Проведена полная ревизия бизнес-процессов и оптимизирована работа медицинской компании «Гельтек Медика». Реализован комплексный проект внедрения «1С:Документооборот» и ERP-системы «1С:ERP Управление предприятием 2». Так как предприятие производит медицинские изделия, продукты должны отслеживаться на всём протяжении их жизненного цикла и всю информацию о производстве необходимо фиксировать по регламенту. «Я очень высоко оцениваю результаты проекта. Для нас крайне важно, что мы провели ревизию всех бизнес-процессов, и стало ясно, как оптимизировать работу. Внедрение информационной системы — это хороший повод посмотреть на работу компании со стороны», — резюмирует Сергей Кирш, владелец компании «Гельтек Медика».
Компания «Гельтек Медика» — производитель медицинских и косметических изделий, 22 года на рынке медицинских изделий. Компания развивает 3 направления: разработка и производство медицинских ультразвуковых и электродных гелей и кремов; косметика, производство гелей и лосьонов для аппаратной и лазерной косметологии для домашнего ухода; разработка и производство медицинских изделий для ухода за веками. Компания имеет собственное производство в Москве и Дедовске (МО). Численность сотрудников — 80 человек.
Цель проекта — ревизия всех бизнес-процессов и оптимизация деятельности компании.
Путём ревизии бизнес-процессов и внедрения современной ERP-системы руководство «Гельтек Медика» планировало решить следующие задачи:
- расширение функционала учёта и управления по сравнению с имеющейся системой «1С:Управление производственным предприятием 8»;
- оперативное получение отчётных данных производства. «У нас офис находится в Москве, — поясняет Сергей Кирш, — и два производства — одно в Москве, другое — в Дедовске (Московская обл.). И на получение информации из удалённого производства требовалось определённое время. Мы долго получали информацию с производства, данные со складов, потому что все записи велись вручную в бумажных журналах. Наша задача — ускорить получение информации и автоматизировать производство в Дедовске».
- организация оперативного производственного учёта;
- автоматизация блоков ручного учёта и анализа, прежде всего, управление качеством,
- оптимизация регистрации операций;
- уменьшение доли ручного ввода данных;
- управление входным контролем сырья (требование «РосЗдравНадзора»).
До старта проекта компания шесть лет работала на системе «1С:Управление производственным предприятием 8.2». Эта система охватывала продажи, закупки и бухгалтерский учёт. Управленческий учёт вёлся в Excel, была программа собственной разработки по расчёту себестоимости (еще 2002 года создания), документооборот был реализован в другой отечественной системе. Масса информации фиксировалась на бумаге. Поскольку компания обязана вести весь сквозной учёт, сотрудники фиксировали, из чего произведён тот или иной препарат, но на бумаге.
Как мы сказали выше, для компании важно было соответствовать западным стандартам, и при выходе на рынки Европы требовалось соединить все разрозненные системы в единое информационное пространство под управлением современной ERP-системы, минимизировать бумажный учёт на производстве и увеличить оперативность получения данных. Кроме того, у компании два производства, они частично занимаются производством одинаковой продукции, и важно знать их себестоимость, чтобы определить, на каком производстве делать продукцию дешевле.
Инициатором проекта внедрения ERP-системы выступил собственник предприятия. «За рубежом права на ошибку у нас нет», — подчеркивает Сергей Кирш.
Для решения задачи была выбрана система «1С:ERP Управление предприятием 2.2». Основные причины выбора:
- требовалась программное решение, которое будет развиваться около 10 лет и новая ERP-система «1С» как раз была такой;
- в системе «1С:ERP Управление предприятием 2» аккумулирован богатый опыт и много нововведений по сравнению с решением предыдущего поколения, которое работало в «Гельтек Медика» — «1С:Управление производственным предприятием 8.2»;
- возможности интеграции систем «1С:Документооборот» и «1С:ERP Управление предприятием 2.2».
Я просто подсчитал, что затраты на все доработки, которые я давно хочу реализовать на нашей работающей системе «1С:Управление производственным предприятием 8.2» и внедрить, — поясняет Сергей Кирш. — Они составили бы примерно 2/3 бюджета, который был необходим для внедрения новой системы «1С:ERP Управление предприятием 2.2». Плюс к тому, «1С:ERP Управление предприятием 2.2» — решение новое и постоянно развивается. Я считаю, что разумнее заплатить еще 1/3 бюджета за возможность развиваться в будущем.
В результате собственником компании было принято решение сразу вложиться в новую систему «1С:ERP Управление предприятием 2.2», пусть и потратив на старте больше, но получив площадку для развития в ближайшие годы.
В системе «1С:ERP Управление предприятием 2.2» реализованы следующие блоки:
- управление продажами;
- управление складами;
- управление закупками;
- управление качеством входного контроля сырья;
- управление взаиморасчётами с покупателями и поставщиками;
- управление производством;
- управление качеством — выходной контроль продукции;
- регламентированный учёт;
- учёт затрат и расчёт себестоимости;
- кадровый учёт и расчёт зарплаты.
