Частное профессиональное образовательное учреждение «Авиашкола Аэрофлота» автоматизировало административно-хозяйственную, учебную, финансовую и отчётную деятельность. Проект выполнен на базе программного решения «1С:Общеобразовательное учреждение». Автоматизация охватила учебную деятельность, учёт взаиморасчётов с учащимися, делопроизводство и обработку внутренних приказов, учёт аттестации и кадровый учёт. В результате время регистрации одного учащегося сократилось до 5 минут, снизилась рутинная нагрузка на преподавательский и административный персонал, повысилась общая эффективность рабочих процессов. В пять раз ускорились процедуры комплектования групп, благодаря чему количество упущенных клиентов было сведено практически к нулю. Благодаря унификации в 6 раз сократилось количество печатных форм.
«Авиашкола Аэрофлота» более 40 лет поставляет лётные кадры для ведущей авиакомпании России. В её стенах готовят пилотов, бортпроводников, диспетчеров, авиамехаников. Учреждение входит в деятку лучших учебных центров IATA в Европе, имеет статус центра сертифицированного обучения «Росавиации». Общая численность педагогического состава достигает 600 человек. Ежемесячно в «Авиашколе Аэрофлота» формируется от 300 до 640 учебных групп по более чем 200 различным курсам и выпускается 3000—4800 специалистов.
Цель проекта — оптимизация управления образовательной, делопроизводственной, финансовой и хозяйственной деятельностью учреждения. Для её достижения необходимо было решить следующие задачи:
- упорядочить ключевые бизнес-процессы учреждения;
- синхронизировать документооборот во всех территориальных и структурных подразделениях организации;
- оптимизировать трудозатраты персонала путём снижения рутинной нагрузки;
- добиться максимальной прозрачности взаиморасчётов с учащимися;
- ускорить процедуры формирования учебных групп;
- повысить оперативность подготовки финансовой отчётности.
Раньше учёт сведений о группах и преподавателях вёлся в информационной системе, функционала которой было недостаточно для осуществления контроля уникальности записей. В различных подразделениях учреждения дублировались одни и те же процессы регистрации сведений об учащихся и подготовки документов. Это негативно сказывалось на эффективности использования рабочего времени административного персонала. Обмен данными между отделами учреждения осуществлялся недостаточно быстро, в результате чего возникали задержки в работе с клиентами. Обучение в «Авиашколе Аэрофлота» ведётся непрерывно, постоянно запускаются курсы различной тематики и продолжительности, осуществляется потоковая регистрация договоров с юридическими и физическими лицами. Поэтому необходимо было снизить время делопроизводственных процедур до минимума. С этой целью было принято решение внедрить систему автоматизации бизнес-процессов образовательного учреждения.
Для реализации проекта была выбрана система «1С:Общеобразовательное учреждение», поскольку она обеспечивает комплексную автоматизацию административно-хозяйственной, учебной, финансовой и отчётной деятельности организации. Система поддерживает учёт платных услуг, что имеет важное значение для частного образовательного учреждения. Сыграла свою роль и гибкость программного решения, позволяющая проводить обучение по индивидуальным траекториям и применять нестандартные алгоритмы формирования учебных групп. Проект охватил все основные управленческие функции и бизнес-процессы «Авиашколы Аэрофлота». Были автоматизированы следующие направления деятельности учреждения:
- учёт взаиморасчётов с учащимися;
- учебная деятельность;
- договорная деятельность;
- делопроизводство и работа с внутренними приказами;
- учёт аттестации;
- кадровый учёт.
Система «1С:Общеобразовательное учреждение» развернута на 50 рабочих местах сотрудников во всех территориальных подразделениях «Авиашколы Аэрофлота» (три в Москве и в Санкт-Петербурге).
Рис. Охват подразделений «Авиашколы Аэрофлота» и автоматизированные функции.
В ходе проекта было решено несколько уникальных задач:
- Реализация сложных взаиморасчётов с компанией «Аэрофлот». «Аэрофлот» — не только учредитель, но и основной заказчик услуг авиашколы. Приходящие от него специалисты учатся на целевых местах. И юридические основания взаимоотношений с ними значительно отличаются от типовых, регламентирующих порядок взаиморасчётов с учащимися от других организаций и физическими лицами. Все эти отклонения от стандарта удалось учесть в системе «1С:Общеобразовательное учреждение».
