Государственное автономное учреждение здравоохранения Новосибирской области «Молочная кухня» построило централизованную информационную систему, которая помогла обеспечить детей области высококачественным льготным питанием. Система регионального уровня на платформе «1С» имеет клиент-серверную архитектуру, доступ к ней осуществляется через Интернет. В результате оптимизирована логистика молочной продукции с маленькими сроками годности. Были достигнуты следующие показатели: трудозатраты в подразделениях снизились на 30%, скорость обработки заказов увеличилась на 60%, затраты времени на производственное планирование снизилось в 8 раз, скорость обслуживания потребителей выросла в 2 раза.
Государственное автономное учреждение здравоохранения Новосибирской области «Молочная кухня» восстановило систему обеспечения детей города Новосибирска высококачественным льготным питанием. Сегодня учреждение включает 3 производственных площадки и 14 пунктов выдачи в городе Новосибирске, а также курирует 53 областных пункта выдачи. «Молочная кухня» поставляет молочную продукцию с маленькими сроками хранения и в торговые сети города.
Цели проекта:
- сокращение трудозатрат и времени сбора заявок от медицинских организаций на обеспечение льготным детским питанием;
- снижение уровня запасов скоропортящейся продукции в пунктах выдачи без ухудшения качества обслуживания;
- упорядочение выдачи детского питания в соответствии со сроками годности;
- ускорение обслуживания населения;
- исключение мошеннических схем со стороны всех участников процесса обеспечения;
- уменьшение трудозатрат на планирование производства кисломолочной продукции;
- уменьшение издержек, связанных с перепроизводством.
Задачи проекта:
- организовать учёт в единой информационной системе и возможности построения необходимой аналитической отчётности;
- обеспечить персонифицированный учёт граждан, имеющих право на получение льготного питания;
- автоматизировать процесс выписки рецептов с учётом наличия права на получение льготного детского питания и утверждённых норм потребления, исключение возможности дублирования рецептов;
- автоматизировать процесс учёта выдачи льготного детского питания по рецептам в строгом соответствии с выписанным рецептом и остатками на пункте выдачи;
- автоматизировать сбор заявок от медицинских организаций на обеспечение льготным питанием с учётом наличия прикреплённого населения и статистики выписки/выдачи предыдущих периодов;
- реализовать учёт производственного цикла кисломолочной продукции, обеспечить списание материалов согласно установленным нормативам;
- организовать учёт товародвижения между всеми участниками процесса обеспечения питанием;
- обеспечить однократный ввод первичных документов.
К началу проекта в «Молочной кухне» и пунктах выдачи отсутствовала какая-либо информационная система. Выписка рецептов осуществлялась путём рукописного заполнения заранее распечатанного бланка, на нём же в ручную делались отметки о выдаче товаров специалистами пункта выдачи. Планирование производства на ежедневной основе велось с помощью телефонных коммуникаций со специалистами пунктов выдачи и ручным пересчётом рецептов. Контроль соблюдения норм выписки отсутствовал полностью. Учёт остатков продуктов питания осуществлялся через рукописный журнал поступлений и выдач.
Ввиду необходимости усиления контроля за правильностью выписки рецептов и выдачей продукции, для оптимизации работы производственного процесса, а также для повышения скорости и качества обслуживания населения руководство учреждения приняло решение о внедрении автоматизированной информационной системы, которая помогла бы организовать оперативный контроль за деятельностью производственных площадок и раздаточных пунктов. Также требовалось ускорить сбор заявок от медицинских учреждений на предоставление льготного питания и построить логистическую схему поставки необходимого количества продуктов в пункты выдачи.
Подсистема льготного детского питания является частью ранее созданной государственной информационной системы «Автоматизированная система льготного лекарственного обеспечения в Новосибирской области», которая была разработана на платформе «1С» и запущена в промышленную эксплуатацию в январе 2014 года.
Централизованная система состоит из следующих функциональных блоков:
- подсистема выписки рецептов;
- подсистема ответственного по льготному детскому питанию;
- подсистема пункта выдачи льготного детского питания;
- подсистема работы с государственными контрактами;
- подсистема закупок;
- подсистема планирования обеспечения на будущий год и работы с заявками;
- подсистема инвентаризации на складах и пунктах выдачи;
- подсистема производства кисломолочной продукции;
- подситсема работы с поставщиками;
- подсистема бухгалтерского учёта;
- подсистема аналитической отчётности.
