«Ак Барс» Банк построил систему автоматизации административно хозяйственной деятельности банка и оптимизировал работу более 30 подразделений с помощью решения «1С:Управление и учет хозяйственной деятельностью банка». Система позволила облегчить управление корпоративными финансами. Появилась возможность детально планировать расходование денежных средств. Ускорилось формирование бюджета доходов и расходов. Срок подготовки планового бюджета по смете накладных расходов и смете капитальных вложений банка сократился с 3 месяцев до 1,5 месяцев, а срок подготовки отчетности по исполнению этого бюджета уменьшился с 10-15 рабочих дней до 5-7 рабочих дней.
Акционерный коммерческий банк «АК БАРС» — крупнейший банк Республики Татарстан. «АК БАРС» Банк обслуживает более 3,1 миллионов частных лиц и свыше 67 тысяч корпоративных клиентов, среди которых — крупнейшие экспортеры Республики Татарстан, предприятия нефтегазового и нефтехимического комплекса, машиностроительные, телекоммуникационные, строительные, химические, автотранспортные, торговые и агропромышленные предприятия.
Цели проекта: снизить затраты банка, а также усилить контроль уровня доходности каждого направления деятельности.
Задачи проекта:
- Оптимизировать рабочее время сотрудников бухгалтерии и финансового департамента для увеличения аналитической деятельности.
- Повысить качество и сократить сроки подготовки отчетности.
- Автоматизировать процесс планирования и контроля исполнения расходов.
На момент инициации проекта для автоматизации административно хозяйственной деятельности банка использовалась информационная система «1С:Бухгалтерия», настроенная и доработанная под требования банка. Задачи планирования и управленческого учета решались средствами офисных приложений Microsoft — Excel и Word. Их использование приводило к дублированию данных, избыточным рутинным операциям. Отсутствие автоматизированного бюджетного контроля до момента заключения внутрихозяйственных договоров вызывало проблемы со сбором и анализом информации в необходимом объеме аналитики, снижало оперативность и качество процессов планирования, учета фактических затрат и возможностей для эффективного контроля затрат. Наличие различных источников данных требовало их консолидации из различных систем, что приводило к недостаточной оперативности получения управленческой отчетности. Система документооборота Заказчика не была связана с системами, отвечающими за учетные функции и контроль.
Руководство компании «Ак Барс Банк» приняло решение по созданию единой информационной системы по решению задач бюджетного контроля и автоматизации административно-хозяйственной деятельности банка на базе «1С:Управление и учет хозяйственной деятельностью банка».
Система автоматизации административно-хозяйственной деятельности построена на базе решения «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка».
Доработаны механизмы обмена данными между внутренней банковской системой и «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» посредством использования веб-сервисов:
- Получение счетов аналитического учета, открытых за текущий день во внутренней банковской системе.
- Сверка остатков на счетах во внутренней банковской системе.
- Получение входящих проводок по счетам во внутренней банковской системе.
- Выгрузка бухгалтерских документов из «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» во внутреннюю банковскую систему.
- Получение статуса проведения выгруженных документов из «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» во внутреннюю банковскую систему.
Реализован обмен данными между системами «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» и системой документооборота посредством использования веб-сервисов:
- Загрузка заявок на операцию из системы документооборота в «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» по определенным статьям бюджета.
- Загрузка авансовых платежей из системы документооборота в «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка».
- Выгрузка статусов заявок на операцию из «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» в систему документооборота.
- Загрузка договоров из системы документобоорота в «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка».
В части блока автоматизации учета хозяйственной деятельности банка стояла задача перенести функциональность из существующей системы бухгалтерского учета. Получили развитие следующие участки учета:
- Разработан новый механизм расчета резервов на возможные потери. Удалось добиться ухода от ручного формирования необходимых бухгалтерских проводок и отчетности для ЦБ.
- Разработан новый механизм настроек и формирования статистического отчета «Форма 11», что позволило отказаться от ручного сбора данных для заполнения отчета.
- Разработан новый механизм анализа данных для отчетности по имущественным налогам. Изменился регламент работы с отчетностью по имущественным налогам. Появилась логика и прозрачность в ведении учета по имуществу по налоговому учету от первичных документов до конечной отчетности.
- Разработан новый механизм анализа сверки по счетам с автоматизированной банковской системой (АБС) через веб-сервис. До этого использовался обмена с помощью файлов, что значительно затрудняло работу. На основе веб-сервисов разработан новый механизм обмена с автоматизированной банковской системой бухгалтерскими проводками, счетами плана счетов.
