В холдинге «ТС Групп» построили едиую информационную систему на базе «1С:ERP Управление предприятием 2». В ходе проекта также внедрена система «1С:Документооборот 8 КОРП» и настроены сложные механизмы интеграции с отраслевыми решениями. В результате в компании в едином информационном пространстве реализованы все необходимые контуры учета (оперативный, управленческий, налоговый, регламентированный), а также бюджетирование. Это позволяет наиболее эффективно использовать механизмы финансового управления и обеспечивать руководство достоверной, своевременной и качественной информацией для принятия управленческих решений.
«ТС Групп» — диверсифицированный холдинг, в структуре которого работает более 20 компаний различного профиля. Основные направления деятельности: строительство (дорожное строительство, жилая и коммерческая недвижимость), управление объектами недвижимости (бизнес-центры, доходные дома, отели, жилые комплексы), услуги (фитнес-центры), производство асфальта, строительных материалов, транспортная компания.
Цели проекта: увеличение рентабельности предприятия, в первую очередь, за счет оптимизации управленческого учета. В контексте того, что «ТС групп» — это предприятие с диверсифицированным бизнесом и сложными бизнес-процессами, это имеет превалирующее значение.
Цель проекта можно разделить на подцели:
- Создание единой системы автоматизации и учета на базе «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот 8 КОРП».
- Осуществление централизованного финансового управления (бюджетирование и казначейство).
- Получение оперативной и достоверной управленческой отчетности для принятия управленческих решений.
Задачи проекта:
- Автоматизация оперативного, управленческого, бухгалтерского, налогового учета в системе «1С:ERP Управление предприятием 2».
- Автоматизация процессов электронного документооборота с помощью решения «1С:Документооборот 8 КОРП».
- Интеграция системы «1С:ERP Управление предприятием 2» с «1С:Документооборот 8 КОРП» и с другими учетными системами компании («1С:Отель», «1С:Фитнес клуб» и сторонней программой для автоматизации работы ресторана).
- Автоматизация формирования консолидированной управленческой отчетности.
- Автоматизация бюджетирования, управленческого учета, казначейства.
- Автоматизация процессов кадрового учета и расчета заработной платы.
- Ревизия учета и приведение в порядок НСИ.
В 2008 году в холдинге автоматизировали учет на базе решения «1С: Управление производственным предприятием 8». Было автоматизировано ведение оперативного, бухгалтерского, налогового учетов. Изменение и рост бизнеса холдинга поставили на первый план задачи автоматизации бюджетирования и формирования управленческой отчетности. Поскольку компания имеет разные направления деятельности и в состав холдинга входят компании разного профиля, то вопросы бюджетирования и получения управленческой отчетности встают очень остро. Поэтому для эффективного финансового и оперативного управления руководство холдинга приняло решение о внедрении программного продукта нового поколения «1С:ERP Управление предприятием 2», который позволит решить все поставленные руководством компании задачи в области учета и управления.
В рамках проекта разрозненные участки учета многопрофильного холдинга были объединены в единую учетную систему «1С:ERP Управление предприятием 2».
Автоматизированы следующие функции:
1. Производство, услуги:
- переработка давальческого сырья;
- расчет фактической себестоимости;
- управление данными о составе и структура изделия, рецептура;
- учет затрат на производство;
- учет основных средств, расчет амортизации;
- учет производственных заказов;
- учет спецодежды и спецоснастки;
- учет услуг производственного характера.
В структуре компании находятся предприятия, которые имеют производственный характер деятельности (дорожное строительство и строительство объектов недвижимости). Так как предприятия отличаются по характеру производственных процессов потребовалось реализовать разные схемы производственного учета, максимально удовлетворяющие их потребности.
Для предприятия сферы дорожного строительства была предложена схема производственного процесса с использованием этапов производства, так как продолжительность производственного цикла может достигать несколько месяцев. Для решения этой задачи все затраты аккумулируются на этапах производства. Количество этапов производства соответствует количеству месяцев выполнения работы. В течение этого периода затраты собираются на этапах производства, тем самым оставаясь в незавершенном производстве до момента выпуска работы. Если период реализации проекта затягивается, то добавляются этапы производства и учет по ним продолжается. Учет услуг производственного характера реализован через оприходование номенклатуры выполняемой подрядчиком работы с типом «Работа» и направленное включение выполняемой работы в этап производства.
