенностей производства предстоящие затраты необходимо знать заранее.
Благодаря пониманию этих особенностей, обозначился ряд оперативных задач, требующих решения:
- Слишком высокая трудоемкость работы с формами документов, содержащими табличную часть с товарами.
- На этапе обсуждения будущих заказов возникают номенклатурные позиции, которые впоследствии не используются.
- Расчеты, необходимые для организации перевозки панелей, занимают много времени и требуют большей точности.
- Менеджерам необходим инструмент для понимания того, как считается премиальная часть их зарплаты.
В рамках проекта были выполнены следующие работы по адаптации типового решения под особенности производства и бизнес-процессов ООО «Технопан»:
- Для хранения характеристик строительных панелей реализовано внесение дополнительных реквизитов. Было принято решение учитывать характеристику «Длина панели» при помощи серий — данное решение позволило сократить список номенклатуры и сделать более удобной работу с формами документов, содержащих табличные части с товарами.
- Для упрощения работы пользователей с номенклатурой, были изменены экранные формы документов «Коммерческое предложение», «Заказ клиента».
- Для избегания ситуаций с созданием не используемой в дальнейшем номенклатуры реализован функционал согласования номенклатуры. Таким образом, документ «Коммерческое предложение» в табличной части содержит информацию о параметрах номенклатуры, предлагаемой клиенту, что позволяет сформировать необходимые печатные формы, но создание номенклатуры именно в информационной базе происходит уже в момент получения оплаты от клиента.
- Для возможности вывода длины строительных панелей в «Серии» в документе «Коммерческое предложение» и «Заказ клиента» реализована возможность хранения информации о необходимых длинах. Серии также генерируются в момент согласования номенклатуры.
- Разработано автоматизированное рабочее место (АРМ), позволяющее формировать план производства. Работа с АРМ делится на три этапа: на каждом этапе пользователь с уникальными правами вносит информацию о потребности к производству, плановой дате производства и согласованию плановой даты производства.
- Разработан механизм интеркампани по услугам, с помощью которого можно перераспределять приобретенные услуги между предприятиями.
- Разработаны механизмы раскладки панелей по пачкам и по машинам в полуавтоматическом режиме. Панели сначала формируются по пачкам, с учетом их индивидуальных параметров, а потом рассчитывается, сколько пачек войдет в машину.
- Разработан блок мотивации, в котором есть специальные документы «Расчет мотивации» и «Выплата мотивации». С их помощью происходит расчет премий менеджеров компании, при котором учитывается ряд специфических отраслевых факторов.
- Разработан блок «Предварительный расчет заказов», который помогает понять себестоимость будущего заказа.
- Выполнена интеграция информационной системы «1С:ERP» с программами «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ».
- В результате внедрения и адаптации блока оптовых продаж повысилась эффективность работы сотрудников коммерческого отдела (за счет экономии времени на формирование номенклатуры и составление документов).
- АРМ (автоматизированное рабочее место) производства позволяет удобно вносить документы, в том числе преобразовывать ряд служебных документов в стандартные документы 1С.
- За счет выполненной настройки интеграции между системами «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» и «1С:ERP Управление предприятием» сократился объем работы по заведению документов в информационных базах.
- Разработанный функционал АРМ для планирования производства позволил сократить издержки, связанные с простоем на производстве.
- Благодаря блоку мотивации автоматизирован расчет премий для менеджеров, что облегчает задачи по подсчету и позволяет работникам прогнозировать уровень их дохода.
- Механизмы раскладки панелей по пачкам и машинам облегчают работу логиста и позволяют с большей точностью определять количество необходимого для перевозки транспорта.
Экономический эффект от внедрения:
- Рост оборачиваемости складских запасов: 10%.
- Сокращение трудозатрат в различных подразделениях: 20%.
- Сокращение длительности простоев оборудования: 10%.
- Снижение зависимости от зарубежного ПО: 30%.
- Ускорение обработки заказов: 20%.
- Ускорение получения управленческой отчетности: 40%.
- Ускорение получения регламентированной отчетности: 40%.
