«Единый институт развития в жилищной сфере», созданный на базе «Агентства ипотечного жилищного кредитования», построил единое казначейство на платформе «1С:Управление холдингом», обеспечивающее централизованное управление финансовыми потоками организаций группы компаний в режиме реального времени. Особенность проекта — комплексный подход к решению задач автоматизации бизнес процессов: от разработки методологической базы до создания информационной инфраструктуры. Проект выполнялся совместно с компанией KPMG, эксперты которой принимали участие как на этапе разработки методологии, так и на всех последующих этапах проекта, вплоть до передачи системы в промышленную эксплуатацию. В результате более чем на 50% сократились трудозатраты на формирование бюджета движения денежных средств (консолидированного и по организациям), повысилась эффективность контрольных процедур при осуществлении платежей и время на их выполнение сократилось на 50–70%, автоматизированы ручные операции при учёте финансовых инструментов.
«Агентство ипотечного жилищного кредитования» (АИЖК) — акционерное общество со 100% государственным капиталом, созданное по решению Правительства РФ в рамках реализации приоритетного национального проекта «Доступное и комфортное жильё гражданам России». В 2015-м году на базе АИЖК создан «Единый институт развития в жилищной сфере». В него также вошли «Агентство финансирования жилищного строительства», «Страховая компания АИЖК» и «Фонд содействия развитию жилищного строительства». В 2017 году «Фонд содействия развитию жилищного строительства» был ликвидирован.
Цель проекта — повышение эффективности управления финансовыми ресурсами организаций, входящих в «Единый институт развития в жилищной сфере», а также:
- сокращение трудоёмкости формирования БДДС, выполнения контрольных процедур при осуществлении платежей, учёта финансовых инструментов;
- организация эффективного сопровождения и поддержки информационных систем, в том числе за счёт управляемого аутсорсинга.
Задачи проекта:
- разработка нормативно-методологической базы функционирования единого казначейства «Единого института развития в жилищной сфере»;
- стандартизация применяемых ИТ-решений и внедрение в организациях, входящих в состав «Единого института развития в жилищной сфере», продукта класса CPM;
- сокращение числа информационных систем и построение единого информационного пространства за счёт комплексной интеграции компонентов ИТ между собой и с внешними информационными системами;
- формирование финансовой отчётности на базе единой информационной базы как по группе компаний, так и по отдельным организациям, повышение эффективности учётных процессов и процессов управления финансовыми ресурсами;
- автоматизация бизнес-процессов, связанных с подготовкой и ведением платёжного графика как в разрезе каждой компании, так и консолидированного платёжного графика с учётом финансовых операций;
- автоматизация бизнес-процессов, связанных с учётом финансовых операций как в разрезе каждой организации, так и консолидированно по группе компаний;
- автоматизация бизнес-процесса работы с договорами: снижение трудозатрат на ведение договоров учёта за счёт автоматизации контроля выполнения условий договоров, дебиторской/кредиторской задолженности, соблюдения сроков предоставления первичных документов.
В 2016 году «Агентство ипотечного жилищного кредитования» завершило масштабную трансформацию, связанную с созданием «Единого института развития в жилищной сфере» – структуры, позволяющей сформировать полный цикл государственной поддержки: от обеспечения жилищного строительства земельными ресурсами до формирования платёжеспособного спроса на жильё. Трансформация была направлена на повышение управляемости компаний группы, оптимизацию затрат, наращивание необходимых внутренних компетенций и адаптацию ИТ-инфраструктуры под новые требования.
На момент старта проекта в организациях, входящих в состав «Единого института развития в жилищной сфере», использовались разрозненные программные продукты. Часть из них требовала модернизации, часть — трудоёмкой поддержки. Не были автоматизированы или слабо автоматизированы ряд ключевых бизнес-процессов. Основной учётной системой, используемой для автоматизации казначейской функции управляющей компании, являлась значительно кастомизированная система, созданная на базе продукта «1С:Консолидация», морально устаревшая и исчерпавшая возможности дальнейшей модернизации. Управленческая отчётность готовилась с помощью MS Excel, отчёты, предусмотренные в используемых системах, не покрывали информационную потребность бизнес-пользователей.
