Компания «Газпром добыча Надым» построила систему управления персоналом, расчёта заработной платы и табельного учёта на базе типового решения «1С:Зарплата и управление персоналом». Решение было адаптировано с учётом особенностей компании: нетиповые алгоритмы расчёта заработной платы, вахтовый метод, отраслевые формы отчётности и другие. Система позволила объединить в единое информационное пространство отдел организации труда и заработной платы, расчётный отдел, налоговый отдел, планово-экономический отдел администрации и филиалов предприятия, что, в свою очередь, позволило существенно снизить трудоёмкость процедур ведения табельного учёта и расчёта заработной платы. Время расчёта заработной платы в подразделениях сократилось на 60%, а получение регламентированной отчётности ускорилось на 80%.
«Газпром добыча Надым» — первое газодобывающее предприятие на севере Западной Cибири. Территория деятельности — Ямало-Ненецкий автономный округ, градообразующее предприятие для г. Надым и п. Пангоды. В составе предприятия 15 специализированных филиалов, занимающихся различными видами деятельности: добычей газа, строительством, транспортными перевозками, медицинским обслуживанием, обучением и т. д. Коллектив компании — более 10 тысяч сотрудников.
Цели проекта:
- создание единого информационного пространства, объединяющего администрацию и филиалы компании «Газпром добыча Надым»;
- автоматизация процедур расчёта заработной платы и табельного учёта с учётом отраслевых и организационных требований;
- оперативное формирование отчётности (регламентированной и внутренней отчётности по налогам и взносам, статистической отчётности, дополнительной отчётности по фонду заработной платы и выплатам социального характера, отчётности по установленным формам «Газпром») для своевременного принятия эффективных управленческих решений и контроля за их исполнением;
- повышение эффективности управления затратами на персонал.
Задачи проекта:
- модернизация имеющегося программного обеспечения для расчёта заработной платы и табельного учёта;
- внедрение системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
На предприятии «Газпром добыча Надым» для расчёта заработной платы и табельного учёта использовалось морально устаревшее программное обеспечение, что требовало больших трудозатрат и времени выполнения требуемых операций. Отсутствовало единое информационное пространство, было невозможно оперативно формировать отчётность с требуемой степенью детализации и аналитических разрезов. Это негативно влияло на эффективность принимаемых управленческих решений. Было необходимо построить новую систему расчёта заработной платы и табельного учёта.
«Выбор компании «1С-КСУ» в качестве партнёра по доработке и сопровождению программных продуктов «1С» обусловлен тем, что компания предоставляет своим клиентам высокий уровень услуг (специалисты владеют знаниями программных продуктов, методологией расчёта заработной платы и управления персоналом), имеет большой опыт доработки типовых программных продуктов «1С» под нужды предприятия, оперативно отвечает на наши запросы», — говорит Сергей Меньшиков, генеральный директор «Газпром добыча Надым».
Для реализации поставленных целей был использован программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом 8», который был доработан. Были полностью автоматизированы следующие функции:
- управление персоналом и кадровый учёт;
- учёт рабочего времени;
- применение различных мотивационных схем;
- расчёт зарплаты;
- регламентированная отчётность;
- отчётности по установленным формам холдинга «Газпром».
Построенная система содержит следующие модули:
- «Табель»;
- «Использование рабочего времени»;
- «Расчет заработной платы и отчетность»
- «Налоги и налоговая отчетность»;
- «Корпоративная, статистическая отчетность, дополнительные формы»;
- «Обмен данными со смежными системами».
Система внедрена в административном управлении компании «Газпром добыча Надым», службах при администрации, а затем тиражирована на филиалы.
Проведена интеграция со смежными системами:
- С системой управления персоналом — автоматизирована загрузка данных для расчёта заработной платы (данные о структуре предприятия, кадровые данные работников, кадровые документы отклонений, данные о плановых и разовых начислениях).
- С системой «Путевые листы», используемой в филиалах управления технологического транспорта и спецтехники — автоматизирована загрузка данных из неё, необходимых для расчёта заработной платы.
- С информационно-управляющей системой производственно-хозяйственной деятельностью — автоматизирована выгрузка данных об отражении в бухгалтерском учёте сумм начисленной заработной платы, оценочных обязательствах и соответствующих налогах и взносах, а также загрузка данных о специфических начислениях и удержаниях, которые первоначально вводятся пользователями в «ИУС ПХД».
Общее число автоматизированных рабочих мест и количество одновременно работающих клиентов — 200. В системе 50 справочников, 35 видов документов и 50 отчётов. Количество вводимых документов день — 15.
«Специфика деятельности нашей компании заключается в том, что мы являемся крупной компанией (более десяти тысяч человек), в состав которой входят филиалы, занимающиеся самыми разными видами деятельности: добычей газа, строительством, транспортными перевозками, медицинским обслуживанием, обучением и т. д.», — говорит Сергей Меньшиков, генеральный директор «Газпром добыча Надым». По результатам обследования и анализа бизнес-процессов компании были сделаны следующие доработки по адаптации типового решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8»:
- настройка видов расчётов в пользовательской части;
- разработка нетиповых алгоритмов расчёта;
- учёт особенностей работы вахтового метода;
- расчёт оценочных обязательств по неиспользованным отпускам;
- разработка отчётности по использованию рабочего времени;
- разработка отчётности по фонду заработной платы и социальным выплатам;
- автоматизация форм отраслевой отчётности.
Управление проектом осуществлялось на двух уровнях в соответствии с функциями и сферами ответственности:
- уровень высшего руководства проектом (стратегический и оперативный уровень управления);
- уровень ответственных за выполнение участков проектных работ (рабочий уровень управления).
Такой подход обеспечил согласованность в работе различных специалистов, позволил осуществлять контроль исполнения работ и, в конечном счёте, привёл к качественному и своевременному исполнению проекта.
Создано единое информационное пространство для работников отдела организации труда и заработной платы, планово-экономического отдела и специалистов по расчёту заработной платы в условиях территориальной распределённости предприятия. Обеспечена работа в современной информационной системе, отвечающей всем требованиям «Газпром добыча Надым» и обеспечивающей целостность учётных данных, используемых кадровыми и управленческими службами в администрации и филиалах.
Создание единого информационного пространства предприятия позволило унифицировать и упорядочить кадровую документацию, сократить трудоёмкость рутинных операций и избавиться от многократного ввода информации. Компания «Газпром добыча Надым» повысила надёжность и достоверность кадровой информации, получила возможность своевременно формировать необходимую аналитическую отчётность в требуемых разрезах, что в совокупности способствовало повышению эффективности деятельности предприятия в целом.
Количественные результаты проекта:
- время расчёта заработной платы в подразделениях сократилось на 60%;
- получение регламентированной отчётности ускорилось на 80%;
- время подготовки отчётности по фонду заработной платы и социальным выплатам сократилось на 90%.
