Холдинг «Татнефть» построил систему электронного документооборота, охватившую 2500 рабочих мест в 22 подразделениях холдинга «Татнефть». Организован электронный обмен юридически значимыми документами с 73 внешними контрагентами. Система создана на основе решения «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервиса «1С-Такском». Основной объём документооборота переведён в электронный вид, сокращено время на формирование, согласование и подписание документов, значительно ускорился обмен документами внутри компании, реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов, к минимуму сведено время на ввод первичных данных в учётные системы предприятия. По экспертной оценке, благодаря внедрению системы электронного документооборота, затраты на работу с документами были сокращены на 25–30%. В ближайшее время руководство планирует тиражировать систему на все 160 предприятий холдинга.
«Татнефть» — одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. «Татнефть» занимает 5-е место в России по объёму добычи нефти. В составе производственного комплекса компании нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс и сеть АЗС. «Татнефть» ведёт добычу на 77 нефтяных месторождениях. Компании принадлежат пакеты акций ряда нефтехимических предприятий («Нижнекамскшина», Ефремовский завод синтетического каучука, «Нижнекамсктехуглерод»). Количество сотрудников — более 20 тыс. человек.
Основной целью проекта стало сокращение временных и финансовых издержек на обработку первичных учётных документов и переход на безбумажный юридически значимый документооборот как между подразделениями компании, так и с внешними контрагентами.
Основные задачи проекта:
- сокращение времени на поиск, согласование, подписание документов;
- унификация бизнес-процессов электронного документооборота внутри компании;
- исключение человеческого фактора, а также утери или порчи документов;
- минимизация трудозатрат на сортировку и подшивку документов;
- оптимизация затрат на закупку канцелярских товаров и курьерские услуги.
Материально-техническим обеспечением предприятий холдинга занимается компания «Татнефтеснаб», которое взаимодействует с десятками тысяч поставщиков, приобретает необходимые материалы, оборудование и передаёт их в подразделения. Для оформления этих операций необходимо формировать, согласовывать, подписывать и отражать в учёте сотни тысяч документов: договоров, соглашений, накладных, счетов-фактур, актов и т. д . Оперативная обработка такого значительного объёма документации невозможна без современных инструментов, способных обеспечить быстрый обмен данными между сторонними организациями и всеми подразделениями компании.
Для того чтобы повысить эффективность деятельности предприятия, руководством компании «Татнефть» было принято решение внедрить систему электронного документооборота (ЭДО), которая позволила бы ускорить формирование, согласование и подписание этих документов. Необходимо было стандартизировать и автоматизировать цепочки согласования документов, обеспечить подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью, организовать оперативный обмен подписанными документами как внутри компании, так и со сторонними контрагентами.
Для создания системы электронного документооборота были выбраны решения «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Клиент ЭДО», которые объединили в одну систему «ЭДО-Татнефть» и интегрировали с учётными системами предприятия, прежде всего с ERP-системой. Система «1С:Документооборот 8 КОРП» используется как для обмена неструктурированными документами внутри компании, так и структурированными первичными учётными документами между подразделениями и с внешними контрагентами.
Передача внешних электронных документов в ЭДО организована через веб-сервисы, по которым также передаётся нормативно-справочная информация и статусы электронных документов. Определение маршрутов согласования происходит автоматически, исходя из договора (с внешними контрагентами через сервис «1С-Такском») или соглашения (между подразделениями). Для адресной доставки электронных документов до конкретного получателя реализованы дополнительные поля, которые содержат сведения об адресации места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним.
Внутренние форматы электронных документов также проходят процесс согласования и подписания (с помощью механизма усиленной квалифицированной подписи) и распределяются по подразделениям через «1С:Документооборот 8 КОРП», но организация обмена электронных документов через оператора не происходит.
Архитектура системы ЭДО холдинга «Татнефть».
Система электронного документооборота «ЭДО-Татнефть» развёрнута на 2500 рабочих местах. К системе были подключены 22 подразделения холдинга «Татнефть» и 73 предприятия — стратегических партнёра компании. Ориентировочный совокупный объём внутренних и внешних документов, переведённых в электронный формат, составляет более 250 000 документов — накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры, акты приёма-сдачи выполненных работ (Н-А4). В согласовании документов участвуют около 2500 пользователей, а подписантов — более 200.
Система продолжает активно развиваться: идёт постоянный рост количества контрагентов, с которыми организован юридически значимый электронный документооборот; расширяется перечень форматов электронных внутренних документов; используются произвольные электронные документы (ПЭД) в связке с электронными первичными бухгалтерским документами.
Уникальная черта проекта — объединение систем на платформе «1С»: «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Клиент ЭДО». Такой набор тиражных решений для обмена первичными учётными документами был впервые в России применён на этом проекте, что позволило объединить в единое целое и унифицировать процесс внутреннего документооборота и обмен юридически-значимыми документами, поток структурированных первичных учётных документов и неструктурированных внутренних документов компании. Особенностью реализации проекта также является разработка внутренних форматов электронных первичных учётных документов (М-15, Н-А7) и организация обмена между подразделениями компании в «1С:Документооборот 8 КОРП» без участия оператора ЭДО.
Отличительной чертой проекта является масштабность проекта, в контур которого вошли 22 структурных подразделения холдинга «Татнефть», которые расположены в разных городах Республики Татарстан. Создание системы электронного документооборота включало следующие этапы:
- Первый этап — пилот. Для пилотного внедрения системы было определено управление «Татнефтеснаб», занимающееся материально-техническим обеспечением подразделений компании «Татнефть», и сервисная компания «ТМС-Групп», входящая в нефтесервисный холдинг «ТАГРАС».
- Второй этап — тиражирование. На данном этапе проекта к системе электронного документооборота с управлением «Татнефтеснаб» были подключены 73 предприятия, входящие в группу холдинга «ТАГРАС».
- Третий этап — организация обмена электронных документов внутри холдинга. На данном этапе были разработаны и утверждены форматы электронных документов: форма М-15 «Накладная на отпуск материалов структурным подразделениям» и форма Н-А7 «Акт приемки-передачи выполненных (оказанных услуг) структурному подразделению».
На реализацию трёх этапов запуска системы электронного документооборота в холдинге «Татнефть» потребовалось 8,5 месяцев.
В результате выполнения проекта:
- создана единая информационной база по электронным первичным документам;
- настроен оперативный обмен документами как со сторонними контрагентами, так и внутри компании;
- унифицированы процессы согласования документов;
- обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей: каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчётных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия.
Информационная система электронного документооборота стала системой корпоративного уровня, которая позволяет повысить эффективность деятельности компании. Использование усиленной квалифицированной подписи для обмена накладными между подразделениями компании позволило значительно сократить объём внутреннего бумажного документооборота и уменьшить время на подготовку и предоставление документов налоговым органам. Ускорилось согласование документов. В системе настроены типовые цепочки для согласования каждого типа документа и подразделений компании — сегодня таких цепочек более 400.
Значительно уменьшилось количество ручных операций и ошибок при вводе в систему первичных документов и проверке входящих бумажным документов. В том числе удалось избежать ручной сверки документации благодаря распределённой системе ввода документов по местам инициирования хозяйственных операций. По экспертной оценке, благодаря внедрению системы электронного документооборота затраты на работу с документами были сокращены на 25–30%.
