В МЧС России построена единая система бухгалтерского и налогового учёта, которая охватила 15 главных управлений МЧС России в 2 федеральных округах, в которых находятся 172 организации. Система разработана на базе продукта «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Специалисты финансово-экономической службы МЧС теперь могут получать консолидированную, сводную, прозрачную информацию по финансовой деятельности всех подведомственных учреждений с возможностью расшифровки всех данных до первичных учётных документов. Существенно повышен уровень контроля подведомственных организаций и сокращены затраты на обслуживание ИТ инфраструктуры. В результате использования унифицированной системы бухгалтерского и налогового учёта за год сэкономлено 5 690 000 рублей на сопровождении.
МЧС России — Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий — федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке и реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию, а также по надзору и контролю в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера. Штатная численность МЧС России — более 288 тыс. сотрудников.
Цели проекта — построение единой системы бухгалтерского и налогового учёта на единой программной платформе во всех учреждениях МЧС в 2 федеральных округах и 15 главных управлениях для:
- повышения управляемости организацией;
- повышения качества ведения учёта и уровня прозрачности учёта;
- сокращения издержек на поддержку систем.
Задачи проекта:
- систематизация нормативно-справочной информации ведомств и приведение её к единому виду для построения единой системы бухгалтерского и налогового учёта;
- создание единой системы бухгалтерского и налогового учёта;
- комплексная методическая поддержка пользователей программных продуктов.
В каждой подведомственной организации МЧС России работала своя учётная система, которую обслуживали множество различных ИТ-компаний. На актуальные обновления и доработки под структурные особенности МЧС расходовались большие объёмы денежных средств. При перемещении из одного структурного подразделения в другое бухгалтеру каждый раз приходилось изучать новую программу, особенности методологии учёта на новом месте. Не редки были случаи, когда в разных учреждениях использовались программные продукты различных производителей, что существенно затрудняло адаптацию сотрудника.
Руководителю финансового подразделения главного управления было крайне сложно проверить правильность ведения учёта своих подведомственных учреждений (их в регионах от 4 до 35). Отсутствие единой системы не давало уверенности в достоверности картины бюджетного бухгалтерского учёта. В 2012 году в финансово-экономическом департаменте МЧС России было принято решение исключить подобные ситуации путём создания единой информационной системы.
Единая информационная система МЧС России была разработана на базе решения «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Проведено обследование программ, установленных в учреждениях МЧС. Затем все базы данных подведомственных учреждений объединены в информационные базы главных управлений.
Поскольку модель управления министерства имеет не прямую иерархическую структуру, для выполнения проекта было развёрнуто 17 идентичных информационных систем (в 15 главных управлениях и 2 региональных командованиях), каждая на своём сервере. В каждой системе учёт ведётся отдельно по каждому управлению, но с единой методологией учёта хозяйственной деятельности. Поскольку все 17 подразделений являются самостоятельными юридическими лицами, обмен данными между их информационными базами не нужен.
Систематизация нормативно-справочной информации ведомств и приведение её к единому виду для построения единой системы бухгалтерского и налогового учёта министерства реализованы с помощью средств трансляции предопределённых справочников.
В единую систему были переведены все учреждениях МЧС в 2 федеральных округах и 15 главных управлениях (Краснодарском и Ставропольском краях, Астраханской, Волгоградской, Ростовской областях, республиках Крым, Адыгея, Калмыкия, Дагестан, Ингушетия, Кабардино-Балкария, Карачаево-Черкесия, Северная Осетия-Алания и Чеченской республике, а также в Севастополе). Всего система охватила 172 подведомственных организации и 645 бухгалтеров.
Структура единой информационной системы МЧС в 2 федеральных округах и 15 главных управлениях
Для достижения целей проекта, потребовалось перевести текущие учётные системы МЧС в единую информационную систему, используемую региональными центрами. Для этого было необходимо учесть специфику работы каждого регионального центра и его подведомственных учреждений, свести данную специфику в единую методологию учёта и отчётности, с возможностью последующего сквозного контроля данных.
Для совершенствования бухгалтерского и налогового учёта министерства произведена доработка типовой системы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» под нужды и специфические особенности учёта в МЧС:
- существенно доработан функционал санкционирования в части распределения бюджетных назначений с учётом дополнительной ведомственной классификации расходов;
- реализован учёт банковских карт по расчётам наличными денежными средствами с финансовым органом;
- автоматизирован учёт расходов будущих периодов;
- доработан блок отчётов по нефинансовым активам с целью усиления контроля за их движением и сохранностью;
- расширен функционал забалансового учёта;
- разработана отчётность для проведения внутреннего финансового контроля.
Эти доработки проводились после объединения баз подведомственных учреждений с базами главных управлений. С просьбой внести в программу изменения мог обратиться любой из 645 бухгалтеров. Рассматривались все предложения и подбиралось оптимальное решение. Выпуск новых релизов системы происходил ежемесячно, они устанавливались на все 17 систем. За время проекта было произведено 20 обновлений систем. Все изменения в программе и в законодательстве фиксировались и разъяснялись бухгалтерам и финансистам МЧС на семинарах и вебинарах.
Для методической поддержки пользователей системы был разработан веб-портал, который позволяет сотрудникам всегда быть в курсе последних новостей, просматривать актуальные инструкции к системе, следить за графиком предстоящих мероприятий.
В результате в 2 федеральных округах и 15 главных управлениях МЧС России появилась унифицированная информационная система бухгалтерского и налогового учета. Специалисты финансово-экономической службы МЧС получают консолидированную, сводную, прозрачную информацию по финансовой деятельности всех подведомственных учреждений с возможностью расшифровки всех данных до первичных учётных документов.
Запуск единой системы ведения бухгалтерского и налогового учета дал следующие качественные результаты:
- повысились эффективность и качество ведения учёта, так как все специалисты финансово-экономических подразделений всех подведомственных учреждений теперь ведут учёт в единой системе по единым правилам и требованиям в едином интерфейсе одной системы;
- главные бухгалтеры теперь могут проверить каждую цифру учёта подведомственного учреждения, не покидая своего рабочего места;
- сводную отчётность главного учреждения можно формировать без участия главных бухгалтеров подведомственных учреждений;
- достоверность отчётности повысилась, так как программа формирует данные реального учёта, а не ручных корректировок;
- планирование денежных средств на будущий период формируется легче и проще, так как в единой базе данных есть актуальные реальные цифры фактических расходов своего и подведомственных учреждений.
Только в 2014 году за счёт использования унифицированной системы бухгалтерского и налогового учета экономия денежных средств на сопровождении составила более 5 690 000 рублей.
