В компании «РуссНефть» построили единую учетную систему на базе решения «1С:Управление холдингом». Система была построена в сжатые сроки и уже через 6 месяцев введена в опытную эксплуатацию. В результате в компании появилось единое информационное пространство, учетная система обеспечивает ведение учетных процессов, кадрового учета, расчета заработной платы в разрезе сложной территориально-распределенной структуры юридического лица. После реализации проекта трудозатраты в подразделениях снизились на 15%, операционные и административные расходы уменьшились на 7%, управленческая отчетность формируется на 15% быстрее, а регламентированная — на 10%.
Нефтегазовая компания «РуссНефть» входит в топ-10 крупнейших нефтяных компаний по объемам добычи нефти в России. Компания обладает сбалансированным портфелем активов в ключевых нефтегазоносных регионах страны — Западной Сибири, Волго-Уральском регионе и Центральной Сибири), а также в Азербайджане. Головной офис находится в Москве. В компании сегодня работают около 10 000 человек.
Цели проекта: создание единого, достоверного и содержательного информационного пространства с решениями на платформе «1С» в качестве ядра, вокруг которого должен быть выстроен новый IT-ландшафт. Важными условиями достижения цели были названы простота IT-ландшафта, надежность образующих его информационных систем, а в перспективе — снижение стоимости владения этими системами.
Задачи проекта: корпоративная информационная система должна обеспечить автоматизацию следующих функций:
- регламентированный учет,
- управление кадрами,
- управление платежами,
- получение информации для формирования отчетности по МСФО,
- бюджетирование,
- управление НСИ,
- управление автотранспортом,
- общественное питание.
Также важной задачей был отказ от «лоскутной» автоматизации и в перспективе наложение нового IT-решения на всю бизнес-структуру компании.
Для повышения операционной эффективности менеджмент компании принял решение заменить существующую корпоративную информационную систему на базе «1С:Управление корпоративными финансами», которая больше не отвечала текущим бизнес-требованиям. В частности, «1С:Управление корпоративными финансами» не позволяла обеспечить ведение бухгалтерского и налогового учета при изменении организационной структуры компании на многоуровневую, территориально распределенную.
В качестве основы для нового решения был выбран программный продукт «1С:Управление холдингом», который в максимальной степени соответствует перспективной бизнес-модели РуссНефти.
Корпоративная информционная система построена на базе «1С:Управление холдингом». Она учитывает особенности бизнес-процессов дочерних зависимых обществ (ДЗО) и компании, поддерживает единство методологии управления и учета, а также обеспечивает возможности мониторинга и контроля.
Автоматизированы следующие функции:
- Документооборот (ECM):
- учет договоров;
- учет и хранение документов.
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками:
- взаиморасчеты с поставщиками;
- управление отношениями с поставщиками;
- учет прихода ТМЦ;
- формирование графика оплаты поставщикам.
- Производство, услуги:
- переработка давальческого сырья;
- расчет фактической себестоимости;
- управление инженерными данными и нормативно-справочной информацией (PDM, MDM);
- учет деятельности вспомогательных производств;
- учет затрат на производство;
- учет основных средств, расчет амортизации;
- учет спецодежды и спецоснастки;
- учет услуг производственного характера.
- Учет экспортно-импортных операций.
- Формирование отраслевой отчетности.
- Продажи (сбыт), сервис, маркетинг:
- взаиморасчеты с покупателями;
- оптовая торговля;
- подключение торгового оборудования;
- розничная торговля;
- учет продаж ТМЦ;
- формирование графика поступления оплат.
- Склад и логистика:
- комплектация и разукомплектация ТМЦ;
- логистика адресного склада;
- управление складскими запасами.
- Транспорт:
- планирование расхода ГСМ;
- учет подвижного состава;
- учет собственного транспорта.
- Учет по МСФО.
- Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей:
- бюджетирование, финансовое планирование;
- консолидация данных;
- расчет дивидендов;
- управление денежными средствами (казначейство);
- управленческий учет.
- Бухгалтерский учет:
- банк и касса;
- завершение периода;
- нематериальные активы;
- самый важный средства;
- производственные операции;
- расчет зарплаты и кадровый учет;
- расчеты с контрагентами;
- регламентированная отчетность;
- товарно-материальные ценности;
- торговые операции;
- учет в обособленных подразделениях.
- Налоговый учет.
- Планирование и организация общественного питания.
В качестве базовых программных продуктов выбраны «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Предприятие 8. Управление Автотранспортом. ПРОФ». Настроена интеграция с системами электронного документооборота и электронного архива, бюджетирования и МСФО, системами коммерческого учета для выгрузки данных на Санкт-Петербургскую международную товарно-сырьевую биржу.
Функциональная схема архитектуры
Автоматизировано 470 рабочих мест в головной компании ПАО НК «РуссНефть» (Москва) и филиале компании в Ханты-Мансийске.
Чтобы добиться практического результата в сжатые сроки, были применены технологии гибкого управления проектами. В их основе лежат следующие принципы:
- сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта;
- готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану;
- работающий продукт важнее исчерпывающей документации.