Рис.1. Схема формирования отчётности по группе компаний до старта проекта
В качестве базы для создания новой информационой системы единого казначейства было выбрано тиражное решение «1С:Управление холдингом» — продукт класса CPM (Corporate Performance Management), наилучшим образом соответствующий предъявленным функциональным требованиям и позволяющий развивать информационную систему в соответствии со стратегическими целями бизнеса компании. Система автоматизировала бизнес-функции, представленные на рисунке 2.
Рис. 2. Функциональная архитектура системы
Функциональные требования, предъявляемые к системе, потребовали модификации тиражного решения, но все доработки проводились с максимальным сохранением ядра «1С:Управление холдингом», не затрагивая основные объекты типовой конфигурации, штатные механизмы и методические модели базового ПО. Об этом свидетельствуют результаты экспертизы, проведённой в рамках авторского надзора экспертами фирмы «1С».
Информационая система единого казначейства интегрирована с прочими системами «Единого института развития в жилищной сфере»:
- локальные базы организаций «Единого института развития в жилищной сфере» на платформе «1С:Предприятие»;
- системы сторонних разработчиков:
- СЭДО (система электронного документооборота) — выгрузка данных по заявке на проведение закупки, загрузка статуса согласования заявки, загрузка реквизитов подписанного договора;
- ЦФТ (система управления операциями по закладным) — выгрузка сводных данных о расходе денежных средств в части закладных;
- ЕИС (система автоматизации ипотечной деятельности) — загрузка данных о выкупе закладных;
- системы клиент-банк — выгрузка платёжных поручений, загрузка выписки банка;
- сайт moex.com — импорт котировок ценных бумаг, размещаемых на сайте ММВБ;
- Flextera (система автоматизации бэк-офисной деятельности финансовой организации) — выгрузка котировок ценных бумаг, загрузка отчётов брокера, договоров, графиков платежей и данных о движении ценных бумаг;
- ЕИСУРД (MDM-система и интеграционная шина) — обмен данными и общекорпоративной НСИ.
Рис. 3. Схема интеграционного взаимодействия систем «Единого института развития в жилищной сфере»
В информационной системе зарегистрировано более 300 пользователей, количество одновременных подключений около 100. В качестве основного способа доступа пользователей к базам данных используется доступ по технологии тонкого клиента. Также обеспечивается доступ по технологии веб-клиента с использованием интернет-браузера.
При создании системы единого казначейства были учтены перспективы дальнейшего развития ИТ-системы: управление договорами, управление закупками, бюджетирование, МСФО, переход на Единый план счетов НФО. Целевая архитектура системы с учётом перспектив её развития представлена на рисунке 4.
Рис. 4. Целевая архитектура системы «Единого института развития в жилищной сфере»
Созданию автоматизированной системы предшествовала большая методологическая работа, которая включала в себя анализ структуры компании, изучение текущего состояния казначейской функции и степени зрелости бизнес-процессов, выявление проблемных участков и формирование способов преодоления, разработку проектов внутренних документов, регламентирующих деятельность единого казначейства (положение о едином казначействе, альбом моделей целевых бизнес-процессов и регламенты их выполнения), а также подготовку рекомендаций по выбору платформы и требований к системно-технической инфраструктуре.
В ходе проекта автоматизированы функции, нетиповые для типовой системы «1С:Управление холдингом»:
- ведение учёта ценных бумаг в аналитике, необходимой для формирования отчётности профессионального участника рынка ценных бумаг;
- автоматическая загрузка результатов торгов с биржи (котировки, отчёты брокера в различных форматах);
- ведение учёта финансовых инструментов в разрезе источников финансирования, условий размещения;
- использование электронной подписи на всех этапах согласования заявки на оплату;
- планирование в разрезе договоров, формирование графиков платежей по договору с учётом этапности договора, контроль исполнения бюджета по договору на разных этапах жизненного цикла договора;
- динамическая настройка формирования БДДС под специфику деятельности каждого подразделения.