- Выстраивание чёткой системы сертификации и ведения учёта документов об образовании. Каждые из 200 с лишним курсов имеют свой уникальный пакет выходных документов: сертификаты, удостоверения, приложения с полученными оценками. Вариантов таких документов об образовании бесчисленное множество. Теперь процесс их подготовки и печати полностью автоматизирован, всё распечатывается из системы. Также в системе ведётся архив документов, учёт дубликатов, история выдачи документов, история обучения учеников. Если выпускник потерял сертификат, всегда можно по базе проверить, действительно ли он окончил «Авиашколу Аэрофлота», под каким номером был документ-оригинал, и выдать дубликат сертификата.
Специфика требований менеджеров «Авиашколы Аэрофлота» также потребовала специальных решений.
- Основным требованием коммерческого отдела было ускорение ввода документов для комплектования групп. Добиться поставленной цели позволила тесная интеграция блока формирования платных услуг с бухгалтерской программой. Теперь сотрудникам коммерческого отдела не надо писать запросы в бухгалтерию и дожидаться, пока там их заметят. Информация о зачислениях оперативно уходит в бухгалтерию, а из бухгалтерии быстро приходит акт об оплате.
- Для учебного отдела важно было ускорить выдачу документов об образовании и оптимизировать процедуру ведения журналов. По каждому из 200 уникальных курсов ведётся своё календарно-тематическое планирование. Для снижения рутинной нагрузки на преподавателей было решено распечатывать из системы журналы с заранее заполненными темами. Преподавателям остаётся только вносить плавающие даты занятий и оценки.
В результате автоматизации деятельности «Авиашколе Аэрофлота» удалось добиться следующих бизнес-эффектов.
- Повышение оперативности управления договорной деятельностью во всех территориальных подразделениях «Авиашколы Аэрофлота». Внедрение системы «1С:Общеобразовательное учреждение» упростило процедуру поточной регистрации договоров с юридическими и физическими лицами. Комплекты документов для заказчиков стали формироваться быстрее. Общее время регистрации одного учащегося сократилось до 5 минут.
- Пятикратное ускорение процедуры комплектования групп, благодаря чему количество упущенных клиентов было сведено практически к нулю.
- Упорядочение документооборота. Функция проверки уникальности физических лиц решила проблему дублирования информации в системе. Благодаря унификации в 6 раз сократилось количество печатных форм. Система дала возможность быстро формировать 20 самых ходовых видов документов об образовании. Использование готовых шаблонов в разы сократило время подготовки документации.
- Оптимизация процедуры составления расписания. Система позволила эффективнее распределять нагрузку на педагогический и административный персонал учреждения. Усовершенствовался контроль прохождения аттестации преподавателями.
- Повышение эффективности управления образовательной деятельностью. Внедрённое решение позволило систематизировать рабочие процессы учреждения. Перевод учебно-тематических планов в электронный вид избавил педагогов от необходимости из года в год вручную расписывать содержание каждого занятия.
- Снижение рутинной нагрузки на преподавательский и административный состав. Сократилось время выполнения бюрократических процедур. Часы, которые сотрудники «Авиашколы» ранее уделяли заполнению бумаг, теперь тратятся на выполнение более важных задач (учебных, управленческих, хозяйственных и т. д.).
- Повышение прозрачности взаиморасчётов с учащимися. Интеграция системы с «1С:Бухгалтерией 8» позволила автоматизировать процессы формирования начислений и загрузки сведений об оплате. Даже если учащийся производит оплату через терминал, информация о ней оперативно отражается в обеих системах. Плюс к этому, был полностью автоматизирован документооборот по коммерческой части. В любой момент можно распечатать все сведения о начислениях и денежных поступлениях по каждому обучающемуся.
- Улучшение контроля и учёта выдачи документов об образовании. Ускорилась регистрация поступлений документов об образовании и их выгрузка в федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении». Управление процессом списания документов об образовании также стало более быстрым и упорядоченным.
- Мгновенное формирование финансовой отчётности.