- Разработан новый механизм обновления классификатора банков, что позволило отказаться от ручного ввода данных и исключило возникновение ошибок.
- Автоматизирован участок учета ГСМ.
Кроме того, были автоматизированы следующие большие блоки.
Автоматизация платежей
Наибольшая часть автоматизации коснулась процесса создания заявок на оплату, а также подготовки и отправки платежных поручений в информационной системе, которая использовалась в «Ак Барс» Банке в качестве платежной системы. Реализовано автоматическое формирование заявок на оплату по платежным календарям. Это помогло минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором. Усилена безопасность финансовых операций, благодаря ограничению на создание заявок без утвержденного договора. Автоматизирован многоэтапный процесс согласования платежей, включая верификацию дополнительными участниками процесса. На заключительном этапе заявки на оплату контролируются сотрудниками финансового департамента и подписываются электронной цифровой подписью заместителем председателя правления банка. Для упрощения работы с заявками разработан механизм их сбора на оплату в «Реестр заявок», а также автоматическое формирование реестров платежных поручений, что позволило значительно снизить трудозатраты сотрудников бухгалтерии. Возможности визуализации данных и повышение уровня «юзабилити» сделали работу сотрудников удобнее и комфортнее. Теперь в реестре заявок выводится полный перечень рублевых платежей на оплату на текущий день с отборами по статьям бюджета, статусам, подразделениям. Предусмотрена возможность формирования реестра заявок по валютным платежам. Система автоматически ежедневно обновляет курсы валют, что позволяет рассчитывать суммы платежей по актуальному курсу. Для этого разработан механизм загрузки посредством использования регламентного задания, запускающее обновление данных из ресурса, допустимого службой безопасности банка. С января 2018 система вышла в опытно-промышленную эксплуатацию, и платежи стали полностью проходить через «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» согласно графику проекта.
Автоматизация сбора фактических данных
Настроена консолидация всех фактических расходов в одной информационной системе. Их получение происходит в разрезе двух методов — метод начисления и кассовый метод. Для сбора фактических данных по методу начисления разработана технология, при которой данные собираются как из регистров учета отражения операций, проводимых бухгалтерией банка в системе «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка», так и загрузкой данных из других источников, в которых происходит отражения фактических расходов. Для этого проведены работы по интеграции с внутренними информационными системами: «EQ», «1C:Зарплата и управление персоналом 8», с использованием технологий web-сервисов. Реализована возможность корректировки аналитик с помощью документа «Корректировка затрат». На основании полученных и скорректированных фактических данных осуществляется дальнейшая аллокация совершенных расходов Банка в зависимости от установленного драйвера. Сбор фактических данных по кассовому методу осуществляется в системе «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» по платежным документам «Заявка на операцию». Реализованы различные отчетные формы, которые обеспечивают возможность сравнения плановых и фактических данных и выявления абсолютных и относительных отклонений. Они позволяют получать данные в расширенной аналитике в рамках аллокации расходов. При этом любой отчёт по бюджету предоставляет возможность расшифровки до первичных бухгалтерских документов, по которым была отражена операция в системе. Все фактические расходы собираются в одной системе, что позволяет сократить время на сбор и обработку данных, в том числе на формирование итоговой отчетности.
Управление закупками. Тендерная площадка
На момент начала работ у компании отсутствовала единая система управление закупками. В рамках проекта автоматизирован полный цикл процесса закупки: от планирования до момента ее отражения в системе по факту прихода. Реализовано формирование плана в соответствии с требования банка. Появилась возможность планирования закупочной деятельности на год в разрезе «Номенклатуры» и «Товарной категории» с вводом значений лимитов по месяцам. Установка лимитов доступна в пределах двух бюджетов: бюджета движения денежных средств и бюджета движения ресурсов. Лимиты определяются в бюджетах на этапе планирования и контролируются в документах «Резервирование бюджета» и «Заявка на операцию». Реализовано перераспределение лимитов по статьям бюджетов, аналитикам, периодам. Появилась возможность формирования консолидированного плана по потребностям в номенклатуре, а также механизм замены номенклатур аналогами и уточнения товарных категорий до позиций номенклатур. Добавлена возможность консолидировать план потребностей в разрезе подразделений. Расширен вывод данных по резервам. Реализовано определение способов покрытия потребности. Это позволило контролировать наличие номенклатур на складе и экономить средства на закупках. Для контроля распределения покупок добавлены проверки на создание лота в зависимости от методов закупок и сумм лота. Методы закупки определяются параметрами лота. Реализована процедура оценка и выбора поставщиков. Процесс закупок проходит процедуру согласования в зависимости от метода закупки. Реализована интеграция с электронными торговыми площадками с фиксацией выбора победителя тендера. Плановые и фактические данные по закупочной деятельности отражаются в итоговых бюджетах и в платежном календаре. Доработаны отчеты по закупочной деятельности.
