Научно-производственное объединение автоматики перевело бумажный документооборот в электронный. Для построения системы был выбран программный продукт «1С:Документооборот КОРП». Особенность проекта — в разобщённости подходов к работе с документооборотом, которая обусловлена размерами предприятия. Другая особенность — наличие специфических документов, для согласования которых требуется вариативный процесс. В результате время на создание и обработку документов на предприятии сократилось на 60%.
Научно-производственное объединение автоматики имени академика Н. А. Семихатова — одно из крупнейших предприятий России в области разработки и изготовления систем управления и радиоэлектронной аппаратуры для ракетно-космической техники и других отраслей промышленности. Предприятие обеспечивает полный цикл создания продукции. Располагается в Екатеринбурге. Число сотрудников: более 1000.
Цель проекта — перевод бумажного документооборота предприятия в электронную форму, на базе единой системы электронного документооборота.
Задачи проекта:
- перевод хранилища документов на единую программную платформу «1С:Предприятие 8.3», на которой работают другие системы предприятия;
- автоматизация бизнес-процессов по работе с документами (согласование, поручение, ознакомление и другие);
- обеспечение прозрачности обработки документов исполнителями;
- переход на единые печатные формы документов;
- использование электронной подписи.
До автоматизации делопроизводства на предприятии документы создавались на бланках, утверждённых приказом по предприятию. При этом единых бланков, утверждённых на всю организацию, не существовало. Для согласования документа его носили из одной приёмной в другую. Этот процесс мог занять несколько дней, а иногда растягивался на недели. После утверждения документа его регистрировали, то есть, данные о документе вручную записывались в контрольную карточку. После регистрации автор документа сканировал его и рассылал по электронной почте.
Вся документация предприятия велась на бумаге. Не было единого архива документов, поэтому каждое подразделение вело свой архив внутренних документов, которые подшивались и хранились в делах, что сильно затрудняло поиск документов.
В 2014 году руководство предприятия решило, что необходимо перевести бумажный документооборот в электронную форму на базе единой системы электронного документооборота. Для построения системы был выбран программный продукт «1С:Документооборот КОРП». Выбор именно этого решения не случаен. Во-первых, в организации на тот момент уже использовали другие программы фирмы «1С». Во-вторых, открытый программный код продукта позволяет проводить обновления программы и исправлять возникающие ошибки. В-третьих, у программы простой интерфейс, который позволяет максимально быстро находить интересующую информацию. В-четвёртых, используются процессные подходы.
Внедрение «1С:Документооборот КОРП» в «НПО автоматики» заняло почти год. Система электронного документооборота охватила следующие области:
- учёт входящих и исходящих документов;
- учёт внутренних документов;
- управление документами и контентом;
- нормативно-справочная информация.
Было автоматизировано более 600 рабочих мест.
Сложность проекта — в разобщённости подходов к работе с документооборотом (обусловлена размерами предприятия), вследствие чего часто возникала необходимость доработок и изменения как в документации, так и в выполненных работах.
Другие сложности, с которыми столкнулись в результате внедрения, это:
- наличие специфических документов, для согласования которых требуется вариативный процесс;
- построение бизнес-процесса обработки документа и устранение зависимости шаблонов от версий офисных приложений.
Особенность проекта состоит в том, что на предприятии работает более 1000 человек. И не раз приходилось сталкиваться с тем, что многие пользователи пытались работать в системе «1С:Документооборот», не прочитав внимательно инструкцию и не проходя обучение. Поэтому происходили многочисленные ошибки, на коррекцию которых уходило много времени.
Для решения возникших трудностей были предприняты следующие действия:
- разработаны специальные уникальные инструкции как для пользователей, так и для администраторов;
- доработана система разграничения прав пользователей по группам доступа;
- для каждой группы пользователей разработан свой интерфейс, в следствии чего на рабочем экране у пользователей оставались только необходимые элементы для работы в программе, что позволило сократить количество ошибок.
сократилось время на создание и обработку документов
Благодаря системе электронного документооборота удалось добиться следующих результатов:
- время на создание и обработку документов сократилось на 60%;
- обеспечен моментальный доступ к нужному документу, переданному в электронный архив;
- ограничен доступ к документам в зависимости от роли пользователя;
- все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек;
- повышена исполнительская дисциплина.
В дальнейших планах руководства «НПО автоматики»:
- совершенствовать существующие модули;
- разработать отчёты по статистике исполнения документов;
- предоставить на базе «1С:Документооборот» открытый доступ к документам общего назначения (Инструкции, Правила, Регламенты работы, Стандарты и другие).
