В компании «ПУД» настроили бухгалтерский, налоговый и управленческий учет и отражение хозяйственных операций в решении «1С:Бухгалтерия 8 КОРП». В результате повысилась работоспособность решения, увеличилась скорость выполнения регламентных заданий и закрытия периодов, снизилось количество ошибок при отражении хозяйственных операций в учёте. Также получены корректные остатки на счетах бухгалтерского и налогового учета, исправлены данные регистров, что позволило сдать управленческую и регламентированную отчетность в утвержденные сроки.
Сеть магазинов «ПУД» — розничная торговая сеть продуктовых магазинов на территории Республики Крым. Более 5000 продовольственных и непродовольственных товаров, 71 магазин по Крыму и Краснодарскому краю. Собственный логистический распределительный центр площадью более 35 000 м2 и автопарк большегрузных автомобилей.
Цели проекта:
- Снизить риски, связанные с несоответствием процедур и функций информационных инструментов актуальным требованиям законодательства.
- Повысить удобство используемой учетной системы, оптимизировав отражение хозяйственных операций.
Задачи проекта:
- организация единого информационного пространства, оперативное получение данных из системы, повышение скорости работы базы данных;
- обеспечение непрерывности поступления, фиксации и использования учетных данных для дальнейшего использования ее в регламентированных процессах, повышение качества, оперативности отражения учетных данных в программе;
- обеспечение формирования необходимой для внутреннего использования и предоставления в вышестоящие и контролирующие органы отчетности с детализацией по подразделениям, статьям доходов и расходов, видам начислений;
- обеспечение автоматизированного заполнения регламентированной отчетности в соответствии с требованиями законодательства. Реализация возможности отправки отчетности в соответствующие органы по защищенным каналам связи непосредственно из программы с помощью сервиса «1С-Отчетность»;
- снижение трудоемкости отражения хозяйственных операций в учете, исключение дублирования информации, трудоемких ручных расчетов в Microsoft Excel и на бумажных носителях, повышение квалификации пользователей;
- оптимизация расчета торговой наценки: прозрачность и корректность формирования, детализация в разрезе подразделений и складов, аналитические отчеты.
В компании «ПУД» до старта проекта регламентированный учет велся без применения ПБУ 18/02 с отсутствием ряда операций и данных в регистрах налогового учета. Порядок отражения отдельных хозяйственных операций не соответствовал положениям о бухгалтерском учете, а также требованиям налогового законодательства.
Главным фактором в необходимости проведения комплексного анализа базы данных и внешнего аудита учета, в модернизации отдельных участков и отчетов стало решение руководства компании об отказе параллельного ведения регламентированного учета в решении «1С:Бухгалтерия 7.7» для Украины. В момент переноса данных и перехода на решение «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» силами штатных сотрудников компании не все требования действующего налогового законодательства и требований бухгалтерского учета РФ были учтены и корректно отражены в новой программе. В результате перехода корректно и в полном объеме не использовался весь типовой функционал решения «1С:Бухгалтерия 8 КОРП».
Получение достоверных данных управленческой и регламентированной отчетности осложнялось отсутствием аналитики и ошибок в учете. Требовалась корректировка остатков, движений, отчетных форм, так как в результате ошибок и сбоев часть регламентированной отчетности не формировалась автоматически и корректно. В связи с вышеизложенными фактами, в компании назрела необходимость в анализе и консалтинге, выявлении проблемных участков и разработке инструкций по использованию типового функционала, дополнительным отчетам и ряду обработок для повышения оперативности работы, полноты и качества отчетности.
Работы проводились в уже имеющемся в эксплуатации программном комплексе «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» редакции 3.0 на актуальном релизе. Данная база данных является «сводной». В нее выгружаются данные из магазинов, распределительных центров, центра логистики, а также из программы «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3.0. В ходе проекта были проанализированы и протестированы обмены, внесены исправления в механизмы загрузки данных, откорректирована порядок формирования и полнота выгружаемой информации, ее отражение в документах сводной базы.
В рамках проекта было охвачено:
- рабочих мест — 50,
- магазинов — 71,
- распределительных центров — 5,
- структурных подразделений — 217.
Работы по проекту начались с отдельного, а затем комплексного анализа участков и базы в целом. Первое решение — о восстановлении целостности файла базы данных, тестировании и исправлении, пересчете итогов для восстановления структуры данных и их корректного отображения в проводках, отчетах и регистрах системы. Поэтапное тестирование базы дало результат.
Вторым решением запустилась процедура свертки базы, для уменьшения ее объема с целью увеличения скорости выполнения регламентных заданий. Свертка базы длилась несколько суток, но завершилась корректно и дала результативные документы ввода начальных остатков на 01.01.2018, которые далее корректировались с учетом внесенных изменений в учетную политику, с учетом применения ПБУ 18/02. После получения корректных остатков в бухгалтерском и налоговом учете, были перепроведены все блоки учетных документов, начиная с 01.12.2017 года, с соблюдением хронологии последовательности, внесением в них исправлений, недостающей аналитики, а также проверено их соответствие действующим положениям о бухгалтерском учете и требований налогового законодательства РФ.
Необходимость закрывать периоды многократно и вносить исправления в учет продиктовала третье решение: уменьшение объема базы через перенос сканированных договоров из документов на отдельный ресурс. Отдельно был рассмотрен механизм формирования, движения, расчета и отражения торговой наценки, используя типовой и не типовой механизмы. Созданы инструкции, для корректного отражения и анализа торговой наценки. Достигнуты результаты в стабилизации сроков сдачи управленческой и регламентированной отчетности.
Основные сложности и специфика проекта:
- необходимость выполнять настройку учета, исправление ошибок в учете без остановки текущего рабочего и производственного процесса, параллельно ежедневной работе в программе;
- объем базы данных более 45Gb;
- интеграция программы с другими информационными системами заказчика, в которых ведется оперативный учет складской и торговой деятельности;
- невозможность выполнения регламентных процедур в оперативном режиме в связи с большим объемом базы данных и техническими возможностями серверного оборудования заказчика.
Выросла скорость выполнения операций
Снизилось количество вводимых ручных операций
Сократились сроки получения управленческой отчетности
Результаты проекта:
- получены корректные остатки на начало 2018, 2019 годов;
- в результате процедуры свертки объем информационной базы уменьшился более чем на 10 Gb, скорость выполнения операций увеличилась на 30%, что позволило выполнить регламентные процедуры закрытия периодов;
- отражение хозяйственных операций в базе приведено в соответствие требованиям, обозначенным в положениях о бухгалтерском учете;
- регламентированная отчетность заполняется автоматически по данным регистров;
- исправлен механизм формирования, движения и расчета торговой наценки, получены корректные остатками по торговой наценке на конец расчетных периодов;
- полностью задействован типовой функционал программы, минимизировано использование ручных операций (количество вводимых ручных операций снижено на 80%);
- даны инструкции технического характера для переноса сканированных договоров из базы в отдельное хранилище на сервере, что существенно повлияет на повышение скорости выполнения регламентных процедур при закрытии периодов;
- оптимизированы сроки получения данных управленческой отчетности (сроки получения управленческой отчетности сокращены на 50%).
