«Ставропольэнергосбыт» построил систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Новая система электронного документооборота, развернутая на 300 рабочих местах, помогла оптимизировать и ускорить работу с заявками, договорами, организационно-распорядительной документацией. Сокращено время на согласование документов, оптимизированы бизнес-процессы. Усилен контроль за исполнением документов. Организована работа с исками и исполнительными документами, в том числе и в филиалах.
«Ставропольэнергосбыт» является самым крупным гарантирующим поставщиком электроэнергии в Ставропольском крае. В составе компании — восемь отделений в Ставрополе, Георгиевске, Буденновске, Изобильном, Светлограде, Ессентуках, а также 34 участка во всех районах, которые осуществляют энергоснабжение практически 90% территории Ставропольского края.
Цели проекта:
- Повысить эффективность и качество работы организации за счет автоматизации процессов делопроизводства.
- Сократить трудозатраты сотрудников на рутинные операции.
Задачи проекта:
- Создать единое информационное поле учета и управления бизнес-процессами.
- Применять единообразные подходы к работе с документами
- Обепечить высокое качество и эффективность исполнения документов.
- Обеспечить обмен данными между подразделениями в электронном виде.
Ранее документооборот на предприятии был автоматизирован с помощью другого решения. В нем велась регистрация всех видов документов, согласование, выдавались поручения. Однако были существенные минусы - невозможность работы с контрагентами, медленная работа самой системы, некачественный учет договоров и сроков их действия.
Руководство компании приняло решение о переходе на новую систему электронного документооборота для улучшения качества работы, автоматизации бизнес-процессов, усиления контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Для решения поставленных задач выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП».
Система электронного документоборота построена на базе решения «1С:Документооборот».
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел.
- Делопроизводство.
- Работа с обращениями граждан.
- Учет договоров.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет и хранение документов.
Сейчас в организации используются три информационные системы:
- «1С:Документооборот».
- «1С:Бухгалетрия предприятия КОРП».
- «1С:Зарплата и кадры».
Эти системы стесно связаны между собой. Основным инструментом работы является «1С:Документооборот». В нем создаются и согласовываются договора и заявки на оплату. После успешного согласования договора в «1С:Бухгалтерии предприятия» проверяется номер и дата регистрации, если документ не найден, то создается карточка договора с основными реквизитами (регистрационный номер, дата регистрации, наименование контрагента, представитель контрагента, представитель организации, прикрепленные файлы).
В заявках на оплату в «1С: Документообороте» предусмотрена кнопка «Создать платежное поручение», при нажатии на нее в «1С:Бухгалтерии предприятия» создается платежное поручение с основными реквизитами (контрагент, назначение платежа, статья ДДС, связь с договором). Есть возможность создать платежное поручение несколько раз. В разделе «Связанные документы» отражается сама заявка на оплату (регистрационный номер, дата регистрации, сумма, назначение платежа, контрагент, статья ДДС).
После проведения платежного поручения и проставления реквизита «Оплачено» в «1С:Документообороте» автоматически создается внутренний документ «Платежное поручение» с набором реквизитов (регистрационный номер, дата регистрации, сумма, назначение платежа, контрагент, карточка платежного поручения должна быть прикреплена в файлы). В связках к платежному поручению автоматически указывается связь с соответствующей Заявкой на оплату (тип связи: заявка-платежное поручение).
В системе «1С:Зарплата и кадры» создаются кадровые документы: приказы о переводе сотрудника, об увольнении, об отпуске. При создании приказа в «1С: Зарплата и кадры» в «1С: Документооборот» автоматически переносятся основные реквизиты и прикрепленный файл.
Схема архитектуры системы
При внедрении системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот» нужно было перенести из старой системы договоры, приказы по основной деятельности, распоряжения. Кроме того, нужно было перенести из «1С:Бухгалтерии» базу контрагентов. В ходе проекта автоматизирована регистрация и обработка заявок. В «1С:Документообороте» доработан справочник для вводу сумм по статьям движения денежных средств. Ежемесячно сотрудники организации загружают в него данные, которые затем используются при расчете лимитов по заявкам на оплату. В заявке на оплату для наглядно отражается информация по остатку на статье, перерасходу.
Каждой заявке в системе присваивается порядковый номер, сотрудники заполняют обязательные реквизиты (корреспондент, содержание, сумму, связывают с договором) и прикрепляют электронный образ документа. После регистрации система предлагает маршрут и создает задачи на согласование и исполнение заявок. На этапе согласования заявки отделом бизнес-планирования и бюджетирования в ней, по нажатию кнопки, происходит расчет лимитов по статьям ДДС. Этот расчет помогает сотрудникам отдела анализировать расход лимитов по статьям, учитывать перерасходы и формировать отчеты.
Сокращение сроков поставки продукции
- Оперативная обработка и согласование договоров позволяют предприятию выстраивать более эффективные отношения с поставщиками и заказчиками. Срок от согласия на сотрудничество до реальных поставок продукции сократился в два раза — с 10-12 до 5-6 рабочих дней.
- В системе налажен механизм выдачи поручений и контроля их исполнения, настроено оповещение пользователей о поставленных задачах и установленных для них сроках. Теперь руководители в режиме реального времени могут оценить, сколько времени каждый документ находился на обработке у специалиста. Исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.
- Автоматизирована регистрация и обработка заявок, что позволило сократить сроки на их согласование и анализ лимитов по статьям ДДС и автоматизировать процесс создания платежных поручений по данным заявкам.
- Автоматизирована работа с кадровыми документами: приказами о переводе работника, приказами о предоставлении отпуска, приказами о расторжении трудового договора, благодаря настройке интеграции с «1С:Зарплата и управление персоналом». Это позволяет ускорить получение информации удаленным подразделениям компании.
