Управление ведомственной охраны Минтранса России построило систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения 8» редакции 3.0. Обеспечено выполнение всех предусмотренных нормативно-правовых актов заказчика, в том числе инструкций по делопроизводству, процессов по делопроизводству и документообороту. В результате проекта существенно сократилось время на подготовку, согласование, подтверждение, учет и контроль документов. Создана единая база хранения документов. СЭД подготовлена к масштабированию для подключения филиалов.
Федеральное государственное унитарное предприятие «Управление ведомственной охраны Министерства транспорта Российской Федерации» охраняет объекты, являющиеся государственной собственностью, а также объекты иных форм собственности, находящиеся в сфере ведения Минтранса РФ.
Цель проекта: за счет перевода управления ФГУП «УВО Минтранса России» в новую СЭД обеспечить устойчивое, эффективное и бесперебойное функционирование автоматизированного процесса документооборота в управлении и в структурных подразделениях.
Задачи проекта:
Средствами СЭД автоматизировать следующие бизнес-процессы, касающиеся документооборота:
- учет и обработка входящей корреспонденции;
- учет и обработка исходящей корреспонденции;
- учет и обработка внутренних документов и организационно-распорядительной документации (ОРД);
- ведение централизованного хранилища (архива) и документов;
- обращение нормативной документации внутри предприятия.
До начала проекта документооборот на предприятии вели в другой информационной системе, которая не соответствовала новым требованиям заказчика. Возникла необходимость в масштабировании на филиалы для увеличения скорости принятия управленческих решений, а также потребность в соблюдении сроков исполнения документов.
Ключевые проблемы предыдущей системы:
- Фрагментированность данных: отсутствие единого репозитория для документов приводило к их потере и дублированию.
- Низкая скорость согласования: маршруты документов были нерегламентированы, что вызывало задержки и потерю ответственности.
- Сложность контроля исполнения: отсутствие автоматического контроля за сроками исполнения поручений и документов.
- Высокие затраты на поддержку: устаревшая платформа требовала значительных ресурсов на обслуживание и не поддерживала интеграцию с другими системами предприятия.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения 8» редакции 3.0.
Автоматизированы следующие функциональные блоки:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Использование ЭП в работе.
Состав, структура и способы организации данных в системе обеспечиваются штатными средствами платформы «1С:Предприятие 8.3» Система предусматривает возможность работы в клиент-серверном варианте под управлением системы управления базами данных. Связь с базой данных осуществляется с использованием технологии «Толстый клиент» и «Тонкий клиент», «Web-клиент». Количество автоматизированных рабочих мест: 100 С учетом масштабирования на филиалы будет обеспечена одновременная работа 300 пользователей в системе.
Схема архитектуры
- Весь проект разделен на две очереди:
- I очередь «Внедрение типового функционала в ЦА»;
- II очередь «Доработка типового функционала и подключение к СЭД филиалов».
- Масштабируемость— новая система электронного документооборота внедрена в ЦА предприятия и в настоящий момент масштабируется на филиалы, расположенные в других регионах и часовых поясах Российской Федерации.
- В рамках данного проекта все доработки сделаны с помощью встроенных типовых механизмов 1С:ДО (скрипты, алгоритмы, обработчики) в режиме предприятия.
- В ходе внедрения возникла необходимость реинжиниринга бизнес процессов предприятия, что было сделано совместно с функциональным архитектором заказчика
- Быстрый результат— работа с организационно-распорядительной документацией началась спустя всего 1,5 месяца после старта.
Отслеживаемость этапов жизненного цикла любого документа
Внедрение типового функционала «1С:Документооборот государственного учреждения 8», обеспечивает выполнение всех предусмотренных нормативно-правовых актов заказчика, в том числе инструкции по делопроизводству, процессов по делопроизводству и документообороту.
В результате внедрения существенно сократилось время на подготовку, согласование, подтверждение, учет и контроль документов. Создана единая база хранения документов. СЭД подготовлена к масштабированию для подключения филиалов.
Ключевые показатели экономической эффективности (KPI) по итогам I очереди:
- Сокращение времени на обработку документов: среднее время согласования внутреннего документа сократилось с 5 до 1,5 дней.
- Повышение исполнительской дисциплины: контроль за исполнением поручений повысился с 65% до 95%.
- Снижение операционных затрат:
- экономия на расходных материалах (бумага, картриджи) — ~200 000 руб./год.
- сокращение трудозатрат сотрудников канцелярии на поиск, регистрацию и архивное дело — ~25%.
- снижение затрат на IT-поддержку устаревшей системы — ~15%.
- Повышение прозрачности: достигнута 100% отслеживаемость этапов жизненного цикла любого документа.
