Компания «Зарубежнефть-добыча Харьяга» внедрила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Система позволила унифицировать процессы обработки документов делопроизводства, автоматизировать согласование договорной документации и формирование и контроля поручений. После внедрения СЭД вдвое сократилось время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов, а оперативность получения информации существенно выросла.
«Зарубежнефть-добыча Харьяга» входит в группу компаний «Зарубежнефть». Численность персонала компании – 350 человек. «Зарубежнефть-добыча Харьяга» является оператором Харьягинского проекта и ведет разработку 2-го и 3-го объектов Харьягинского месторождения на условиях соглашения о разделе продукции.
Бизнес-цель внедрения СЭД— повышение эффективности работы сотрудников за счёт:
- повышения оперативности получения необходимой информации;
- увеличения прозрачности бизнес-процессов за счёт автоматизации процессов обработки документов в соответствии с заданными маршрутами;
- унификации процессов подготовки, обработки и движения входящих, исходящих, внутренних, а также договорных документов в электронном виде;
- автоматизации процесса согласования договорной документации в соответствии с заданными маршрутами;
- автоматизации процесса формирования и контроля поручений;
- упорядочения работы сотрудников с документами: исключение возможности утери версий документов или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала и упорядочивания работы пользователей;
- сокращения времени поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов;
- создания замкнутого контура обмена информацией за счет интеграции с существующими системами организации.
Задачи внедрения системы электронного документоборота:
- Оптимизировать работу сотрудников.
- Реализовать механизмы обмена данными между корпоративной системой управления нормативно-справочной и смежными системами — системой документооборта, единой учетной системой на базе решения «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом», система контроллинга казначейских операций.
«Раньше документооборот в части делопроизводства и согласования условий договоров вёлся в бумажном виде. Объединение корпоративных систем отсутствовало. Это очень затрудняло оперативный обмен данными», — рассказал заместитель начальника управления метрологии, автоматизации, связи и ИТ «Зарубежнефть-добыча Харьяга» Александр Егоров.
Ситуацию осложняло еще и то, что проект внедрения системы электронного документооборта проходил в условиях образования новой компании. До начала проекта в компании отсутствовала единая система для ведения электронного документооборота. Бизнес-процессы и регламенты по работе выстраивались и согласовывались в момент реализации проекта.
Автоматизированная система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот». В ней реализована интеграция решения с корпоративной системой управления нормативно-справочной информацией. Так же для обеспечения единообразия данных обеспечена синхронизация справочной информации корпоративной системы управления нормативно-справочной информацией с «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом» и системы контроллинга казначейских операций.
Через систему электронного документооборота (СЭД) осуществляется доступ к справочникам нормативно-справочной информации через подсистему удаленного управления нормативно-справочной информации. В системе возможно создание запроса на добавление нового элемента в нормативно справочной информации и его репликации в систему.
Обеспечен обмен данными между информационными системами общества в части справочников групп «Договоры», «Контрагенты», «Управленческая аналитика», «Организационно-штатная структура».
Схема интеграции системы электронного документооборота с другими продуктами
В проекте участвовали следующие обособленные и структурные подразделения:
- ООО «Зарубежнефть-добыча Харьяга» (г. Москва);
- Обособленное подразделение ООО «Зарубежнефть-добыча Харьяга» в Республике Коми (г. Усинск);
- удаленные рабочие места, обеспечивающие складской учет на промысле – в Республика Коми (промысловые площадки).
В ходе реализации проекта была автоматизирована деятельность обособленного подразделения «Зарубежнефть-добыча Харьяга», а также удаленных рабочих мест – без очного присутствия на рабочих местах. Особенность проекта еще и в том, что систему электронного документооборота установили на самом промысле в поселке Харьяга.
Обучение, консультирование и поддержка сотрудников предприятия осуществлялась полностью удаленно с помощью видеосвязи, что позволило сократить затраты на реализацию проекта, не повлияв на качество оказанных услуг.
Возможности системы позволили решить вопросы автоматизации трудоемких повторяющихся операций, оперативности и прозрачности получаемой отчетности, создания единого информационного пространства в компании. Система работает с входящими и исходящими документами, с организационно-распорядительной документацией, с закупочной и договорной документацией.
