Байкальская горная компания построила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Система интегрирована с «1С:ERP Управление предприятием». Внедрение позволило автоматизировать работу с документами, уменьшить время согласования договорных документов и уменьшить эксплуатационные затраты из-за использования единой платформы. Уникальность проекта заключается в том, что система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот» используется для автоматизации внутренних бизнес-процессов компании, связанных не только с работой с документами, но и с управленческими процессами.
Байкальская горная компания (ООО «БГК») создана в 2008 году. Компания владеет правом пользования недрами с целью добычи меди и попутных компонентов. Она создана для эффективной реализации уникального по масштабу и сложности проекта освоения Удоканского месторождения меди и решает задачу создания надежного и безопасного производства меди c высокой и стабильной доходностью.
Цель проекта: создание системы электронного документооборота, которая обеспечит:
- оптимизацию и повышение эффективности деятельности компании в целом, а также автоматизации процессов взаимодействия сотрудников, повышение контроля исполнительской дисциплины;
- уменьшение времени согласования договорных документов;
- уменьшение эксплуатационных затрат по причине внедрения единой платформы «1С».
- контроль поступления проектной документации относительно плана (списка документов);
- контроль степени готовности проектной документации относительно плана;
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- регистрация входящих и исходящих документов;
- просмотр и редактирование документов;
- контроль версий документов;
- работа с документами любых типов — офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
- учет и контроль рабочего времени сотрудников.
В компании использовалась система электронного документооборота стороннего производителя, которая уже морально устарела. Кроме того, система неоднократно дорабатывалась, а, значит, стоимость перехода на новую версию была очень большой, если сравнивать со стоимостью перевнедрения. В итоге было принято решение внедрить более новую, более современную систему на базе решения «1С:Документооборот», стоимость внедрения которой значительно меньше.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот». Автоматизированы следущие функции:
- Учет договоров.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет и хранение документов.
- Автоматизация бизнес-процессов.
Система электронного документооборота интегрирована с «1С:ERP Управление предприятием» по принципу клиент-серверной архитектуры через бесшовную интеграцию и планы обмена. Схема интеграции приведена ниже.
Схема интеграции «1С:Документооборот» с «1С:ERP Управление предприятием»
Уникальность проекта заключается в том, что система «1С:Документооборот» используется как некий механизм для автоматизации внутренних бизнес-процессов компании, связанных не только с управлением документами, но и с управленческими процессами.
Помимо функций классического документооборота, таких как делопроизводство и управление договорами, в проекте также автоматизированы блок управления персоналом и блок закупочной деятельности. По части управления персоналом автоматизированы процессы: «Заявка на подбор персонала», «Контрольный лист испытательного срока», заявление на отпуск, обходной лист, должностные инструкции и другие документы. К тому же, данное решение используется для автоматизации задач по информационным технологиям, таким как help desk, то есть некий service desk, включающий в себя заявки на доступ к файловым ресурсам, заявки на рабочее место сотрудника, заявка на оборудование, получение sim-карты, на удалённый доступ.
В результате внедрения «1С:Документооборот», синхронизации и бесшовной интеграции с «1С:ERP Управление предприятием» в компании достигнуты следующие цели:
- Автоматизирована работы с документами.
- Сократилось время согласования договорных документов.
- Уменьшились эксплуатационные затраты, так как все решения работают на единой платформе «1С».
- Повысилось удобство пользователей за счет возможности создания документов и задач в «1С:Документооборот» из интерфейса «1С:ERP Управление предприятием» и наоборот.
- Снизились трудозатраты на администрирование нормативно-справочной информации посредством интеграции справочников «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот».
