||
Краткое описание проекта

«Ставропольэнергосбыт» построил систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Новая система электронного документооборота, развернутая на 300 рабочих местах, помогла оптимизировать и ускорить работу с заявками, договорами, организационно-распорядительной документацией. Сокращено время на согласование документов, оптимизированы бизнес-процессы. Усилен контроль за исполнением документов. Организована работа с исками и исполнительными документами, в том числе и в филиалах.

ПАО «Ставропольэнергосбыт»
Заказчик

«Ставропольэнергосбыт» является самым крупным гарантирующим поставщиком электроэнергии в Ставропольском крае. В составе компании — восемь отделений в Ставрополе, Георгиевске, Буденновске, Изобильном, Светлограде, Ессентуках, а также 34 участка во всех районах, которые осуществляют энергоснабжение практически 90% территории Ставропольского края.

1
Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Повысить эффективность и качество работы организации за счет автоматизации процессов делопроизводства.
  2. Сократить трудозатраты сотрудников на рутинные операции.

Задачи проекта:

  1. Создать единое информационное поле учета и управления бизнес-процессами.
  2. Применять единообразные подходы к работе с документами
  3. Обепечить высокое качество и эффективность исполнения документов.
  4. Обеспечить обмен данными между подразделениями в электронном виде.
2
Ситуация до старта проекта

Ранее документооборот на предприятии был автоматизирован с помощью другого решения. В нем велась регистрация всех видов документов, согласование, выдавались поручения. Однако были существенные минусы - невозможность работы с контрагентами, медленная работа самой системы, некачественный учет договоров и сроков их действия.

Руководство компании приняло решение о переходе на новую систему электронного документооборота для улучшения качества работы, автоматизации бизнес-процессов, усиления контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Для решения поставленных задач выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документоборота построена на базе решения «1С:Документооборот».

Автоматизированы следующие функции:

  1. Ведение номенклатуры дел.
  2. Делопроизводство.
  3. Работа с обращениями граждан.
  4. Учет договоров.
  5. Учет и контроль исполнения поручений.
  6. Учет и хранение документов.

Сейчас в организации используются три информационные системы:

  1. «1С:Документооборот».
  2. «1С:Бухгалетрия предприятия КОРП».
  3. «1С:Зарплата и кадры».

Эти системы стесно связаны между собой.  Основным инструментом работы является «1С:Документооборот». В нем создаются и согласовываются договора и заявки на оплату. После успешного согласования договора в «1С:Бухгалтерии предприятия» проверяется номер и дата регистрации, если документ не найден, то создается карточка договора с основными реквизитами (регистрационный номер, дата регистрации, наименование контрагента, представитель контрагента, представитель организации, прикрепленные файлы).

В заявках на оплату в «1С: Документообороте» предусмотрена кнопка «Создать платежное поручение», при нажатии на нее в «1С:Бухгалтерии предприятия» создается платежное поручение с основными реквизитами (контрагент, назначение платежа, статья ДДС, связь с договором). Есть возможность создать платежное поручение несколько раз. В разделе «Связанные документы» отражается сама заявка на оплату (регистрационный номер, дата регистрации, сумма, назначение платежа, контрагент, статья ДДС).

После проведения платежного поручения и проставления реквизита «Оплачено» в «1С:Документообороте» автоматически создается внутренний документ «Платежное поручение» с набором реквизитов (регистрационный номер, дата регистрации, сумма, назначение платежа, контрагент, карточка платежного поручения должна быть прикреплена в файлы). В связках к платежному поручению автоматически указывается связь с соответствующей Заявкой на оплату (тип связи: заявка-платежное поручение).

В системе «1С:Зарплата и кадры» создаются кадровые документы: приказы о переводе сотрудника, об увольнении, об отпуске. При создании приказа в «1С: Зарплата и кадры» в «1С: Документооборот» автоматически переносятся основные реквизиты и прикрепленный файл.Ris-Stavr.jpg

Схема архитектуры системы

4
Особенности и уникальность проекта

При внедрении системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот» нужно было перенести из старой системы договоры, приказы по основной деятельности, распоряжения. Кроме того, нужно было перенести из «1С:Бухгалтерии» базу контрагентов. В ходе проекта автоматизирована регистрация и обработка заявок. В «1С:Документообороте» доработан справочник для вводу сумм по статьям движения денежных средств. Ежемесячно сотрудники организации загружают в него данные, которые затем используются при расчете лимитов по заявкам на оплату. В заявке на оплату для наглядно отражается информация по остатку на статье, перерасходу.

Каждой заявке в системе присваивается порядковый номер, сотрудники заполняют обязательные реквизиты (корреспондент, содержание, сумму, связывают с договором) и прикрепляют электронный образ документа. После регистрации система предлагает маршрут и создает задачи на согласование и исполнение заявок. На этапе согласования заявки отделом бизнес-планирования и бюджетирования в ней, по нажатию кнопки, происходит расчет лимитов по статьям ДДС. Этот расчет помогает сотрудникам отдела анализировать расход лимитов по статьям, учитывать перерасходы и формировать отчеты.

5
Результаты проекта

Сокращение сроков поставки продукции

х2
  1. Оперативная обработка и согласование договоров позволяют предприятию выстраивать более эффективные отношения с поставщиками и заказчиками. Срок от согласия на сотрудничество до реальных поставок продукции сократился в два раза — с 10-12 до 5-6 рабочих дней.
  2. В системе налажен механизм выдачи поручений и контроля их исполнения, настроено оповещение пользователей о поставленных задачах и установленных для них сроках. Теперь руководители в режиме реального времени могут оценить, сколько времени каждый документ находился на обработке у специалиста. Исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.
  3. Автоматизирована регистрация и обработка заявок, что позволило сократить сроки на их согласование и анализ лимитов по статьям ДДС и автоматизировать процесс создания платежных поручений по данным заявкам.
  4. Автоматизирована работа с кадровыми документами: приказами о переводе работника, приказами о предоставлении отпуска, приказами о расторжении трудового договора, благодаря настройке интеграции с «1С:Зарплата и управление персоналом». Это позволяет ускорить получение информации удаленным подразделениям компании.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
300
Отрасль
Энергетика
Бизнес ИТ
Октябрь 2016 —
Северо-Кавказский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Директор по техническим вопросам «Ставропольэнергосбыт»
Валентин Шерстобитов
«1С:Документооборот», помимо основного функционала делопроизводства, автоматизации бизнес-процессов и оперативной работы с документами, позволил нам вести и анализировать исковую деятельность, формировать почтовые реестры. А интеграция с существующими в компании информационными системами позволила автоматизировать работу с заявками на оплату, договорами, кадровыми документами, контролировать и анализировать лимиты по заявкам. Это упростило работу сотрудников.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
07 Ноября 2019
Вышла новая версия 8.3.16 платформы «1С:Предприятие»

Новая версия платформы выпущена 7 ноября 2019 г. В ней получили развитие системы взаимодействия, диаграммы, планировщик, появился дополнительный функционал для защиты системы и многое другое.

07 Ноября 2019
1С:ITIL — новая редакция 1.2

Вышла редакция 1.2 продукта 1С:ITIL с использованием машинного обучения для интеллектуальной классификации обращений и подбора ответа из базы знаний.