Компания «1С‑Рарус» реализовала комплекс проектов для создания единого ИТ‑ландшафта головной организации и дочерних компаний ООО «Абсолют Лигал». На базе «1С:Управление холдингом» автоматизировано формирование отчетности по 10 юридическим лицам компании. Внедрение «1С:Документооборот» позволило улучшить взаимосвязи между смежными подразделениями компании и исключить дублирование функций сотрудников.
«Абсолют Лигал» занимается строительством и обслуживанием станций и других объектов Российских железных дорог. В структуру входят 10 компаний, между которыми распределяются разные объекты и виды работ.
Цели проекта: сократить трудозатраты на подготовку управленческой отчетности и ускорить согласовательные процессы договорной документации.
Задачи проекта:
- Создать систему управленческой отчетности: автоматизировать формированияе бюджетных форм на основе данных бухгалтерского учета.
- Цифровизация документооборота: систематизировать учет исходящей и входящей документации, ускорить согласование договоров и подготовку сопроводительных пакетов документов, обеспечить контроль исполнения поручений.
- Создать единую экосистему «1С»: реализовать бесшовную интеграцию «1С:Управление холдингом 8», «1С:Документооборот 8», «1С:Бухгалтерия КОРП», «1С:Зарплата и управление персоналом».
До запуска проекта цифровой трансформации консолидированная управленческая отчетность формировалась в электронных таблицах. Данные для отчетов собирались вручную с дочерних компаний, трудозатраты росли, появлялись ошибки, связанные с человеческим фактором.
Структура справочников, используемая в «1С:Бухгалтерия», не соответствовала целевой структуре справочников управленческого учета. При сборе отчета в электронных таблицах много времени уходило на преобразование и последующую проверку консолидированных данных. Каждый раз подготовка управленческого отчета превращалась в нарастающий ком проблем.
Отсутствие электронного документооборота затрудняло взаимодействие головной и дочерних компаний, сложные согласовательные процедуры тормозили запуск совместных объектов.
Архитектура решения построена на платформе «1С:Предприятие» и включает четыре ключевые системы: «1С:Управление холдингом 8», «1С:Документооборот КОРП», «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» и «1С:Зарплата и управление персоналом», интегрированные между собой.
Центральное звено — «1С:Управление холдингом 8», в котором формируется управленческая и консолидированная отчетность по 10 юридическим лицам (с исключением внутригрупповых оборотов) на основе бюджетной модели из 28 основных и дополнительных форм, автоматически заполняемых данными из «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» и электронных таблиц.
«1С:Документооборот КОРП» образует контур электронного документооборота: регистрацию и обработку входящей и исходящей документации, маршрутизацию и согласование договоров и сопроводительных пакетов, учёт многоуровневых договорных цепочек, выгрузку согласованных договоров в «1С:Бухгалтерия 8» с установлением связей между объектами, а также контроль поручений и обработку претензий.
Основные модули системы:
- Управленческая и бюджетная отчетность в «1С:Управление холдингом 8» (бюджетные формы, мастер‑бюджет, расшифровка отчётов до проводок, анализ план/факт за разные периоды).
- Контур регламентированного учета в «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» как основной источник данных бухгалтерского и налогового учета для управленческой отчетности и бюджетных форм.
- Кадровый и расчетный контур в «1С:Зарплата и управление персоналом» как часть единой экосистемы «1С» холдинга.
- Контур договорного и общего документооборота в «1С:Документооборот КОРП»: договоры, сопроводительные документы, входящая и исходящая корреспонденция, претензии и поручения.
Схема архитектуры
Компания «1С-Рарус» реализовала комплекс проектов для создания единого ИТ-ландшафта головной организации и дочерних компаний ООО «Абсолют Лигал».
На базе «1С:Управление холдингом» создана система формирования отчетности по 10 юридическим лицам, за исключением внутригрупповых оборотов. Разработанная бюджетная модель состоит из 28 основных форм, куда консолидируются фактические данные и запланированные на будущий год. Дополнительные формы представляют собой сбор финансово-экономических показателей и контрольный лист, проверяющий корректность составленной модели.
Каждая форма содержит объемные данные с постатейными показателями. Данные для заполнения форм и итоговые статьи и справочники находятся в разных структурах нормативно-справочной информации (НСИ).
Бюджетная модель
Нормализованы текущие данные бухгалтерии для приведения к целевому состоянию НСИ в «1С:Управление холдингом». В процессе переноса исторических данных на целевую структуру, данные уточнялись и вносились корректировки.
Сложность в настройке правил сбора данных для бюджетных форм заключалась в том, что их нужно было адаптировать под разные варианты ведения учета у дочерних организаций. И только после корректного заполнения каждой формы система собирала консолидированный мастер-бюджет: бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, и балансовый лист.
В нескольких отчетах добавлена возможность вывода информации в разрезе определенного количества топ-контрагентов и прочих, где в первом случае выводился список с наименованиями контрагентов и детальной информацией, а во втором варианте выводилась только одна сумма по всем остальным контрагентам без детализации.
Анастасия Казьмина, генеральный директор ООО «Абсолют Лигал»
Внедрение позволило оптимизировать численность сотрудников финансово-экономического подразделения, получить экономию фонда оплаты труда. Появилась единая автоматизированная методология заполнения оперативных управленческих отчетов и управленческой отчетности.
Автоматизация управленческого учета на базе «1С:Управление холдингом 8» позволила создать единое финансово-экономическое подразделение в составе Управляющей компании. Благодаря внедрению «1С:Документооборот» улучшены взаимосвязи между смежными подразделениями компаний и исключено дублирование функций сотрудников. Оперативное получение точной управленческой отчетности помогает собственникам видеть срез структуры баланса, прибыльность бизнеса и каждой из 10 компаний.
Результаты проекта внедрения «1С:Управление холдингом 8»:
- Проведена нормализация данных регламентированного учета в соответствии с целевой структурой НСИ управленческого учета.
- Настроено автоматическое получение необходимых данных бухгалтерского и налогового учетов из «1C:Бухгалтерия 8 КОРП», и загрузка плановых данных из электронных таблиц.
- В отчетах снизилось количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Появилась возможность расшифровки сумм отчетов до конкретных проводок напрямую в «1С:Управление холдингом 8» без перехода в сторонние системы.
- В одном отчете стали доступны данные разных периодов: план текущего периода, факт прошлого периода и факт текущего периода.
- Минимум в 3 раза сократились трудозатраты на подготовку управленческой отчетности.
Результаты внедрения «1С:Документооборот КОРП»:
- Создана единая база хранения и учета документов. Регламентирована процедура получения, регистрации и рассмотрения входящей и исходящей документации.
- Скорость подготовки документации по разным объектам увеличена благодаря настройке маршрутизации обработки договоров и автоматическому контролю наличия сопроводительной документации.
- Согласованные и подписанные договоры выгружаются в программу «1С:Бухгалтерия 8» с автоматической установкой связи между объектами.
- Создана система учета и обработки многоуровневой цепочки договорных документов.
- Значительно ускорилось согласование и получение резолюций. В 2 раза увеличилась скорость согласования счетов на оплату.
- Усовершенствована процедура обработки входящих претензий. Уведомления рассылаются ответственным лицам, и инициируется процесс анализа претензии и подготовки ответа.
- Повысился контроль поручений, при исполнении которых система «заставляет» прикладывать отчет по результатам. Внедрение программного продукта позволило дисциплинировать работу пользователей.
