Архитектурное бюро UNK Project обеспечило эффективное планирование и управление проектами, подразделениями и компанией в целом с помощью автоматизированной системы «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2». Автоматизировано формирование бюджетов, план-фактный анализ, обеспечено оперативное получение актуальной финансовой информации по всем выполняемым проектам. Реализована возможность долгосрочного и оперативного ресурсного планирования, использование системы повысило точность учёта рабочего времени сотрудников с 25% до 95%.
UNK Project — российское архитектурное бюро с западными принципами работы, специализируется на архитектурном и инженерном проектировании зданий и комплексов, дизайне корпоративных интерьеров и общественных пространств. Проекты UNK project неоднократно удостаивались престижных профессиональных премий. В компании работает более 100 человек, в том числе около 70 архитекторов.
Цель проекта — обеспечить управление ресурсами, финансами и проектами UNK Project в едином информационном пространстве на основе системы «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2». Отсюда вытекали следующие основные задачи:
- систематизировать учёт проектных работ и нужной степенью детализации;
- обеспечить учёт и назначение сотрудников на проекты и работы;
- обеспечить анализ загрузки трудовых ресурсов — как в разрезе проектов, так и в целом по компании;
- обеспечить оперативный контроль соблюдения сроков выполнения проектов.
Архитектурное бюро UNK Project работает на рынке предоставления проектных услуг, архитектуры и комплексного проектирования и выполняет проектные работы полного цикла: от пустого участка до готового здания. Очень важно было понимать, на любой момент времени и по каждому проекту, находится он в положительной финансовой динамике, или нет. Хотелось знать детализацию по всем работам, которые производятся, их доходность, их финансовую целесообразность. Важно было увидеть и понять, как работают различные финансовые механизмы.
Однако сбор и анализ финансовых данных по проектам был достаточно трудоёмок: информация ранее хранилась разрознено, функционал существовавшей в компании учётной системы не мог обеспечить консолидацию данных и контроль выполнения проектов, автоматическое формирование нужных отчётов и расчёт себестоимости. До старта проекта учёт вёлся в одной из отечественных систем которая, не позволяла делать глубокий финансовый анализ для каждого проекта, который ведётся в компании. И с теми целями, которые поставило перед собой руководство архитектурного бюро UNK Project, она уже не справлялась.
Кроме того для компании было важно детально анализировать загрузку своих специалистов. Проектная деятельность включает в себя множество этапов, подэтапов и стадий. На каждой стадии работает определённый круг специалистов. Важно понимать, как правильно распределить время этих специалистов, причём не на один, а на несколько проектов. По каждому подразделению важно определить: какие у него есть ресурсы, какие проекты и какими силами будут выполняться работы. Сильным катализатором запуска проекта стал профессиональный рост и собственников компании, и самой компании в целом. За инициализацию проекта и за внедрение новой информационной системы выступали прежде всего сами собственники компании.
Система управления ресурсами, финансами и проектами UNK Project построена на основе решения «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2». Автоматизированы следующие функциональные области:
- бюджетирование и финансовое планирование;
- управление денежными средствами (казначейство);
- управление отношениями с клиентами (СRM).
- планирование проектов;
- учёт хозяйственных операций и работ по проектам;
- анализ деятельности компании в разрезе проектов.
Автоматизировано формирование бюджетов, план-фактный анализ бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств по проектам, план-фактный анализ выполненных объёмов. Благодаря интеграции системы с «1С:Бухгалтерией 8» получение факта финансов проекта происходит автоматически по первичным учётным документам.
Система охватила 100 автоматизированных рабочих мест в отделе продаж и подразделениях архитектурного бюро. Архитекторы в системе видят ход проекта, контролируют сроки решения поставленных задач и учитывают сделанные работы.
Прежде всего, руководители архитектурного бюро UNK Project требовали, чтобы у них работала максимально типовая система «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2». Поэтому в основу проекта был положен принцип: «минимум доработок, максимум из стандартной системы». В результате обошлись всего двумя доработками.
В компании проектов такого масштаба, ставящих такие цели и задачи, ещё не было — и в этом заключается его уникальность. Наконец, ещё одна особенность в том, что вся информация архитектурного бюро UNK Project находится на облачном сервере, все базы данных и сама система работает в облаке, на арендованных ресурсах.
повышена точность учёта рабочего времени сотрудников
срок окупаемости проекта
Поставленные перед специалистами архитектурного бюро UNK Project цели и задачи были успешно решены. То, что планировалось — было воплощено в жизнь. В результате компания получила хорошую стандартную систему, рабочий инструмент, который позволяет сделать очень многое. Пока он не используется в полном объёме, а где-то на 70—80%. Но время использования этого функционала для компании ещё не пришло.
Основные результаты проекта:
- обеспечено оперативное получение актуальной финансовой информации по всем выполняемым проектам: раньше учёт актов и оплат был ежемесячным, с внедрением системы учёт стал ежедневным;
- появилась возможность долгосрочного и оперативного ресурсного планирования, в частности система позволяет анализировать загрузку ресурсов, выявлять простои и перегруженность по проектам и сотрудникам, управлять стоимостью работ трудовых ресурсов;
- использование системы повысило точность учёта рабочего времени сотрудников — с 25% до 95%.
В планах специальстов архитектурного бюро дальнейшее освоение функционала системы, прежде всего блока «Управление трудовыми ресурсами на проектах», который пока не используется на 100%. Это позволило бы знать загрузку трудовых ресурсов: как по проектам, так и по компании в целом. Например, есть архитектор, который должен выполнить одно задание на одном проекте, другое задание — на другом, и ещё одно — на третьем. Как распределить его время на этих проектах и приоритеты выполнения работ? Для архитектора, в общем, всё равно, в какой последовательности эти проекты выполнять. А, оказывается, важно, чтобы он третий проект сделал в первую очередь. Анализ загрузки трудовых ресурсов, приоритеты распределения работ, понимание потребности в ресурсах — это всё помогает делать система.
В более дальней перспективе — полноценная работа со средствами планирования и прогнозирования, заложенными в систему «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2».
