Компания Avito обеспечила подготовку отчётности по МСФО в сжатые сроки с помощью автоматизированного процесса «быстрое закрытие» (fast close). Информационная система формирования отчётности по МСФО построена на базе решения «1С:Управление холдингом». В результате подготовка отчётности осуществляется в сжатые сроки в соответствии с требованиями МСФО и инструкциями акционера. Компания Avito получает отчётность на 2 день после завершения периода, процесс подготовки отчётности стал прозрачным, многие процедуры происходят автоматически, не требуя дополнительных действий пользователей системы. Повышена управляемость компании с разветвлённой территориальной структурой.
Avito — самый популярный сайт объявлений в России и второй по величине в мире. Ежемесячная аудитория Avito составляет более 33 млн. пользователей. Каждую минуту на площадке совершается около 120 сделок. Численность сотрудников компании составляет около 1500 человек. В 2016 году пользователи Avito продали товаров на сумму, равную 1,4% ВВП России. Avito занимает третье место в рейтинге самых дорогих компаний Рунета.
Цель проекта — сокращение сроков формирования и повышение достоверности отчётности, предоставление отчётности руководству и акционерам в соответствии с требованиями МСФО и инструкциями акционера не позднее чем на 3-й рабочий день периода, следующего за отчётным.
Задача сокращения сроков формирования отчётности была напрямую связана с необходимостью повышения управляемости компанией, имеющей разветвлённую территориально-географическую структуру. Причиной для автоматизации процесса «быстрого закрытия» (fast close) по МСФО в Avito послужила необходимость предоставления отчётности руководству и акционерам не позднее чем на 3-й рабочий день периода, следующего за отчётным.
До начала проекта был автоматизирован бухгалтерский учёт, реализована модель трансформации отчётности по МСФО. Закрытие периода по РСБУ выполняется на 15—17 календарный день месяца, следующего за отчётным, трансформация в МСФО занимала ещё 2 дня. На рисунке 1 приведена схема трансформации отчётности на момент старта проекта.
Рис. 1 Механизм трансформации отчётности до начала проекта
В качестве основы для автоматизации механизма «быстрого закрытия» был выбран уже используемый в Avito на тот момент программный продукт «1С:Управление холдингом 8» — комплексное решение класса CPM (Corporate Performance Management).
На старте проекта был исследован существующий на тот момент процесс подготовки отчётности по МСФО, были проанализированы разделы учёта, обеспечивающие существенные «временные лаги» в сборе данных для трансформации. По результатам были сформулированы требования по доработке существующей информационной системы или бизнес-процессов, а также сформировано базовое (концептуальное) видение подсистемы. Была разработана единая концепция доработки подсистемы «Быстрое закрытие по МСФО» системы «1С:Управление холдингом», которая фиксирует общую целевую архитектуру, бизнес-требования и функциональные требования к подсистеме. На рисунке 2 приведена схема трансформации отчётности по МСФО после завершения проекта.
Рис. 2 Механизм трансорфмации отчётности после завершения проекта
Функциональный объём проекта:
- расчёт прогнозных начислений по заработной плате;
- реализация прогнозных начислений по закупкам;
- автоматизация параллельного учёта по МСФО;
- формирование отчётности по МСФО;
- корректировка прогнозов (расчёт отклонений после закрытия периода по РСБУ).
Базовые проектные решения. Было принято решение организовать параллельные регистры для отражения данных для целей быстрого закрытия. Часть данных готовится по отдельным алгоритмам в соответствии с МСФО по рекомендациям и инструкциям акционера (параллельный учёт), другая часть поступает из бухгалтерского учёта (транформация). Для формирования регистров по МСФО применяется модель трансформации, основанная на типовых механизмах «1С:Управления холдингом».
Закрытие месяца (fast close). Разработан отдельный инструментарий «быстрого закрытия» по МСФО, реализующий требования акционеров по снижению трудоёмкости отражения наиболее существенных в компании начислений.
