Группа компаний ЕВРАЗ разработала информационную систему управления валютным контролем. Система построена на базе решения «1С:Управление холдингом». После реализации проекта группе удалось сократить потенциальные риски по несвоевременному получению валютной выручки более, чем на 12 млн руб. в год. Кроме того, на 50% снизилось время на обработку платежей, подпадающих под валютный контроль, и подтверждающих документов. Документы валютного контрлоя формируются автоматически.
ЕВРАЗ – одна из крупнейших международных вертикально-интегрированных металлургических и горнодобывающих компаний с активами в России, США, Канаде, Казахстане, Италии, Чехии. ЕВРАЗ объединяет около 80 000 сотрудников по всему миру. Компания входит в число крупнейших производителей стали в мире.
Цели проекта:
- Сформировать единый ландшафт ИТ-систем казначейства.
- Интегрировать процессы валютного контроля в централизованный платежный процесс холдинга.
- Сократить трудозатраты на выполнение операций, попадающих под законодательство о валютном контроле.
- Снизить риски потери информации при пересылке документов через e-mail.
- Нивелировать потенциальные риски по непредставлению документов в банки и несвоевременному получению/репатриации валютной выручки.
Задачи проекта:
- Автоматизация основных бизнес-процессов холдинга, связанных с валютным контролем внешнеэкономической деятельности, на базе актуальной конфигурации «1С:Управление холдингом».
- Создание надежной, гибкой и масштабируемой платформы для дальнейшей автоматизации бизнес-процессов казначейства холдинга ЕВРАЗ.
До начала проекта эти работы были автоматизированы лишь частично за счет использования устаревшей системы на Microsoft Access и Microsoft Excel. В связи с тем, что интеграция с централизованными справочниками компании, центральным архивом документов и системой казначейства отсутствовала, осуществление валютного контроля было сопряжено с большим объемом работ по перебиванию данных из учетных систем и системы казначейства в MS Access.
Кроме того, проведение основных контрольных процедур производилось в Microsoft Excel. Все это создавало ряд рисков, связанных с человеческим фактором: от возможных потерь данных при «ручном» переносе из системы в систему, до ошибок, связанных с «ручным» мониторингом событий валютного контроля, не говоря о дублировании информации в разных системах.
Компания ЕВРАЗ выполняет большое количество операций, попадающих под законодательство РФ в части валютного контроля экспортных и импортных транзакций. На сегодняшний день на обслуживании в отделе валютного контроля казначейства находится порядка 1500 внешнеэкономических контрактов. Специалисты отдела обрабатывают порядка 3000 отгрузочных/подтверждающих документов в месяц, создают около 700 справок для банков.
Валютное законодательство РФ достаточно сложное, с большим количеством связей и контролей между объектами учета. И, учитывая, что в ЕВРАЗе присутствует весь спектр операций, попадающих под валютный контроль, объем только функциональных требований к системе составил порядка 100 страниц текста, а общее количество часов работы команды проекта приблизилось к отметке 9500 часов.
Проведенное холдингом исследование готовых программных продуктов для автоматизации валютного контроля, а также типовых конфигураций «1С» у других вендоров, показало, что данная функциональность присутствует лишь у немногих производителей ПО, и лишь в базовом варианте, явно недостаточном для полноценной автоматизации этой сферы деятельности крупного холдинга. Поэтому информационная система была построена на базе решения «1С:Управление холдингом» и затем доработана. Разработанный функционал является уникальным среди продуктов «1С» и учитывает всю полноту операций, попадающих под валютный контроль в рамках действующего законодательства.
В системе работают пользователи одного юрлица — ООО «ЕвразХолдинг». Они ведут валютный контроль по 60 юридическим лицам — всей российской части группы «ЕВРАЗ».
Система валютного контроля интегрирована с казначейским модулем в «1С», с системой централизованной нормативно-справочной информации и единым электронным архивом. Ключевые особенности проекта:
- автоматическое создание документов валютного контроля;
- мощный блок для автоматической конвертации документов валютного контроля в форматы банков для последующей отправки через host-to-host решение;
- обеспечение максимальной наглядности для валютного контролера.
Остановимся подробнее на блоке для автоматической конвертации документов валютного контроля в форматы банков. Это уникальное решение, которое позволяет пользователю настраивать меппинг полей документов в системе для формирования структурированных файлов для выгрузки в банки. Причем, можно на один документ, например, сведения о ваютных операциях, настроить правила конвертации для различных банков. Можно создавать структуру просто путем загрузки готового шаблона — это значительно сокращает время для настройки меппинга и ввода системы в эксплуатацию. Также этот блок позволяет уйти от значительных трудозатрат на изменение форматов документов — в случае если в банке изменится формат документа или порядок заполнения файла. То есть этот механизм экономить существенное время. Также по форматам файлов — поддерживается txt и xml (ISO) формат.