Формирование методологических требований к системе, проектирование и разработка решения велись практически параллельно. Функционал системы разрабатывался итеративно, в порядке установленных приоритетов: в первую очередь разрабатывалось то, что должно использоваться в момент запуска системы, во вторую очередь — функционал, используемый при закрытии периода, в третью очередь — функционал по формированию отчетности. До минимума были сокращены процедуры предварительного согласования проектных документов. Использовались инструменты вовлечения компании-заказчика в процесс выработки решений и их тестирования.
При разработке применены инженерные практики Continuous integration (непрерывная интеграция), Code Review (проверка кода), которые позволили повысить скорость взаимодействия команды разработки, состоявшей из более чем 20 программистов. Используя элементы экстремального программирования, специалисты делали по 3-4 релиза в день. В момент запуска системы используемые практики позволили максимально быстро исправлять выявленные ошибки или недостатки функционала. Все принятые решения тщательно документировались, в ходе проекта в документацию вносились необходимые изменения. Это позволило к завершению проекта иметь актуальную исчерпывающую документацию по внедренной системе начиная от проектных и технических решений до методической документации и пользовательских инструкций.
Сознательный отказ от параллельного ведения учета в «исторической» системе. Это потребовало выстраивания точной и быстрой работы с командой внедрения (методологами и программистами), но помогло преодолеть боязнь изменений и снизить нагрузку на персонал. Такой подход, а также гибкое управление IT-проектами не применялось в РуссНефти раньше, компания пошла на определенный риск, и он себя оправдал.
Виктория Сокур, руководитель проекта со стороны ПАО НК «РуссНефть»
Одной из наиболее важных особенностей проекта был сознательный отказ от параллельного ведения учета в «исторической» системе. Это потребовало выстраивания точной и быстрой работы с командой методологов и программистов. Подобный подход, а также гибкое управление проектами не применялось в нашей компании раньше, мы пошли на определенный риск, и он себя оправдал. По результатам закрытия первого квартала 2018 года мы были уже полностью уверены в том, что идем в правильном направлении.
Последовательному внедрению отвечал и подход к обучению 470 пользователей системы: сотрудников бухгалтерии и казначейства, руководителей центров финансовой ответственности, сотрудников департамента экономики и бюджетирования, сотрудников налогового департамента и коммерческого отдела — они осваивали систему на рабочем месте, решая реальные задачи, и пользуясь специально выделенным телефоном поддержки и сервисом обработки обращений. Для ключевых пользователей команда внедрения проводила демонстрацию функционала и направляла им оповещения о дополнениях в системе по мере ее пополнения. Освоение системы шло эффективно, поскольку каждый пользователь получал практическое обучение на своем участке и мог задать вопросы разработчику напрямую. Это было удобно и для сотрудников филиала в Ханты-Мансийске, которые освоили систему одновременно с персоналом головной компании в Москве. Помимо этого, эксплуатация системы в описанном выше режиме позволила оперативно выявлять недостатки функционала.
Татьяна Семерикова, главный бухгалтер ПАО НК «РуссНефть»
Освоение системы в реальной практической работе весьма эффективно, каждый пользователь получал практическое обучение на своем участке и мог задать вопросы разработчику напрямую. Это было удобно и для сотрудников филиала в Ханты-Мансийске, которые освоили систему одновременно с персоналом головной компании в Москве. Кроме того, эксплуатация системы в таком режиме позволяла оперативно выявлять недостатки и «пробелы» реализованного функционала.
Спустя 6 месяцев после начала проекта единая учетная система введена в опытную эксплуатацию. С этого момента работа в ранее использовавшейся системе «1С:Управление корпоративными финансами» прекращена.
Сокращение трудозатрат в автоматизированных подразделениях
Снижение операционных и административных затрат
Ускорение получения управленческой отчетности
Ускорение получения регламентированной отчетности
Качественные результаты:
- Создано единое информационное пространство для новой бизнес-модели компании: учетная система обеспечивает ведение учетных процессов, ведение кадрового учета, расчета заработной платы в разрезе сложной территориально-распределенной структуры юридического лица.
- Система обеспечивает формирование регламентной отчетности, получение данных и подготовку учетной информации для различных целей, в том числе для корпоративного налогообложения (КИК).
- Система является источником данных для подготовки консолидированной отчетности по МСФО.
- Система позволяет оперативно получать фактические данные для планирования и бюджетирования.
- Автоматизированы функции планирования и исполнения платежей, в том числе с использованием механизмов лимитирования, реализованы процедуры согласования и контроля платежей в головной компании и филиале.
- С нуля создан платежный календарь как инструмент моделирования и прогнозирования денежных потоков, поскольку типовое решение не обеспечивало всех необходимых процессов управления денежными средствами компании-заказчика.
- Автоматизированы функции управления продажами, материально техническим обеспечением в части складского учета, управление автотранспортом.
- Обеспечена интеграция с системами документооборота и электронного архива.
- Функционирует система управления нормативно-справочной информацией.
- Система готова к тиражированию силами штатных IT-специалистов компании-заказчика.
- сокращение трудозатрат в подразделениях — 15%,
- сокращение операционных и административных расходов — 7%,
- ускорение получения управленческой отчетности — 15%,
- ускорение получения регламентированной отчетности — 10%.