Автоматизация полного цикла обеспечения детским питанием
Особо стоит отметить функциональный блок работы с заявками. К нему относятся все задачи, документы и бизнес-процессы, обеспечивающие работу и управление заявочной кампанией. Этот блок является ключевой подсистемой, обеспечивающей сбор потребностей от медицинских организаций города и области как для выполнения разнарядки так и для планирования закупки. Сбор заявок реализован в виде бизнес процесса, в котором принимают участие сотрудники Министерства здравоохранения, учреждения «Молочная кухня», медицинской организации, пункта выдачи (опционально). Также данная подсистема обеспечивает работу с дополнительными заявками на обеспечение сухими смесями пунктов выдачи.
Использование клиент-серверной архитектуры с доступом через Интернет позволяет организовать и контролировать все процессы льготного обеспечения граждан в режиме реального времени: регистрацию льготников, сбор потребности, соблюдение нормативов выписки льготного детского питания, активацию графиков выдачи кисломолочной продукции, автоматическое формирование заданий на производство, выдачу льготного детского питания в соответствии с выписанным рецептом.
К централизованной информационной системе подключены организации:
- 58 медицинских организаций (государственных);
- 1 медицинская организация (коммерческая);
- 14 пунктов выдачи учреждения «Молочная кухня»;
- 54 пункта выдачи медицинских организаций;
- 3 производственных площадки учреждения «Молочная кухня»;
- администрация «Молочной кухни»;
- отдел материнства и детства Министерства здравоохранения Новосибирской области.
Подключено 510 пользователей, имеющих право выписки льготных рецептов на льготное детское питания, 184 сотрудника пункта выдачи, 28 пользователей работающих на производстве, 21 пользователь административного блока.
За время внедрения и промышленной эксплуатации пользователи сформировали в системе 46 533 рецепта, 10 106 графиков получения кисломолочной продукции, 56 751 выдачу по рецепту, 194 производственных документа, 2154 складских документа, 178 заявок на обеспечение.
В Новосибирской области автоматизация социально значимого процесса обеспечения льготных категорий населения детским питанием реализована впервые.
Система создавалась в рамках реализации стратегии лекарственного обеспечения населения Российской Федерации на период до 2025 года, утверждённой приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации №66 от 13.2.2013 г, а также в соответствии с концепцией создания единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения, утверждённой приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 28.4.2011 г. №364 и соответствует основным принципам государственной политики в области информатизации здравоохранения:
- обеспечение совместимости (интероперабельности) медицинских информационных систем;
- обеспечение информационной безопасности и защиты персональных данных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
- централизованное управление разработкой, внедрением и сопровождением системы на основании единой технологической политики с учётом отраслевых государственных, национальных и адаптированных к отечественным условиям международных стандартов в области медицинской информатики;
- принятие решения о модернизации используемых медицинских информационных систем и разработке новых компонентов системы с учётом максимально возможного сохранения существующих программно-технических средств на основе анализа совокупной стоимости владения.
Реализован персонифицированный учёт граждан, имеющих право на получение льготного детского питания. В системе в онлайн-режиме отображается история каждого рецепта.
30%
60%
×8
×2
После завершения проекта удалось добиться следующих показателей:
- скорость обслуживания потребителей увеличилась в 2 раза;
- необходимую аналитическую информацию теперь можно получить в системе в течение 1 дня, больше не нужно вручную собирать информацию об остатках и расходе детского питания в 67 пунктах выдачи по городу и области;
- срок проведения заявочной кампании для всего региона значительно сокращён, точные разнарядки, распределяющие продукты питания по пунктам выдачи, составляются в течение 1 дня;
- затраты времени на составление заявок на производство и подготовку производственных отчётов уменьшились в 8 раз;
- уменьшился объём списываемой продукции на 15%;
- полностью исключена возможность дублированной выдачи по рецепту;
- перераспределены запасы между пунктами выдачи за счёт оперативного контроля остатков и возможности планирования объёма выдачи.
Консолидация всей информации, связанной с предоставлением льготного детского питания жителям области, в единой системе позволила вывести планирование и учёт оборота детских сухих смесей и кисломолочной продукции на новый уровень. Руководители получили возможность более точно прогнозировать востребованность продуктов питания, контролировать себестоимость обеспечения потребителей льготными продуктами питания, рационально управлять ассортиментом, оперативно оценивать эффективность выполнения программ льготного обеспечения граждан.
