Компания «ТехноНИКОЛЬ Торговые Системы» существенно расширила функциональность существующей в компании системы управления продажами и взаимоотношениями с клиентами на базе тиражного решения «1С:Управление торговлей» ред. 11, а также централизовала работу франчайзи-партнёров компании в единой базе. Количество рабочих мест увеличено на 350 пользователей. Реализация проекта позволила компании «ТехноНИКОЛЬ Торговые Системы» вести учёт услуг производственного характера, сократить транспортные расходы на 7—10%, издержки на закупку готовых товаров уменьшить на 15%, оптимально распределять расходы на маркетинговые мероприятия, а также объединить в единой информационной базе всех франчайзи-партнёров.
Компания «ТехноНИКОЛЬ Торговые Системы» — торговая компания, специализирующаяся на продаже строительных материалов и инструментов для промышленного, гражданского и частного домостроения. Компания занимает одно из лидирующих мест среди поставщиков товаров для строительства и ремонта. Имеет 130 торговых отделений в РФ, Белоруссии, Казахстане, Украине, в её каталоге 11 000 товарных позиций и более 700 ведущих брендов. Количество сотрудников — более 1000.
Цели проекта:
- минимизировать затраты на планирование графиков работы сотрудников;
- исключить возможность появления «потерянных задач»;
- минимизировать издержки на закупку готовых товаров;
- минимизировать время на подготовку документов по организации строительного производства;
- минимизировать время ожидания клиентом ответа;
- минимизировать затраты на доставку товаров клиентам и общее количество перевозок клиенту.
Задачи:
- оптимизировать работу call-центра;
- оптимизировать работу пользователей в области продаж, логистики, управления складскими запасами;
- обеспечить возможность проведения оперативного анализа работы сотрудников и в случае необходимости личного контроля вышестоящего руководства над особо важными проектами;
- обеспечить возможность учёта услуг производственного характера;
- минимизировать трудозатраты на учёт маркетинговых мероприятий в системе;
- обеспечить возможность отслеживания и анализа источника поступления заказов;
- обеспечить возможность учёта бонусов и индивидуальных скидок;
- обеспечить возможность расчёта и контроля плановой маржи в коммерческом предложении и заказе клиента;
- оптимизировать распределение оплат клиента по заказам, минимизировать время завершения заказа;
- объединить партнёров-франчайзи в единую информационную базу с общей НСИ и разграничением ценовой политики.
На момент старта проекта в компании работала система «1С:Управление торговлей», которая закрывала основную часть важных функций корпорации. Однако, отслеживание заказов клиентов, составление маршрутов доставки, расчёт порядка отгрузок клиентам, отражение информации о маркетинговых мероприятиях, взаимоотношениях с поставщиками требовало достаточно высоких трудозрат. Было затруднительно получить информацию по заказам клиентов, отслеживанию товаров, взаиморасчётам с покупателями и поставщиками в необходимом для анализа объёме. Развитие взаимоотношений с франчайзи-партнёрами привело к необходимости объединения сети партнёров в единой информационной базе. При получении прайс-листа от поставщика, сотрудники отдела закупок вручную актуализировали информацию по товарам и ценам в системе. Существующие обмены между внешними порталами и внутренними системами не удовлетворяли потребностям бизнеса, что увеличивало трудозатраты на перенос необходимой информации. Было затруднительно отследить источник поступления заказа клиента для дальнейшего анализа и планирования расходов на рекламу и проведение маркетинговых мероприятий, что приводило к высоким расходам в этой области деятельности.
Компании «ТехноНИКОЛЬ Торговые Системы» требовалось расширение функциональности и модернизация системы управления продажами и взаимоотношениями с клиентами.
Система управления продажами и взаимоотношениями с клиентами компании «ТехноНИКОЛЬ Торговые Системы» построена на базе тиражного решения «1С:Управление торговлей», ред. 11. В рамках проекта было проведено существенное расширение функциональности существующей системы.
