В группе компаний «ММЗ Вперед» построили систему электронного документоборота на базе решения «1С:Документооборот» и создали нетиповой для этой системы казначейский и ремонтный функционал. В результате группе на 90% удалось отказаться от использования бумажного документооборота. Согласование более 25 видов документов переведено в электронный вид и проходит в 2,5 раза быстрее. Разработанная подсистема «Казначейство» позволила повысить качество контроля и планирования денежных потоков.
Московский машиностроительный завод «Вперед» — одно из старейших предприятий авиационной промышленности России. Завод работает с 1931 года и является лидером в производстве рулевых винтов и лопастей к ним для вертолетов семейства «Ми». Завод имеет в штате конструкторские и технологические отделы.
Цель проекта: унификация, регламентация и повышение прозрачности их бизнес-процессов и их последующая автоматизация.
Задачи проекта:
- Укрепление исполнительской дисциплины.
- Сокращение трудозатрат и ускорение согласования и поиска документов.
- Повышение качества планирования и контроля за движением финансовых потоков.
- Достижение прозрачности бизнес-процессов.
- Ускорение формирования аналитической отчетности в различных разрезах.
- Разработка и соблюдение единого регламента работ для всех предприятий холдинга.
- Сохранение конфиденциальности документов.
В дополнение к вышеперечисленным целям в рамках проекта должны были быть решены две дополнительные задачи:
- Организация управления ремонтами авиационных агрегатов на базе «1С:Документооборот» и CRM (с последующим тиражированием на другое предприятие холдинга для управления ремонтами рулевых винтов вертолетов семейства Ми).
- Повышение качества планирования и контроля казначейских операций за счет создания в «1С:Документооборот» подсистемы «Казначейство».
В связи с объединением ряда компаний в единый управленческий контур возникла необходимость в унификации, регламентации и повышении прозрачности их бизнес-процессов с их последующей автоматизацией. Для достижения поставленных целей потребовался инструмент, позволяющий осуществлять промежуточный и итоговый контроль состояния документов и задач, управлять развитием бизнес-процессов и предоставлять руководству информацию для оперативного принятия управленческих решений. Также одной из важных задач являлась оптимизация процессов «Казначейства» и повышение прозрачности процессов ремонта агрегатов.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот». Она интегрирована с решениями «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Бухгалтерия», а также с системой планирования и мониторинга производства и снабжения — в части обмена данными по договорам, заявкам на расходование денежных средств, реестрам платежей. Система «1С:Документооборот» тиражирована на предприятия группы компаний «ММЗ «Вперед»:
- «ОКБ «Кристалл»;
- «МФ Вимант»;
- «Солнечногорский Механический завод»;
- «АВЭКС».
Синхронизация данных по договорам
На базе «1С:Документооборот» удалось создать нетиповой для этой системы казначейский и ремонтный функционал, который уже доказал свою эффективность на практике.
Подсистема «Казначейство» позволила снизить нагрузку на финансовый отдел, повысить качество контроля и планирования потоков денежных средств. Пользователи получили возможность работать в единой системе как при согласовании заявок на расходование денежных средств, так и при их оплате. Существенно повысилась оперативность согласования и исполнения платежей, качество контроля их обоснованности.
Подсистема управления ремонтами позволила клиентам в личном кабинете CRM-системы оформлять заявки на текущий или капитальный ремонт авиационного агрегата, а также отслеживать и контролировать их исполнение.
Ускорилось согласование документов
Отказ от бумажного документооборота
- Автоматизированы учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции, договорной документации, работа с организационно-распорядительными и внутренними документами (доверенности, гарантийные письма и т. д.), первичной финансовой и бухгалтерской документацией.
- На 90% удалось отказаться от использования бумажного документооборота, что позволило снизить риски ошибок пользователей, повысить скорость работы и сформировать структурированный электронный архив с развитой системой поиска. Появилась возможность штрихкодирования и использования поточного сканирования документов.
- Согласование более 25 видов документов переведено в электронный вид. Разработаны регламенты и оптимизированы маршруты согласования, стандартизированы действия пользователей при работе с документами. Это существенно ускорило обработку документов и ускорило их согласование в 2,5 раза. Разработка подробных пользовательских инструкций и проектной документации положила начало формированию базы знаний, что облегчает обучение вновь принятых сотрудников.
- Созданы инструменты контроля и анализа исполнения поручений для руководителей предприятия. Удалось отказаться от ведения бумажных журналов, в которых вручную фиксировались поставленные задачи. В результате сократилось время на формирование отчетов о загрузке сотрудников, соотношении исполненных и неисполненных поручений (в том числе выполненных с нарушением срока). Это позволило существенно повысить исполнительскую дисциплину в коллективе и вывести управление предприятием на новый уровень.
- Оптимизирована работа с договорной документацией. Разработан конструктор протоколов разногласий, в котором согласующие лица могут указать имеющиеся замечания к тем или иным пунктам договора и предложить их новую редакцию. По итогам анализа сводного протокола разногласий сотрудник, ответственный за процедуру согласования, принимает решение, какие из замечаний необходимо учесть и автоматически формирует окончательную форму протокола. Это значительно снижает трудозатраты на подготовку документов и повышает скорость согласования документов.
- Разработанная подсистема «Казначейство» позволила снизить нагрузку на финансовый отдел, повысить качество контроля и планирования потоков денежных средств. Пользователи получили возможность работать в единой системе как при согласовании заявок на расходование денежных средств, так и при их оплате. Существенно повысилась оперативность согласования и исполнения платежей, качество контроля их обоснованности. Это улучшило платежную дисциплину предприятия без роста сопутствующих трудозатрат.
- Ежедневное формирование реестра платежей в системе электронного документооборота позволило интегрировать его с учетной системой. По итогам согласования реестра создаются платежные поручения, которые с помощью бесшовного обмена экспортируются в «1С:Бухгалтерию» и оплачиваются. Для осуществления расчетов в рамках государственного оборонного заказа система позволяет выгружать подтверждающие документы-основания в электронный архив для предоставления в уполномоченный банк.
- Внедрение нетиповой подсистемы управления ремонтами позволило клиентам в личном кабинете CRM-системы оформлять заявки на текущий или капитальный ремонт авиационного агрегата, а также отслеживать и контролировать их исполнение. Информация с сайта передается в «1С: Документооборот», где автоматически создается задача куратору ремонтных процессов с вложенной в нее заявкой. Куратор заполняет карточку проекта ремонта и указывает ключевую информацию: имя и контакты руководителя проекта, заказчика, плановую дату начала и завершения, состояние, состав проектной команды, номер изделия и т. д. Все дальнейшие этапы выполнения ремонтных работ запускаются в системе автоматически в зависимости от заполненных реквизитов и прозрачны для клиентов.