Прогнозные начисления по заработной плате. В ходе обследования было выявлено, что закрытие периода в системе «1С:Зарплата и управление персоналом» выполнялось на 3-й рабочий день месяца, следующего за отчётным. Поэтому был реализован механизм прогнозных начислений (рассчитываются предварительно, не влияют на регламентированный учёт, не требуют участия бухгалтерии). В итоге прогнозное отражение заработной платы в учёте выполняется автоматически на 1-й рабочий день месяца, следующий за отчётным. Погрешность прогноза при этом составляет около 1 — 2%.
Неотфактурованные поставки и отражение прогнозных начислений по закупкам. Закупки в компании Avito децентрализованы, ответственность по закупкам возложена на бизнес-подразделения. Это вызывает задержки во времени получения и отражения первичных документов в учёте. Поэтому был реализован механизм отражения начислений по неотфактурованным поставкам (прогнозные начисления). Каждый инициатор закупок формирует в системе план закупок (заказы поставщикам). В конце месяца по каждому заказу, который ещё не закрыт первичными документами, инициатор должен подтвердить факт получения товара/услуги. В случае, если факт закупки подтверждён, начисление (для целей быстрого закрытия) может быть отражено, даже если физические оригиналы документов ещё не получены.
Параллельный учёт расходов будущих периодов. В рамках формирования отчётности по МСФО некоторые данные поступают из блока параллельного учёта, например, списание расходов будущих периодов. Ранее методика учёта отдельных расходов будущих периодов требовала применения MS Excel, что было довольно трудоёмким занятием и замедляло процесс быстрого закрытия. Учёт расходов будущих периодов был автоматизирован в соответствии с требованиями акционера.
Корректировка прогнозов. Ввиду того, что «быстрое закрытие» опирается (частично) на прогнозные начисления, в системе реализован механизм расчёта отклонений после того, как период закрыт по правилам РСБУ. Отклонения также отражаются в отчётности в соответствии с учётной политикой компании.
Автоматизировано 50 рабочих мест.
Проект автоматизации «быстрого закрытия» отчётного периода по МСФО выполнялся в компании, имеющей разветвлённую территориально-географическую структуру. В учёте Avito отражаются разнородные данные, распределённые во времени и территориально, которые необходимо было привести к «единому знаменателю» в максимально короткие сроки.
До старта проекта бизнес-заказчик не имел полного набора требований к системе. В связи с этим встала задача выбрать технологию управления проектом, которая обеспечит управляемость при отсутствии полноты требований. В компании был опыт ведения проекта по каскадной технологии, в условиях отсутствия полноты требований. Однако, это не позволяло достичь поставленных целей и приводило к срыву сроков. Для осуществления проекта исполнителем была предложена и успешно реализована методология SCRUM.
Работа по методологии SCRUM. После разработки и согласования концепции, разработка системы велась производственными циклами продолжительностью один месяц. Каждый производственный цикл состоял из этапов определения плана, постановки задач, разработки, передачи результатов. При планировании следующего производственного цикла происходило уточнение, переопределение приоритетов и изменение списка задач, если это было необходимо для достижения целей проекта. Таким образом, планирование происходило как в рамках ранее определённого списка задач, так и с учётом возможного уточнения информации о предмете автоматизации. Результатом каждого производственного цикла являлось обновление для системы. Решение об обновлении продуктивной базы системы по итогам производственного цикла принималось совместно специалистами компании Avito и исполнителя.
В результате автоматизации процесса «быстрого закрытия» отчётного периода по МСФО, компания Avito получила следующие результаты:
- подготовка отчётности осуществляется в сжатые сроки в соответствии с требованиями МСФО и инструкциями акционера — компания начала получать отчётность на 2-й день после завершения периода;
- снижен риск ошибок, связанных с ручной обработкой информации;
- повышена управляемость компании, имеющей разветвлённую территориально-географическую структуру.