Работа франчайзи-партнёров компании централизована в отдельной информационной системе — также на базе «1С:Управление торговлей» ред. 11, в которую из ядра системы управления продажами выгружаются НСИ и сведения о ценовой политике. В базе франчайзи-партнёров настроено разграничение доступа к данным в рамках организации с использованием штатного механизма разделения данных.
Реализован механизм интеграции с Яндекс.Картами, который позволяет пользователю, не выходя из системы, в удобном графическом виде получать информацию о пути доставки товара с места погрузки до места разгрузки. Для этого в форме «Распределения товаров по отгрузкам» было добавлено поле, в которое выводится карта региона, на которой пользователь может быстро просматривать точки погрузки, разгрузки, рассчитывать стоимость доставки продукции в зависимости от расстояния, отображать графически бизнес-регионы, и настраивать под них стоимостные расходы, тем самым подбирая наилучший способ доставки товаров конечному потребителю как по затратам на доставку, так и по времени.
В компании имеется множество решений, с которыми требовалось обеспечить интеграцию. Информационая система интегрирована с системой автоматизации работы контакт-центров «Oktell». Разработан механизм обмена с системой e-commerce, позволяющий выгружать в шину информацию об ассортименте номенклатуры, складах, актуальных розничных ценах (только изменения цен), информацию о партнёрах, доступных действующих соглашениях и ценах для партнёра, цены доставки в различные зоны регионов, остатки номенклатурных позиций в разрезе складов, заказы клиентов, а также признаки доступности товаров и минимальные сроки поставки. Доработка позволяет передавать актуальную информацию на портал, а также в другие требуемые источники. Схематично взаимосвязь между решениями представлена на рисунке.
Взаимосязь между системой управления продажами и остальными информационными системами компании
Объём базы более 2,5 Тб. Сервер базы данных развёрнут на Microsoft SQL Server. Число автоматизированных рабочих мест 1100.
Следует выделить размер и территориальную распределённость компании: компания «ТехноНИКОЛЬ Торговые Системы» — это крупнейший российский строительный холдинг с представительством во всех регионах РФ, а также Белоруссии, Казахстане, Украине. Сложность проекта также обусловлена большим объёмом информационной системы и количеством сотрудников, одновременно работающих в базе данных.
Также сделано множество доработок типовой системы «1С:Управление торговлей» ред. 11. Был разработан механизм переадресации задач с автоматическим поиском замещающих лиц на разные промежутки времени. Так же был разработан кастомизированный механизм согласования документов «Заказ клиента», запрещающий проводить отгрузки клиентам по заказам, не удовлетворяющим требованию минимальной маржинальности без дополнительного согласования с руководством.
Разработан механизм логирования выполнения всех регламентных заданий с расширенной отчётностью о статусах выполнения того или иного задания, так же реализована возможность рассылки заинтересованным лицам информации о выполнении интересующих заданий в разрезе даты запуска, времени исполнения, полученных результатах и возникших ошибках.
В области производства и учёта услуг производственного характера были разработаны следующие механизмы:
- регистрации плановой и трансфертной себестоимости на основе дополнительных видов цен;
- колерования продукции, который позволяет оказывать услугу по колеровке, а также учитывать затраченные материалы в заказе клиента;
- процесс «Заявка на расчет», позволяющий выполнять предварительный расчёт затрат компании по реализации планируемых работ, конвертировать расчёты в заказы клиентов, оценивать потребности в данном сервисе того или иного сегмента клиента;
- учёт переработки давальческого сырья сторонними организациями.
В рамках организации строительного производства была произведена доработка существующего механизма таким образом, что у конечных пользователей появилась возможность введения нескольких спецификаций в сделках на строительство, изменения вариантов обеспечения при продажах по проекту строительства, автозаполнения и исключения заполнения различных спецификаций в строках заказа клиента, а также заполнения товаров и цен в зависимости от выбранной спецификации.
