Кейсы

ООО «Лингвистический центр «Диалог» (г. Санкт-Петербург) более шестнадцати лет занимается обучением детей, подростков и взрослых английскому, немецкому, финскому, французскому, испанскому, итальянскому, японскому и китайскому языкам.

Цель проекта: повысить скорость и качество работы сотрудников за счет автоматизации «проблемных» и рутинных задач с помощью «1С:Управление учебным центром».

Раннее для ведения списков клиентов, учета заявок и контроля посещаемости компания использовала «облачную» автоматизированную систему для учебных центров, расположенную на серверах производителя программы, и ежемесячно оплачивался доступ к системе. Сумма платежа не была фиксированной и зависела от количества студентов, внесенных в базу. Поскольку учет велся по двум центрам — ЛЦ «Диалог» и «Диалог.Kids», то с увеличением клиентской базы стоимость доступа к системе постоянно возрастала.

Возникали сложности с адаптированием системы под себя — из-за большой разницы во времени с разработчиками программы (5 часов) процесс общения, постановки задач и их сдачи затягивался. В связи с тем, что не все нюансы выявлялись сразу, а постепенно по мере работы и улучшения собственных бизнес-процессов, реализация каждого изменения в системе занимала продолжительное время. Также часть критически важных потребностей в текущей программе невозможно было автоматизировать ввиду технических ограничений системы.

С развитием центра, увеличением количества курсов и расширением штата преподавателей, возросло количество учеников и вместе с ним — нагрузка на сотрудников учебного центра. Требовалось автоматизировать задачи, отнимающие много ручного труда и из-за высокой нагрузки периодически приводящие к ошибкам расчетов.

Также принципиально важной задачей для учебного центра был переход на программное обеспечение, которое они могли бы разместить на своих мощностях и при этом имели возможность работать удаленно, как раньше.

В результате внедрения были получены следующие результаты:

1. Реализован автоматический расчет стоимости абонементов и графиков платежей в соответствии с бизнес-процессом компании. Администраторам не требуется вручную рассчитывать ежемесячные взносы, разносить их по графику, перепроверять цены за курсы — программа автоматически рассчитывает стоимость абонемента, график и количество платежей для каждого клиента.
2. Реализована система напоминаний о предстоящих платежах за неделю до наступления крайнего срока. Администраторы видят все напоминания на своем «рабочем столе» в программе и контролируют поступление оплат.
3. Реализован контроль сроков абонементов и договоров. Администраторы отслеживают те абонементы и договоры, которые заканчиваются в ближайшее время, и заблаговременно связываются с клиентами.
4. Реализованы печатные формы заявления, абонемента, договора, квитанции.

В МКОУ ДО «Тосненская школа искусств» города Тосно Ленинградской области автоматизировала управленческую деятельность на базе программного продукта «1С:Общеобразовательное учреждение».

Перед образовательной организацией стояло решение таких важных задач, как:

• >упорядочение сведений о контингенте,
• упорядочение приказов по контингенту,
• упорядочение сведений о проведении мероприятий,
• фиксация результатов творческой деятельности учащихся и преподавателей,
• упорядочение, доступность и полнота информации о педагогических кадрах.

По итогам внедрения представители школы отмечают: «Одним из важнейших результатов считаем возможность оперативно и качественно составлять разнообразные формы отчетов с использованием функционала программного продукта. Не менее важными результатами считаем упорядоченный учет контингента и приказов по их движению, учет сотрудников организации и оперативное получение необходимых выборок по педагогическому составу. На данных результатах мы не останавливаемся и продолжаем планомерную работу в направлении автоматизации нашей образовательной организации».

Подробное описание программного продукта: «1С:Общеобразовательное учреждение»

Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 61» города Чебоксары — одна из самых многочисленных школ города, располагающаяся в двух учебных корпусах, расстояние между которыми составляет 1,1 км. В школе обучаются 1804 человека в 66 классах, общее количество педагогических работников составляет 120 человек. Расписание составляют 2 заместителя директора, из них: один составляет расписание для 1-4 классов, а второй — для 5-11 классов.

До внедрения системы было невозможно составить единого расписания школы с учетом временных затрат на перемещение педагогов между зданиями.

Перед внедрением программы были учтены следующие исходные данные:

1-4 классы:

• возможность для класса учиться в одном корпусе в течение учебного дня (отсутствие переходов);
• 1 смена: 19 классов;
• 2 смена: 11 классов.

5-11 классы:

• 1 смена: 36 классов (основной и новый корпус).

На основании этих данных были сформулированы требования к реализации процесса составления автоматизированного расписания:

• единое расписание для двух корпусов, 1-11 классов;
• обучение в 1-4 классах в две смены, в 5-11 классах — в одну;
• работа части учителей в двух корпусах (перемещение по корпусам с учетом времени перемещения, один переход из корпуса в корпус).

В результате создано единое расписание для двух корпусов с учетом:

• наличия двух смен в 1-4 классах, одной — 5-11 классах;
• времени перемещения учителей по корпусам и отсутствием переходов для классов;
• запрета на использование «похожих» дисциплин в один день.

Общие трудозатраты по проекту: 205 часов.

Видеозапись «Учет перемещений между зданиями в программе «1С:Автоматизированное составление расписания. Школа»

Статья «Итоги апробации проекта по внедрению программного продукта«1С:Автоматизированное составление расписания. Школа" в СОШ 61 г. Чебоксары». 
Автор: Прокопьева Мария Владимировна, замдиректора по УВР МАОУ «СОШ №61» г. Чебоксары

Подробное описание программного продукта: 
«1С:Автоматизированное составление расписания. Школа»