2. Строительство (строительство объектов недвижимости):
- организация строительного производства.
Для предприятия сферы строительства объектов недвижимости первостепенной задачей являлось повышение аналитичности учета фактических затрат на производство в разрезе статей расходов, видов работ, блок-секций. Задача усложнялась тем, что выполненную работу необходимо оставить в незавершенном произвдостве до момента ее реализации клиенту, а это могло занять несколько месяцев, при этом каждый месяц выполнялась однотипная номенклатура работ, т.е. требовалось обособление работ в незавершенном производстве.
Для этих целей схема производственного учета претерпела изменения, а именно, все затраты, которые могли быть отнесены на выпуск определенного вида работы относились напрямую на ее производство, хотя ранее ФОТ производственного персонала подлежал распределению.
Также выпуск работы был обособлен под конкретные заказы клиента, что позволило обосабливаться стоимость однотипных работ в незавершенном производстве и реализовывать их выборочно при необходимости (а не по настроенному способу ФИФО в учетной политике).
Введение групп аналитического учета номенклатуры в производственном учете позволило формировать финансовый результат по видам работ и оценивать их по показателю валовой прибыли.
Реализован учет выполненных работ в разрезе блок-секций. Соответственно в учете появилась возможность проводить анализ, какие виды работ выполнялись на блок-секции и наоборот, на каких блок-секциях какие виды работ выполнялись.
В результате решена задача обособления затрат под конкретные работы и появилась возможность формировать незавершенное производство по выполненным работам. Кроме того, появилась возможность проводить анализ фактической себестоимости выполненных работ в разрезе статей калькуляции и статей затрат по видам работ в разрезе блок-секций.
3. Управление персоналом и кадровый учет (HRM):
- кадровый учет,
- расчет зарплаты,
- регламентированная отчетность,
- учет рабочего времени.
Ранее учет заработной платы производственного персонала велся без прямого отнесения на этапы выполненных работ и производство без заказа. Начисление производилось в целом без детализации и путем распределения на статью расходов, имеющую производственный характер, распределялась по видам выполненных работ по определенной базе. Данное распределение носило условный характер, поскольку затраты распределялись по базе и тем самым искажали фактическую себестоимость произведенной продукции (видов работ). При этом каждый раз приходилось определять, на какие виды работ нужно производить распределение, так как каждый месяц перечень выполняемых работ менялся. Поэтому предприятие перестроило процессы учета фактических трудозатрат на производстве. Оперативный учет трудозатрат производственного персонала стал вестись в документах производства, что позволило относить затраты на ФОТ производственного персонала напрямую на себестоимость произведенной продукции, что повысило точность фактической себестоимости произведенной продукции.
4. Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей:
- бюджетирование, финансовое планирование,
- управление денежными средствами (казначейство),
- управленческий учет,
- бухгалтерский учет,
- налоговый учет,
- финансовый анализ.
В компании автоматизирована система управления финансами. Произведена разработка и настройка форматов управленческой отчетности, в первую очередь формирования отчета о финансовых результатах и отчета о движении денежных средств.
Произведена работа по структуризации справочников контура оперативного учета в соответствии с целями и задачами управленческого учета. Это позволило уменьшить количество условий в настройках правил формирования фактических данных в контуре «Бюджетирование» и сделало систему получения управленческой отчетности более простой и прозрачной. При таком подходе создается минимально необходимое количество статей бюджета, трудоемкость настройки и поддержания формы значительно уменьшается.
Решена задача по учету инвестиционных расходов, так как критерии отнесения расходов к инвестиционным в контурах управленческого и бухгалтерского учета отличаются. Данную возможность удалось реализовать через аналитический разрез статьи расходов «Проект». Произведена доработка справочника «Проекты» по добавлению в него иерархии, тем самым предприятию стало доступно формирование групп в этом справочнике в соответствии с разделами инвестиционной программы. Т.о. удалось обособить расходы по инвестиционной деятельности в управленческом учете независимо от того по каким счетам учета затрат они прошли в бухгалтерском учете.
