Компания «Билайн» построила единую централизованную информационную систему, которая объединила 3100 офисов продаж. Особенности проекта: большое количество торговых точек, их территориальная распределённость и высокая нагрузка на систему — в ней одновременно работают около четырёх тысяч сотрудников. В результате построения единой информационной системы офисов продаж «Билайн» появилась возможность мгновенно получать данные по остаткам из каждого офиса продаж. Выстроен единый процесс движения товаров, снижены трудозатраты на операции по движению и продажам товара, ликвидирован разрыв между товарным и кассовым учётом. Ускорилось обслуживание покупателей.
Торговая марка «Билайн» компании «Вымпелком» является одним из самых ценных и узнаваемых брендов России. «Вымпелком» обслуживает 205 миллионов абонентов в 13 странах мира. Вот уже 25 лет компания оказывает услуги сотовой связи, домашнего и мобильного интернета, предоставляет современные цифровые сервисы. На конец 2018 года имеет 3100 собственных офисов продаж по всей России, обслуживающих миллионы покупателей.
Цели проекта:
- построение единой информационной системы офисов продаж «Билайн»;
- создание дополнительных возможностей в системе товарных операций, продаж, закупок, финансов и логистики;
- оптимизация механизмов прогнозирования и распределения товаров;
- привлечение новых и сохранение существующих покупателей.
Задачи проекта:
- создать «единое окно» для учёта и контроля всех ключевых процессов;
- обеспечить оперативный учёт целевых запасов центрального склада и складов точек продаж;
- наладить оперативный контроль движения товаров;
- перейти на единый стандарт работы для всех офисов продаж;
- обеспечить оперативную работу с бракованным товаром.
Собственная сеть офисов продаж компании «Вымпелком» насчитывала более 1400 офисов по всей России и обслуживает миллионы покупателей. До старта проекта в офисах продаж использовался ограниченный функционал решения «1С:Розница 8» исключительно в части кассовых операций, учёт движения товаров осуществлялся в сторонней системе, не имеющей возможности развития под требования бизнеса.
Одной из главных предпосылок для запуска проекта стала необходимость оперативно собирать и анализировать данные о работе удалённых подразделений. Без этого было сложно планировать и контролировать работу точек продаж. Для повышения уровня сервиса и консолидации всех данных при принятии управленческих решений компании «Вымпелком» требовалась единая система учёта, которая помогла бы автоматизировать основные бизнес-процессы.
«В нашей компании около 700 информационных систем. Примерно половину из них офисы продаж ежедневно используют в работе, — отметил Дмитрий Ларионов, руководитель службы развития систем дистрибуции компании «Вымпелком». — Требовалось организовать единый интерфейс для работы сотрудников офисов продаж. Поэтому мы хотели реализовать подход „единого окна”».
Кроме того, обучение новых сотрудников обычно занимало от двух до трёх недель, а полностью они адаптировались к работе только на второй-третий месяц. Было необходимо сократить это время путём унификации и стандартизации работы в офисах продаж.
Единая система работы офисов продаж разработана на основе системы «1С:Управление торговлей 8» и платформы «1С:Предприятие 8». Все пользователи работают в единой централизованной системе, обеспечен оперативный обмен информацией между точками продаж и центральным офисом.
Более подробно остановимся на реализованном в системе функционале. Его выбор был обусловлен задачами, стоящими перед компанией «Вымпелком»:
- оперативный контроль товародвижения:
- регистрация в системе «1С:Управление торговлей» в онлайн-режиме всех перемещений товаров;
- планирование закупок и управление ожидаемыми поступлениями;
- процессы логистики: распределение товара по сети, перемещение и отгрузка товара, обработка расхождений при перемещении;
- обмен данными с WMS-системой 3PL-оператора;
- складской учёт:
- складские операции — инвентаризация, серийный учёт товаров и SIM-карт, резервирование товара в интернет-магазине;
- серийный учёт техники по IMEI-номерам;
- товарный учёт:
- приём техники и SIM-карт:
- оформление продаж;
- подключение пакета услуг;
- приём платежей;
- работа с бракованной продукцией (аппаратами):
- возврат от клиента и оперативный приём оборудования в ремонт;
- выдача и возврат подменного фонда;
- классификация б/у аппаратов;
- контроль за движением бракованной техники;
- процессы категоризации и уценки брака.
