||
Краткое описание проекта

Компания Avito обес­пе­чи­ла под­го­тов­ку от­чёт­но­сти по МСФО в сжа­тые сро­ки с по­мо­щью ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­но­го про­цес­са «бы­строе за­кры­тие» (fast close). Ин­фор­ма­ци­он­ная си­сте­ма фор­ми­ро­ва­ния от­чёт­но­сти по МСФО по­стро­е­на на ба­зе ре­ше­ния «1С:Управление холдингом». В ре­зуль­та­те под­го­тов­ка от­чёт­но­сти осу­щес­твля­ет­ся в сжа­тые сро­ки в со­от­вет­ствии с тре­бо­ва­ни­я­ми МСФО и ин­струк­ци­я­ми ак­ци­о­не­ра. Ком­па­ния Avito по­лу­ча­ет от­чёт­ность на 2 день пос­ле за­вер­ше­ния пе­ри­о­да, про­цесс под­го­тов­ки от­чёт­но­сти стал про­зрач­ным, мно­гие про­це­ду­ры про­ис­хо­дят ав­то­ма­ти­чес­ки, не тре­буя до­пол­ни­тель­ных дей­ствий поль­зо­ва­те­лей си­сте­мы. По­вы­ше­на упра­вля­е­мость ком­па­нии с раз­вет­влён­ной тер­ри­то­ри­аль­ной струк­ту­рой.

AVITO
Заказчик

Avito — самый по­пу­ляр­ный сайт объя­вле­ний в России и вто­рой по ве­ли­чи­не в ми­ре. Еже­ме­сяч­ная ау­ди­то­рия Avito со­ста­вля­ет бо­лее 33 млн. поль­зо­ва­те­лей. Каж­дую ми­ну­ту на пло­щад­ке со­вер­ша­ет­ся око­ло 120 сде­лок. Чис­лен­ность со­труд­ни­ков ком­па­нии со­ста­вля­ет око­ло 1500 че­ло­век. В 2016 го­ду поль­зо­ва­те­ли Avito про­да­ли то­ва­ров на сум­му, рав­ную 1,4% ВВП России. Avito за­ни­ма­ет тре­тье мес­то в рей­тин­ге са­мых до­ро­гих ком­па­ний Рунета.

1
Цели и задачи проекта

Цель проекта — сокращение сроков формирования и повышение достоверности отчётности, предоставление отчётности руководству и акционерам в соответствии с требованиями МСФО и инструкциями акционера не позднее чем на 3-й рабочий день периода, следующего за отчётным.

2
Ситуация до старта проекта

Задача сокращения сроков формирования отчётности была напрямую связана с необходимостью повышения управляемости компанией, имеющей разветвлённую территориально-географическую структуру. Причиной для автоматизации процесса «быстрого закрытия» (fast close) по МСФО в Avito послужила необходимость предоставления отчётности руководству и акционерам не позднее чем на 3-й рабочий день периода, следующего за отчётным.

До начала проекта был автоматизирован бухгалтерский учёт, реализована модель трансформации отчётности по МСФО. Закрытие периода по РСБУ выполняется на 15—17 календарный день месяца, следующего за отчётным, трансформация в МСФО занимала ещё 2 дня. На рисунке 1 приведена схема трансформации отчётности на момент старта проекта.

Механизм трансформации отчётности до начала проекта

Рис. 1 Механизм трансформации отчётности до начала проекта

3
Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве основы для автоматизации механизма «быстрого закрытия» был выбран уже используемый в Avito на тот момент программный продукт «1С:Управление холдингом 8» — комплексное решение класса CPM (Corporate Performance Management).

На старте проекта был исследован существующий на тот момент процесс подготовки отчётности по МСФО, были проанализированы разделы учёта, обеспечивающие существенные «временные лаги» в сборе данных для трансформации. По результатам были сформулированы требования по доработке существующей информационной системы или бизнес-процессов, а также сформировано базовое (концептуальное) видение подсистемы. Была разработана единая концепция доработки подсистемы «Быстрое закрытие по МСФО» системы «1С:Управление холдингом», которая фиксирует общую целевую архитектуру, бизнес-требования и функциональные требования к подсистеме. На рисунке 2 приведена схема трансформации отчётности по МСФО после завершения проекта.

Механизм трансорфмации отчётности после завершения проекта

Рис. 2 Механизм трансорфмации отчётности после завершения проекта

Функциональный объём проекта:

  • расчёт прогнозных начислений по заработной плате;
  • реализация прогнозных начислений по закупкам;
  • автоматизация параллельного учёта по МСФО;
  • формирование отчётности по МСФО;
  • корректировка прогнозов (расчёт отклонений после закрытия периода по РСБУ).

Базовые проектные решения. Было принято решение организовать параллельные регистры для отражения данных для целей быстрого закрытия. Часть данных готовится по отдельным алгоритмам в соответствии с МСФО по рекомендациям и инструкциям акционера (параллельный учёт), другая часть поступает из бухгалтерского учёта (транформация). Для формирования регистров по МСФО применяется модель трансформации, основанная на типовых механизмах «1С:Управления холдингом».

