Компания «Воронеж-Аква» построила систему учёта и распределения по проектам рабочего времени сотрудников на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Разработан механизм распределения и ролевого согласования трудозатрат каждого сотрудника руководителями подразделений и проектов. Основная особенность проекта — это создание функционала со сложной многоуровневой ролевой моделью согласующих. В ходе проекта оптимизирован процесс согласования фактически отработанного времени сотрудников по проектам, а также налажен мониторинг отражения трудозатрат сотрудников «Воронеж-Аква» в разрезе проектов. В результате стало возможным более точно фиксировать фактические расходы на оплату труда.
«Воронеж-Аква» — инжиниринговая компания, признанный эксперт в области комплексного решения вопросов водоподготовки и водоочистки промышленных и гражданских объектов. С момента основания в 1995 году «Воронеж-Аква» реализовала более 200 проектов. Компания имеет 6000 м² производственных площадей, а также инжиниринговые центры в Воронеже, Москве, Санкт-Петербурге, Челябинске, Ангарске. В компании работают более 450 сотрудников.
Цели проекта:
- оптимизировать процесс согласования проектных трудозатрат между руководителями подразделений и руководителями проектов;
- сократить время распределения и согласования трудозатрат сотрудников по проектам.
Задачи проекта:
- автоматизировать распределение трудозатрат сотрудника по проектам;
- автоматизировать формирование общей отчётной информации для анализа по исполнению и дисциплине в части распределения и согласования трудозатрат сотрудников по проектам;
- более точно фиксировать фактические расходы на оплату труда.
Деятельность инжиниринговой компании «Воронеж-Аква» основана на проектном подходе, при этом трудозатраты сотрудников подразделений относятся к нескольким проектам в течение отчётного периода. До старта проекта учёт трудозатрат осуществлялся в компании в ручном режиме с помощью таблиц в MS Excel. Однако без автоматизированного многоуровневого ролевого механизма согласования трудозатрат нельзя точно фиксировать фактические расходы на оплату труда по каждому производственному проекту компании.
Руководство организации приняло решение инициировать разработку нового многоуровневого ролевого механизма распределения и согласования трудозатрат сотрудников подразделения.
Для создания системы распределения и согласования трудозатрат по проектам в «Воронеж-Аква» было выбрано решение «1С:Документооборот 8 КОРП», которое на момент старта проекта уже использовалось в компании. На базе готовых шаблонов маршрутизации комплексных бизнес-процессов создано решение для использования во всех подразделениях компании и согласования всеми руководителями проектов (рис. 1).
Была выполнена интеграция между «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8», которая обеспечила регистрацию фактических трудозатрат по каждому сотруднику для дальнейшего их распределения по проектам.
Масштаб проекта охватывает 5 инжиниринговых центров «Воронеж-Аква». Построенная система позволила обеспечить распределение и согласование фактически отработанного времени по проектам более 254 сотрудников в оперативные сроки.
Особенность системы — построение взаимодействия «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8»: получение системой документооборота общей информации по трудозатратам и возврат распределённых и согласованных по проектам сводных данных по трудозатратам.
Отличительной характеристикой проекта является сложная многоуровневая ролевая модель согласующих, с учётом механизма автоподстановки сотрудников, за которых подаются данные по отработанным часам в территориально распределённом предприятии.
На основании комплексного бизнес-процесса был разработан шаблон распределения и согласования трудозатрат, который включал следующие этапы (рис. 2):
- первый этап: распределение трудозатрат сотрудниками по проектам, согласно общих данных трудозатрат полученных из «1С:Зарплата и управление персоналом»;
- второй этап: корректировка и согласование трудозатрат руководителем соответствующего подразделения или его заместителем;
- третий этап: корректировка и согласование трудозатрат по проектам руководителями проектов;
- четвёртый этап: ознакомление и окончательное согласование спорных трудозатрат сотрудника по проекту;
- пятый этап: подготовка для загрузки распределённых данных отработанного времени по проектам в «1С:Зарплата и управление персоналом».
Построив систему регистрации и согласования фактически отработанного сотрудниками времени по проектам, компания «Воронеж-Аква» вышла на новый качественный уровень анализа трудозатрат.
Результаты выполнения проекта:
- снижение трудоёмкости процесса распределения трудозатрат по проектам за счёт автоматического механизма заполнения распределённого отработанного времени за прошлый отчётный период;
- оптимизация процесса согласования трудозатрат сотрудников между участниками бизнес-процесса;
- автоматизация формирования реестра данных распределённых трудозатрат по проектам, возможность формирования общего отчёта и анализа фактических расходов на оплату труда по проектам.