Фактически блок конвертации делает настоящую революцию в валтном контроле, потому что дает возможность валютному контролеру использовать систему не как печатную машинку для ввода данных, которые больше никуда не идут, а как полноценное рабочее место, из которого можно автоматически формировать документы для передачи в банк. Значение этого конвертора можно сравнить с событием, когда «1С» ввела формат платежного поручения в формате txt для загрузки в клиент-банк. То есть казначеи перестали вбивать платежные реквизиты в клиент-банк вручную.
Общая архитектура решения
Учитывая большой объем требований для автоматизации, было принято решение разбить проект на несколько спринтов, в рамках которых разрабатывалась задачи автоматизации. Организация работы внутри спринта была построена по лучшим проектным практикам, позволяющим максимально экономно использовать ресурсы участников проекта, обеспечивая при этом максимальное качество результата.
Схема работы в проекте
В рамках проекта настроена возможность создавать документы валютного контроля. Кроме того, реализовано логическое ядро, с помощью которого система, с одной стороны, следит за состоянием взаиморасчетов по договорам и позволяет автоматически создавать документы валютного контроля с нужными кодами валютных операций, а с другой — автоматически проводит контрольные процедуры по событиям, отслеживаемым в рамках мониторинга соблюдения валютного законодательства. Сюда входит контроль сроков предоставления документов в банки, предотвращение превышения сумм контрактов валютными операциями, отслеживание превышения порога оформления паспорта сделки и прочее.
Реализована сложная интеграция:
- с центральными справочниками холдинга,
- центральным электронным архивом первичных документов ОЦО,
- учетными системами предприятий холдинга,
- централизованной системой Казначейства (на базе «1С:Предприятие»),
- системами клиент-банк и CybeFT.
Создан универсальный конвертор, позволяющий гибко настраивать форматы выгрузки документов валютного контроля для банков, в том числе в формате ISO 20022.
Весь функционал реализовывался с минимальными доработками базовой конфигурации «1С:Управление холдингом 8» и в строгом соответствии со стандартами разработки «1С».
Сокращение времени обработки платежей, подпадающих под валютный контроль
Уменьшение трудозатрат сотрудников на формирование документов валютного контроля
Снижение трудозатрат на обслуживание функций обмена с банками
Качественные результаты проекта:
- Сформирован единый ландшафт ИТ-систем казначейства на платформе «1С: Управление холдингом 8».
- Получена синергия от интеграции с платежной системой казначейства.
- Процессы валютного контроля интегрированы в централизованный платежный процесс холдинга.
- Автоматизированы основные контрольные функции, ранее выполняемые специалистами по валютному контролю вручную, 95% всех контролей автоматизированы.
Количественные результаты
- За счет настройки автоматизированной контрольной среды сокращены потенциальные риски по непредставлению документов в банки и несвоевременному получению/репатриации валютной выручки в объеме, превышающим 12 млн руб в год.
- Сократилось время обработки данных валютного контроля на 40% за счет интеграции с корпоративными справочниками контрагентов, договоров
- За счет реализованной интеграции системы валютного контроля с центральным электронным архивом ОЦО документы от 90% компаний холдинга поступают в систему валютного контроля в электронном виде, исключая ручной ввод данных, что сократило трудозатраты сотрудников отдела валютного контроля на 20.
- Нивелированы риски потери информации при пересылке документов через e-mail, порядка 5% документов.
- Реализована возможность формирования документов валютного контроля, и обмена ими с банками, как в существующих форматах банков, так и в международном формате ISO 20022 через доступные каналы — CyberFT, системы клиент-банк и пр. Это сократило трудозатраты на обслуживание функций обмена с банками на 20%.
- Сократилось время обработки платежей, подпадающих под валютный контроль на 50%.
- Сокращено время специалистов контроль казначейства на обработку большого объема подтверждающих документов, поступающих от компаний холдинга на 50%.
- Настроено автоматическое формирование документов валютного контроля (справок, заявлений по контрактам и т. д.) на основании данных системы валютного контроля, что на 60% снизило трудозатраты сотрудников на выполнение указанных функций.
Весь объем документов (1500 внешнеэкономических договоров, 3000 подтверждающих документов и прочее) централизовано обрабатывается силами 4 сотрудников. По результатам неоднократных бенчмаркингов казначейской функции это лучший показатель среди казначейств компаний, сопоставимых по размеру с ЕВРАЗом.
В результате реализации проекта холдинг ЕВРАЗ получил современную информационную систему, решающую поставленные задачи, и обеспечивающую надежную и гибкую платформу для дальнейшей автоматизации финансовой функции.