Из доработок в области управления продажами, логистикой и складами следует выделить механизм распоряжений на базе нового документа «Распоряжение на отгрузку». Основная задача механизма заключается в предоставлении клиенту консолидированной информации по состоянию реализации заказанных товаров, начиная от даты формирования заказа клиента.
В области закупок и управления отношениями с поставщиками следует отметить автоматизацию загрузок прайс-листов с помощью механизма веб-сервиса. Основной задачей было создание универсального способа, который позволил бы получать актуальные данные о ценах с сайтов поставщиков. Для этого был создан веб-сервис, с которым связан справочник «Правила обмена с партнерами» с настраиваемыми полями, в которые можно в ручном режиме прописывать ожидаемые форматы представления ответов от конкретного сайта конкретного поставщика. После настройки веб-сервиса пользователи получили возможность получить актуальные данные о ценах товаров по нажатию одной кнопки в документе «Регистрация цен поставщиков».
Из доработок функциональной области «продажи (сбыт), сервис, маркетинг» необходимо выделить разработку собственной подсистемы скидок и подарочных сертификатов на базе типового механизма скидок. Функционал позволяет гибко настраивать условия предоставления скидок и подарочных сертификатов, регулировать срок действия. Бонусная программа лояльности ранжируется в зависимости от сегмента партнёра. Механизм включает в себя также подсистему оповещений о начисленных, списанных бонусах, о дате сгорания, механизм SMS-подтверждения оплаты заказа бонусами или сертификатом, а также блок отчётов по накопленным и использованным бонусам в разрезе отгрузочных документов. Подсистема бонусных баллов и сертификатов учитывает возвраты товаров и частичную отгрузку. В рамках доработки также реализован обмен с порталом посредством веб-сервисов, что позволяет клиенту оперативно получать информацию о бонусном счёте. Информация о начисленных и списанных бонусах и сертификатах в разрезе реализаций и товарных групп выгружается в бухгалтерскую систему, что позволяет оперативно получать информацию о взаиморасчётах клиента, а также выполнять классификацию товарных групп.
В рамках проекта стандартизованы процессы электронного и дистанционного обучения конечных пользователей, которое реализовано через базу знаний на портале компании. Все изменения описываются и сохраняются в базе данных на сайте, что позволяет конечным пользователям максимально оперативно ознакомиться с внесёнными изменениями, а также восстанавливать цепочки доработок, если возникает необходимость вернуться к более раннему варианту.
уменьшены издержки на закупку готовых товаров
сокращено время подготовки документов для строительного производства
сокращены транспортные расходы
В результате выполнения проекта удалось достичь следующих результатов:
- механизм переадресации задач с автоматическим поиском замещающих лиц на разные промежутки времени позволил исключить возможность появления «потерянных задач»;
- издержки на закупку готовых товаров уменьшены на 15%;
- за счёт доработки блока строительного производства время на подготовку документов в этой области сократилось на 25%;
- улучшено качество обслуживания, за счёт оптимизации работы call-центра;
- минимизированы транспортные расходы, сокращение достигло 7—10%;
- появилась возможность учитывать услуги производственного характера;
- в области продаж, логистики, управления складскими запасами были разработаны рабочие места, позволяющие пользователям в одной точке системы получать консолидированную информацию по заказам клиентов, местонахождению товаров;
- за счёт своевременного и достоверного отслеживания источника поступления заказа от клиента появилась возможность анализировать и максимально выгодно расходовать средства на рекламу и маркетинговые мероприятия;
- разработанная собственная подсистема лояльности позволяет вести учёт бонусов и индивидуальных скидок;
- кастомизированный механизм согласования документов «Заказ клиента» позволяет проводить автоматический контроль минимальной плановой маржи;
- франчайзи-партнёры объединены в единой информационной базе с разграничением ценовой политики.