Для руководителей разработан персональный интерфейс, который позволяет оптимизировать работу с поступающими задачами и документами, а также оперативно контролировать работу сотрудников. В интерфесе доработана форма «Задачи мне». При создании подзадачи на основании собственной задачи, созданная подзадача отображается на форме.
Реализована группировка задач по типам (исполнение, согласование), добавлено цветовой отображение новой поступившей задачи, а также префикс «Новая!». На форме задачи добавлены активные ссылки на связанные документы, на визы по документу. Доработана вкладка «Отчет о выполнении поручения» на форме задачи с возможностью сохранения хода исполнения поручения.
Кроме того, при создании системы были сделаны следующие доработки решения «1С:Документооборот»:
- Доработка журнала регистрации договоров (универсальный отчет).
- Разработан отчет «На контроле ЗНДХ» и «Отчет по выполненным поручениям» по контрольным поручениям генерального директора на основании документов.
- Доработан механизм контроля исполнения поручений. Если ответственный исполнитель выполняет своё поручение и оно снимается с контроля, то у соисполнителей поручение автоматически завершается.
- Разработан отчет о выполнении контрольных поручений от генерального директора для заместителей генерального директора.
- Доработана команда «Вопросы деятельности». Если настройка установлена, то в разделе Нормативно-справочная информация появится команда «Вопросы деятельности», в документах появится поле «Вопрос деятельности».
- Доработан лист согласования для внутренних и исходящих документов.
- Разработан отчет о средней длительности согласования. Отчет формируется за заданный период, позволяет настраивать иерархию вывода информации и менять уровень группировки от заместителя генерального директора до сотрудников отдела.
- В печатной форме протокола совещаний добавлена возможность вывода строки «Отметили».
- В печатной форме протокола добавлено автоматическое заполнение регистрационного номера и даты из связанного внутреннего документа, а так же автоматическое заполнение реквизитов «Номер протокола» и «Дата протокола» в карточке мероприятия.
- Доработана форма задач не принятых к исполнению. Добавлено отображение у исполнителя задач по делегированию полномочий. Форма позволяет посмотреть задачи, приходящие на роль или на конкретного исполнителя.
- Доработана форма «Дела (тома)». Реализовано создание связи с внутренними документами с помощью реквизита «Дела постоянного хранения». Дела закрываются автоматически после согласования связанного документа.
- Разработаны всплывающие окна о поступлении новых задач.
- Разработан лист согласования в соответствии с шаблоном для заявки на закупку.
- Разработан лист согласования в соответствии с шаблоном для дополнительного соглашения и договора.
- Разработан лист голосования в соответствии с шаблоном для «Решения тендерного комитета».
- Добавлена возможность настройки прав на сохранения листа результатов согласования для определенного круга пользователей в редактируемом формате.
- В блоке «Мероприятия» доработан функционал по запуску поручений по протоколам: Настроено разграничение по запуску контрольных и неконтрольных поручений в зависимости от вида мероприятия (внутренние совещание; совещание у генерального директора).
- Реализована возможность настройки запрета на удаление определенного шага в шаблоне комплексного процесса перед стартом.
Оптимизация трудозатрат
Снижение объема бумажного документооборота
Сокращение времени подготовки и согласования документов
В рамках проекта была разработана и внедрена в эксплуатацию автоматизированная система электронного документооборота, которая позволила:
- унифицировать процессы обработки документов делопроизводства;
- автоматизировать процесс согласования договорной документации;
- автоматизировать процесс формирования и контроля поручений;
- сократить время обработки документов;
- повысить оперативность получения информации;
- автоматизировать полный цикл работы с документами: от поступления в организацию до архивного хранения или уничтожения по истечении срока хранения;
- создать замкнутый контур обмена информацией за счет интеграции с существующими системами организации.
Результаты проекта:
- Оптимизация трудозатрат 30%.
- Снижение объема бумажного документооборота 50%.
- Контроль исполнения поручений 90%.
- Учет входящей корреспонденции 95%.
- Сокращение времени подготовки и согласования документов 50%.