Около 50 информационных систем интегрированы в программную среду «1С:Управление торговлей 8» в качестве внешних сервисов. Это позволило любому сотруднику офиса продаж использовать „единое окно” для обслуживания биллинга, подключения абонентов и для CRM-функций. По регламентным заданиям все данные по системам «1С» выгружаются в BI — плоские таблицы — и предоставляются для использования другими информационными системами, которых в компании около 700. Проект выполнен специалистами «Вымпелком» совместно с компаниями «1С» и «1С:Рарус».
Уникален масштаб построенной информационной системы: централизованное решение реализовано в единой информационной системе и может поддерживать до 4000 одновременно работающих точек продаж. «Уникальность проекта заключается в том, что в отличие от конкурентов все офисы продаж компании «Вымпелком» работают в единой базе, — рассказал Дмитрий Ларионов. — В офисах продаж стоят «тонкие» клиенты. Около 4 тыс. сотрудников по всей России работают в этой единой базе. По результатам нашего мониторинга, когда сотрудники активно пробивали чеки, в базе одновременно было запущено около 3900 сессий. При том что пробивание чека в каждом офисе продаж занимает не более двух секунд».
Ещё одна особенность проекта — сроки реализации. Используя опыт и наработки предыдущих проектов, решение удалось разработать и интегрировать с большим количеством внутренних ИТ-систем менее чем за три месяца. Внедрение системы в 1400 магазинах заняло всего лишь четыре месяца, ещё четыре месяца перед этим ушло на предварительную подготовку.
Обеспечена поддержка в режиме 24/7/365 почти четырёх тысяч работающих пользователей. При этом вторую линию поддержки обеспечивают 18 специалистов «1С:Рарус» в режиме 24/7, а третью линию — шесть специалистов «1С:Рарус» в режиме 5/2. Специалисты «1С:Рарус» разрешают порядка 15 тыс. инцидентов за месяц (из всех офисов продаж), на решение инцидента уходит от 1 до 48 часов.
сокращены трудозатраты в подразделениях
сократилось время подготовки управленческой отчётности
сократились операционные и административные расходы
В результате построения единой информационной системы офисов продаж «Билайн» можно мгновенно получать данные по остаткам из каждого офиса продаж. Как подчеркнул Дмитрий Ларионов, это особо актуально при переходе клиента из оффлайн-ритейла «Билайн» в онлайн. Например, появилась возможность быстро подобрать пункт выдачи заказа в интернет-магазине.
Выстроен единый процесс движения товаров, снижены трудозатраты на операции по движению и продажам товара, ликвидирован разрыв между товарным и кассовым учётом. Оптимизирована архитектура предоставления информации для задач прогнозирования и распределения товара:
- достигнута высокая точность планирования закупок и распределения товаров в офисы продаж;
- повысился показатель достаточности товара;
- обеспечено управляемое прогнозирование продаж по сети и в салонах.
Проект стартовал в 2015 году и количество офисов продаж постепенно увеличивалось. Самый активный рост был в 2018 году. Сейчас сеть насчитывает 3100 офисов, в системе работает более 8000 пользователей (по результатам последнего мониторинга было зафиксировано 8300 одновременно запущенных сессий).
Обслуживание покупателей происходит в едином окне «1С:Управление торговлей», что упростило работу действующих сотрудников. Интуитивно понятный единый интерфейс системы ускорил обучение новых сотрудников. Ускорилось обслуживание покупателей, время регистрации торговых операций сократилось на 30%. Временные показатели, которые обеспечила новая система:
- всего около 15 минут занимает выгрузка всех остатков в каждом офисе продаж в разрезе уникального артикула позиции;
- около пяти минут занимает подготовка данных для открытия нового офиса продаж в системе;
- три минуты — на регистрацию нового абонента;
- три минуты занимает сбор первичной документации со всех офисов продаж в полностью автоматизированном режиме и формирование отчёта о текущих чеках за день (пробитых и не пробитых);
- обработка заказа, сформированного на сайте «Билайн», занимает не более минуты;
- около 15 секунд занимает пополнение баланса абонента.
Благодаря работе единой информационной системы появилась возможность:
-
- ввести единый для всех офисов продаж стандарт работы, что сокращает время вхождения в роль каждого нового сотрудника;
- реализовать централизованную политику управления лояльностью и удержанием существующих клиентов;
- проводить общие для всей сети и собственные маркетинговые акции.
