Биллинг-оператор «Единый Расчетный Центр» модернизировал автоматизированную информационную систему и перешел с решения «1С:Бухгалтерия 7.7» на «1С:Комплексная автоматизация 2». В результате регламентированный и управленческий учет ведутся на базе одной системы, адаптирован единый план счетов для бухгалтерского, налогового и управленческого учета, настроено автоматическое формирование отчетности, описаны основные бизнес-процессы компании. В компании на 30% снизились трудозатраты на обработку первичной документации.
Единый Расчетный Центр — ведущий биллинговый оператор Екатеринбурга в сфере начислений за жилищно-коммунальные и иные услуги, функционирует с 2001 года. В Екатеринбурге действует 16 районных отделений и более 100 касс по приему платежей. Филиалы представлены в городах-спутниках: Первоуральск, Верхняя Пышма, Березовский.
Цели проекта: модернизация автоматизированной информационной системы и переход из решения «1С:Бухгалтерия 7.7» в «1С:Комплексная автоматизация 2».
Задачи проекта:
- Автоматизация деятельности подразделений:
- отдел продаж: перенос бумажной формы заказа клиента в «1С:Комплексная автоматизация 2», мониторинг по статусам;
- казначейство: отказ от заявок на расходование денежных средств на бумажном носителе, настройка индивидуальной цепочки согласования;
- финансово-экономический отдел: перенос форм для план-факторного анализа из Microsoft Excel в «1С:Комплексная автоматизация 2» (бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, лимиты на расходование денежных средств в разрезе подразделений).
- Ведение управленческого и регламентированного учета на базе одной информационной системы.
До старта проекта несколько основных бизнес-процессов компании не были автоматизированы и выполнялись в полуручном режиме. Это, например, заказы клиентов, в том числе отслеживание по статусам взаимодействий, согласование и осуществление расчетов с поставщиками и прочими контрагентами, процесс планирования и бюджетирования. Документы по реализации услуг формировали сотрудники ответственных отделов в решении «1С:Бухгалтерия 7.7», далее распечатывали и передвали в бухгалтерию на проверку. После проверки бухгалтер вручную формировал счета-фактуры.
Управленческая отчетность формировалась, корректировалась и согласовывалась в Microsoft Excel. Зявки на платеж также формировались и согласовывались в Microsoft Word либо Excel.
Автоматизированная информационная система построена на базе следующих решений:
- «1С:Зарплата и управление персоналом»;
- «1С:Комплексная автоматизация».
В рамках проекта автоматизированы следующие функциональные блоки:
- Казначейство.
- Управление продажами.
- Управление закупками, складом.
- Финансовый результат и контроллинг.
- РСБУ.
- Бюджетирование и планирование.
Прикладная архитектура системы
В рамках проекта модернизации комплексной информационной системы компания перешла из решения «1С:Бухгалтерия 7.7» в «1С:Комплексная автоматизация 2». Потребовался длительный процесс обучения пользователей к работе в новой конфигурации, привыкание к иному интерфейсу и особенностям новой системы. Подготовлено большое количество инструкций для пользователей, проводились деловые игры и обучение на рабочем месте.
Была осуществлена настройка автоматизированного процесса согласования заявок на расходование денежных средств (через настройки прав и ролей воссоздана поэтапная последовательность согласования).
Реализовано большое количество доработок в соответствии с индивидуальными потребностями бизнеса:
- отчеты — консолидация данных по продажам за отчетный период для расчета вознаграждений менеджеров и т. д.;
- печатные формы — 4 шаблона договора с клиентом, техническое задание как приложение к заказу клиента, закрепление / перемещение имущества за материально ответственным лицом;
- загрузка банковской выписки с учетом дополнительных параметров / реквизитов;
- автоматическое формирование платежных поручений по данным файла Microsoft Excel;
- оптимизация взаиморасчетов по агентским схемам.
Снижение трудозатрат на обработку первичной документации
В ходе реализации проекта получены следующие результаты:
- описаны основные бизнес-процессы компании, установлен порядок действий структурных подразделений и определен документооборот;
- адаптирован единый план счетов для бухгалтерского, налогового и управленческого учета;
- настроено автоматическое формирование отчетности;
- сохранено и оптимизировано разделение прав пользователей;
- оптимизирован процесс создание заявок на расходование денежных средств ответственными лицами и автоматизирован порядок их согласования;
- автоматизирован ввод данных по бюджетам ответственными лицами. Осуществлена настройка прав по согласованию /утверждению бюджетов.
- настроен процесс синхронизации и работы с онлайн-кассой.
За счет исключения ручного ввода данных на 30% снизились трудозатраты на обработку первичной документации.
Анна Тарасова, начальник финансово-экономического отдела ООО «ЕРЦ»
«1С:Комплексная автоматизация 2» – это полноценное учетное решение, способное обслуживать потребности биллингового центра. После внедрения наша работа стала удобной и эффективной, что играет немаловажную роль в условиях высокой конкуренции.