Закрытие месяца (fast close). Разработан отдельный инструментарий «быстрого закрытия» по МСФО, реализующий требования акционеров по снижению трудоёмкости отражения наиболее существенных в компании начислений.

Прогнозные начисления по заработной плате. В ходе обследования было выявлено, что закрытие периода в системе «1С:Зарплата и управление персоналом» выполнялось на 3-й рабочий день месяца, следующего за отчётным. Поэтому был реализован механизм прогнозных начислений (рассчитываются предварительно, не влияют на регламентированный учёт, не требуют участия бухгалтерии). В итоге прогнозное отражение заработной платы в учёте выполняется автоматически на 1-й рабочий день месяца, следующий за отчётным. Погрешность прогноза при этом составляет около 1 — 2%.

Неотфактурованные поставки и отражение прогнозных начислений по закупкам. Закупки в компании Avito децентрализованы, ответственность по закупкам возложена на бизнес-подразделения. Это вызывает задержки во времени получения и отражения первичных документов в учёте. Поэтому был реализован механизм отражения начислений по неотфактурованным поставкам (прогнозные начисления). Каждый инициатор закупок формирует в системе план закупок (заказы поставщикам). В конце месяца по каждому заказу, который ещё не закрыт первичными документами, инициатор должен подтвердить факт получения товара/услуги. В случае, если факт закупки подтверждён, начисление (для целей быстрого закрытия) может быть отражено, даже если физические оригиналы документов ещё не получены.

Параллельный учёт расходов будущих периодов. В рамках формирования отчётности по МСФО некоторые данные поступают из блока параллельного учёта, например, списание расходов будущих периодов. Ранее методика учёта отдельных расходов будущих периодов требовала применения MS Excel, что было довольно трудоёмким занятием и замедляло процесс быстрого закрытия. Учёт расходов будущих периодов был автоматизирован в соответствии с требованиями акционера.

Корректировка прогнозов. Ввиду того, что «быстрое закрытие» опирается (частично) на прогнозные начисления, в системе реализован механизм расчёта отклонений после того, как период закрыт по правилам РСБУ. Отклонения также отражаются в отчётности в соответствии с учётной политикой компании.

Автоматизировано 50 рабочих мест.

4
Особенности и уникальность проекта

Проект автоматизации «быстрого закрытия» отчётного периода по МСФО выполнялся в компании, имеющей разветвлённую территориально-географическую структуру. В учёте Avito отражаются разнородные данные, распределённые во времени и территориально, которые необходимо было привести к «единому знаменателю» в максимально короткие сроки.

До старта проекта бизнес-заказчик не имел полного набора требований к системе. В связи с этим встала задача выбрать технологию управления проектом, которая обеспечит управляемость при отсутствии полноты требований. В компании был опыт ведения проекта по каскадной технологии, в условиях отсутствия полноты требований. Однако, это не позволяло достичь поставленных целей и приводило к срыву сроков. Для осуществления проекта исполнителем была предложена и успешно реализована методология SCRUM.

Работа по методологии SCRUM. После разработки и согласования концепции, разработка системы велась производственными циклами продолжительностью один месяц. Каждый производственный цикл состоял из этапов определения плана, постановки задач, разработки, передачи результатов. При планировании следующего производственного цикла происходило уточнение, переопределение приоритетов и изменение списка задач, если это было необходимо для достижения целей проекта. Таким образом, планирование происходило как в рамках ранее определённого списка задач, так и с учётом возможного уточнения информации о предмете автоматизации. Результатом каждого производственного цикла являлось обновление для системы. Решение об обновлении продуктивной базы системы по итогам производственного цикла принималось совместно специалистами компании Avito и исполнителя.

5
Результаты проекта

В результате автоматизации процесса «быстрого закрытия» отчётного периода по МСФО, компания Avito получила следующие результаты:

  • подготовка отчётности осуществляется в сжатые сроки в соответствии с требованиями МСФО и инструкциями акционера — компания начала получать отчётность на 2-й день после завершения периода;
  • снижен риск ошибок, связанных с ручной обработкой информации;
  • повышена управляемость компании, имеющей разветвлённую территориально-географическую структуру.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
50
Отрасль
Торговля
Исполнитель
АртАйТи
готовность отчётности после завершения периода (дни)
2
Ноябрь 2016 — Октябрь 2017
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
19 Октября 2018
Управление человеческими ресурсами

Данная книга входит в серию «1С:Академия ERP», другие издания которой также рекомендуются к изучению для понимания процессов, протекающих в компаниях, и их взаимосвязей, как между собой, так и с точки зрения управления персоналом и управления ресурсами предприятия в целом.

15 Октября 2018
«1С:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана», ред. 2.4

Основными направлениями развития в редакции 2.4 стали: инструменты управления производством, планирование, инструменты управления продажами, складом и доставкой, финансовый результат и контроллинг, международный финансовый учёт, внеоборотные активы и регламентированный учёт.