Для автоматизации задач службы качества входного сырья специалисты «Гельтек Медика» совместно со специалистами подрядчика сделали доработку системы. Проведена бесшовная интеграция систем «1С:ERP Управление предприятием 2.2» и «1С:Документооборот».
Один из рисков проекта — одновременная работа в двух системах «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:ERP Управление предприятием 2.2». Часть пользователей должны были работать в «1С:ERP Управление предприятием 2.2», а часть — продолжать работу в системе «1С:Управление производственным предприятием 8». Для решения этой проблемы в ходе проекта был организован динамический (раз в час) двухсторонний обмен между системами «1С:ERP Управление предприятием 2.2» и «1С:Управление производственным предприятием 8.2».
«Этот проект от других наших проектов отличается, прежде всего, масштабностью, — отмечает Сергей Кирш. — У нас 80 сотрудников, но при этом мы автоматизируем 70 рабочих мест».
Так как предприятие производит медицинские изделия, продукты должны отслеживаться на всём протяжении их жизненного цикла. Всю информацию о производстве изделий необходимо фиксировать по регламенту. Компания обязана фиксировать партии входящего сырья и если есть рекламация на продукт через 2 года, компания обязана посмотреть, из какой партии сырья она сделана и в какую другую продукцию пошло сырьё этой партии, чтобы отозвать с рынка эту продукцию. Это первое внедрение системы «1С:ERP Управление предприятием 2» в фармацевтической отрасли, многие решения были разработаны впервые в отрасли. Ещё одна сложность была связана с тем, что выбран был удалённый партнёр по внедрению ERP-системы — компания «Апрель софт» из Нижнего Новгорода. Внедрение было проведено в достаточно короткие сроки — за 10 месяцев.
выросла скорость оплаты счетов
С внедрением системы «1С:ERP Управление предприятием 2.2» улучшилась оперативность информации, необходимой для принятия решений. «В новой ERP-системе больше данных для анализа, и мне, который находится наверху бизнес-цепочки, эта особенность очень нравится, — отмечает Сергей Кирш. — Она даёт больше пищи для размышления: как увеличить производительность труда, как снизить себестоимость производства продукции, как обнаружить «узкие горлышки» с тем, чтобы их «расшить», оптимизировав производство с минимальными затратами, как обеспечить рост производства».
Система поддерживает серии продукции, теперь точно известно, что происходит на предприятии с сериями. В блоке управления продажами сделано автоматическое списание по сериям — теперь есть понимание, что реально есть на складе, а что — отправлено клиенту. Автоматизирован входной контроль сырья, более того, система работает таким образом, что непроверенное сырьё просто не может поступить в работу.
Бесшовная интеграция систем «1С:ERP Управление предприятием 2.2» и «1С:Документооборот» во всех отделах компании привела к тому, что скорость оплаты счетов выросла как минимум на 30%, так как заявки на оплату идут на основании договоров/счетов из одной системы и не надо повторно вводить данные. Однако, специалисты компании отмечают, что в области интеграции «1С:Документооборот» и «1С:ERP Управление предприятием 2.2» есть ещё огромный потенциал для ускорения всех бизнес-процессов.
Но главный результат проекта — это оптимизация работы компании. «Крайне важно, что мы провели ревизию всех бизнес-процессов, — подчеркивает Сергей Кирш. — Внедрение информационной системы — это хороший повод посмотреть на работу компании со стороны. Я очень высоко оцениваю результаты проекта. Стало ясно, как можно упростить работу сотрудников, какие отчёты и печатные формы стоит добавить, чтобы ускорить работу».
Автоматизация производства меняет весь процесс сохранения информации о сделанных операциях. Сейчас записи на производстве ещё ведутся на бумаге, это связано с тем, что производственные операции мы обязаны фиксировать сразу. Но полностью проверить работу этой «бумажной технологии» невозможно.
«Поэтому мы сейчас внедряем систему, в рамках которой мы обеспечили каждого оператора на производстве 7-дюймовым планшетом, — отмечает Сергей Кирш. — В него сотрудник вносит все операции, которые он произвёл». Отредактировав формы, специалисты компании оставили на экране планшета только те кнопки, которые действительно нужны для работы сотрудникам. Сотрудники на «Гельтек Медика» разного возраста, с разным уровнем компьютерной грамотности, есть пожилые, и им эти лишние кнопки ни к чему. В более отдалённой перспективе также совершенствование складского хозяйства, перевод его на штрих-кодирование.
«Более сложная информационная система даёт мне больше информации, — резюмирует заключение Сергей Кирш. — Условно говоря, панель управления предприятием расширилась, «движков» стало больше. Для сотрудников на местах — практически ничего не изменилось, они только стали работать с планшетами вместо бумажек».