Формирование бюджета
В связи со спецификой финансового планирования в банке в части нормирования и аллоцирования расходов был доработан типовой функционал системы в части бюджетирования. Теперь процесс планирования бюджетов осуществляется в разрезе версий и структуры бюджета. Был автоматизирован ввод и ведение лимитного контроля по расширенной аналитике. Реализовано планирование бюджетов по платежному календарю, автоматизировано исполнение платежей согласно утвержденного договора и лимитов бюджета. Удалось добиться планирования расходов по сотрудникам с учетом заранее сформированных норм. Реализована возможность консолидации всех плановых заявок в сводный бюджет, с возможностью выгрузки данных в Excel. Автоматизированы многоэтапные процессы согласования плановых бюджетов. В рамках планирования стало возможным ведение централизованного управления инвестиционными проектами: введение отдельного план-фактного бюджета по проектным работам. Создан механизм аллокации плановых расходов Банка по линиям бизнеса. Обеспечена возможность настройки формул для расчета аллокации силами сотрудников Банка, что позволяет точнее отражать расходы по филиалам и видам бизнеса. Процесс планирования, согласования, утверждения и аллокации расходов полностью происходит в системе, что способствует значительному сокращению времени на сведение информации.
Проект охватил 30 подразделений банка на территории Республики Татарстан.
Всего автоматизировано 650 рабочих мест.
Создана маршрутная карта согласования основных финансовых документов, которая зависит от направления деятельности, проектов и видов и статей расхода. Теперь сотрудники банка могут в любой момент узнать на какой стадии согласования находится платеж, посмотреть историю его согласования. На основании согласованных документов в системе оперативно формируется реестр платежей. Все это помогает компании более точно и рационально планировать предстоящие расходы. В системе обеспечена взаимосвязь всех документов, связанных с платежами: заявок на платежи, платежных поручений, документов на списание денежных средств. Если один из документов не связан с общей цепочкой процесса, система просто не позволяет провести платеж. Это позволило усилить контроль за платежами и полностью ликвидировать проблему совершения оплат «напрямую» без утвержденного договора.
Автоматизация сбора фактических данных позволила сократить время на сбор и обработку информации, а реализованы различные отчетные формы позволяют оперативно реагировать на изменяющиеся условия. Удалось в кратчайшие сроки автоматизировать и систематизировать закупочную деятельность и организовать работу тендерной площадки.
В ходе проекта в банке реорганизовали структуру подразделений, которая привела к необходимой корректировке большого массива данных, введенных в систему на момент реорганизации.
Снизился срок подготовки планового бюджета по смете накладных расходов и смете капитальных вложений
Снизился срок подготовки отчетности по исполнению бюджета по смете накладных расходов и смете капитальных вложений
Результаты проекта:
- Построенная на базе решения «1С:Управление и учет хозяйственной деятельностью» система позволила облегчить управление корпоративными финансами.
- Появилась возможность детально планировать расходование денежных средств.
- Проведена интеграция всех функционирующих информационные компании.
- Унифицирована и перенесена из старых систем вся нормативно-справочная информация.
- Ускорилось формирование бюджета доходов и расходов (БДР).
- Повысилось качество планирования бюджетов компании, контролируется их соблюдение и регулируется понесение расходов.
Ключевые показатели эффективности проекта:
- Срок подготовки планового бюджета по смете накладных расходов и смете капитальных вложений банка сокращен с 3 месяцев до 1,5 месяца.
- Снижен риск операционных ошибок при подготовке бюджета банка по смете накладных расходов и смете капитальных вложений, точность планирования / прогнозирования на уровне 97-99%.
- Срок подготовки отчетности по исполнению бюджета по смете накладных расходов и смете капитальных вложений сокращен с 10-15 рабочих дней до 5-7 рабочих дней.
- Оптимизированы и сокращены временные трудозатраты на этапе создания обоснования на оплату и акцепта расходов банка.