Основной результат проекта — упорядоченная и налаженная работа централизованного казначейства в едином информационном пространстве с использованием современных средств автоматизации, основанная на формализованных регламентах выполнения казначейских бизнес-процессов. Специалисты «Единого института развития в жилищной сфере» получили высокоэффективный оперативный инструмент принятия решений:
- автоматическая проверка графика платежей по договору, доступного остатка лимита по договору и по статье бюджета ещё на этапе формирования заявки на осуществление платежа исключает возможность превышения лимитов по утверждённым статьям бюджета, что позволило более оперативно управлять денежными средствами. В результате время выполнения контрольных процедур за расходованием лимита в целях закупочных процедур уменьшилось на 70%;
- в несколько раз снизились трудозатраты на осуществление контроля выполнения условий договоров, дебиторской/кредиторской задолженности;
- время подготовки смет к платёжному графику сократилось на 1 рабочий день в связи с возможностью автоматического их заполнения на основании графиков платежей договоров;
- появилась возможность оперативно выполнять согласование документов при поступлении оповещения на электронную почту;
- консолидированный бюджет движения денежных средств по организации, по группе компаний, отчётность об исполнении бюджета формируются автоматически в считанные минуты, а аналитические возможности новой системы значительно шире тех, которые были доступны в исторических системах и MS Excel;
- оперативность и информативность отчётности, формируемой в системе, возросла на порядок, это позволяет более оперативно планировать деятельность группы компаний для достижения заданных целей.
Эффективное взаимодействие с банками с использованием электронной цифровой подписи при заверении платёжных поручений, прямой обмен электронными данными с банком с использованием технологии DirectBank обеспечивает увеличение безопасности платёжных операций. Трудозатраты на отправку платежей, загрузку и обработку выписки банка сократились на 50%.
Новые функциональные возможности блока управления финансовыми инструментами (автоматическая загрузка сделок с терминалов биржевых торгов, автоматическая актуализация сведений о суммах процентов, возможность установления и контроля соблюдения лимитов на риски, ведение финансовых инструментов в разрезе источников финансирования, интеграция с системой учёта операций с ценными бумагами) обеспечили повышение эффективности учётных процессов и процессов управления финансовыми ресурсами.
Следует отметить высокий уровень вовлечённости топ-менеджмента в проект: заместители генерального директора, руководители направлений были задействованы во встречах по анализу бизнес-процессов, проектированию системы и согласованию предоставленных документов, отвечали на вопросы, предоставляли запрошенную информацию, принимали решения в спорных моментах, касающихся бизнес-процессов.
При обучении работе с новой системой ключевым специалистам АИЖК демонстрировалось, как организована система, ее функциональность, как проходят знакомые им бизнес-процессы, загружаются данные, формируются отчеты. Группа внедрения системы старалась максимально облегчить конечным пользователям переход к работе с новым продуктом, поэтому использовала все методики, доступные в области обучения и поддержки: очное обучение в режиме семинаров, непосредственное обучение ключевых пользователей на рабочих местах, готовились обучающие ролики, операционные инструкции, обеспечивалась поддержка по горячей линии по телефону, а также очная поддержка консультантов.
Во время запуска системы в промышленную эксплуатацию было организовано несколько уровней техподдержки, чтобы сотрудники в режиме онлайн могли консультироваться по всем вопросам, которые возникают при самостоятельной работе с системой. При этом существенная часть инцидентов устранялась консультантами первой линии поддержки в кратчайшие сроки без привлечения разработчиков. Тем самым высококвалифицированные специалисты могли сосредоточиться на действительно сложных проектных задачах.
Все обращения пользователей или инициированные специалистами службы поддержки пользователей регистрировались в системе управления инцидентами, классифицировались по функциональному направлению, назначался исполнитель. В процессе управления жизненным циклом каждого инцидента производился контроль соблюдения нормативных сроков его исполнения, что позволило выполнить проект в согласованные сроки. Еженедельно осуществлялся мониторинг эффективности работы с инцидентами. В настоящее время осуществляется сопровождение и развитие системы с использованием технологий сопровождения, выработанных на этапе внедрения.