В ходе реализации проекта была произведена интеграция системы «1С:ERP Управление предприятием 2» с «1С: Документооборот 8 КОРП» и дополнительными учетными системами «1С:Предприятие 8. Отель», «1С:Предприятие 8. Фитнес клуб», сторонняя программа для автоматизации общепита. Реализованное решение обладает следующими интеграционными механизмами:
- «Бесшовная» интеграция систем «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот 8 КОРП».
- Выгрузка данных по документам реализации товаров и услуг и поступлениям денежных средств из «1С:Предприятие 8. Отель» в «1С: ERP Управление предприятием 2».
- Выгрузка данных по документам реализации товаров и услуг и поступлениям денежных средств, документам движениям ТМЦ из «1С:Предприятие 8. Фитнес клуб» в «1С:ERP Управление предприятием 2».
- Выгрузка данных по внутреннему потреблению товаров и приобретению товаров и услуг из сторонней программы для автоматизации работы ресторана в «1С:ERP Управление предприятием 2».
Архитектура системы
Особенностью проекта стал быстрый переход с «1С:Управление производственным предприятием» на новую информационную систему «1С:ERP Управление предприятием 2». За короткое время (менее двух месяцев) прошла подготовка к переходу, в ходе которой выборочно оценили бизнес-процессы и нормативно-справочную информацию, а также первоначально перенесли нормативно-справочную и остатков из предыдущей учетной системы.
После предварительной оценки и переноса остатков по внедрение, в рамках которого в новую систему был осуществлен перенос существующих учетных процессов предприятия, ранее автоматизированных в программном продукте «1С:Управление производственным предприятием», а также проведена их адаптация к особенностям нового программного продукта.
Ввиду особенностей учета производства в системе «1С:ERP Управление предприятием 2» производственные процессы в холдинге претерпели существенные изменения. Для отражения производственных операций на разных предприятиях холдинга были разработаны новые производственные схемы (для производства асфальта, стеклофибробетона, дорожного строительства и строительства недвижимости).
Также был адаптирован блок «Производственный учет» в «1С: ERP 2» в части использования давальческих схем. Реализовано сохранение истории виз при прерывании процесса согласования, доработаны шаблоны автозаполнения договоров в «1С: Документооборот 8.КОРП».
Также особенностью проекта стали сложные и уникальные механизмы интеграции «1С:ERP Управление предприятием 2» с внешними контурами учета. Настройка механизмов интеграции усложнялась множественностью производимых операций во внешних контурах, что потребовало описания сложных условий при которых в ходе нелинейного обмена производится отражение хозяйственных операций в «1С:ERP Управление предприятием 2».
В ходе выполнения работ по проекту были получены следующие результаты:
- Выстроен контур управленческого учета и формирования управленческой отчетности, который обеспечивает руководство компании качественной и своевременной информацией для принятия эффективных управленческих решений. Оперативность и достоверность данных управленческого учета выросла.
- Прозрачная система управления финансами предприятия позволила компании достигать поставленных финансовых целей.
- Усилился контроль выполнения планов по подразделениям.
- Автоматизированная систему управления финансами позволила производить сравнительный анализ финансовой эффективности различных подразделений и компании в целом, оценивать и анализировать выявленные отклонения, чтобы своевременно на них реагировать.
- Произведенные доработки под задачи и особенности бизнес-процессов позволили решить специфические учетные задачи компании.
- Значительно ускорилось закрытие периода.
- Интеграция с отраслевыми программными решениями позволила более быстро получать консолидированные данные оперативного учета в системе «1С:ERP Управление предприятием 2».
- Благодаря внедрению «1С:Документооборот 8 КОРП» и его интеграции с «1С:ERP Управление предприятием 2» наладился учет договоров и контроль как за внутренними так и за внешними документами.
