||
Краткое описание

В компании «Полюс» построили систему управления персоналом. Система построена на базе решения система «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Она внедрена в в 32 юридических лицах, расположенных по всей России. Теперь у компании есть эффективный инструмент ведения кадровой, управленческой и учетной деятельности. Централизованный учет в единой информационной базе позволил руководству сети компании получать оперативную, аналитическую информацию. После внедрения трудозатраты в подразделениях снизились на 20%, а операционные расходы на 20%. Управленческая отчетность формируется на 50% быстрее, а регламентированная на 10%. 

АО «Полюс Красноярск» (Группа компаний «Полюс»)
Заказчик

Группа компаний «Полюс» — крупнейший производитель золота в России и одна из десяти ведущих глобальных золотодобывающих компаний. «Полюс» обладает вторыми крупнейшими запасами золота в мире. Основные предприятия компании расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия) и включают пять действующих рудников, золотоносные россыпи и ряд проектов в стадии строительства и развития.

1
Цели и задачи

Цель проекта: повысить эффективность управления кадровыми процессами и расчета заработной платы.

Задачи проекта:

  • унифицировать и автоматизировать бизнес-процессы управления расчетом заработной платы и кадрового администрирования;
  • выполнить единые корпоративные требования;
  • повысить уровень контрольной среды в области кадрового учета,
  • вывести функции кадрового учета и расчета заработной платы на аутсорсинг.
2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта компания использовала следующие системы ведения кадрового учета и расчета заработной платы:

  1. ЗУПК — доработанная конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5.0.48.2 (изменения типового функционала составляют 80%).
  2. Типовая конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5.
  3. Типовая конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.0.

Вышеперечисленные системы были развернуты в клиент-серверном варианте, для каждой организации использовалась отдельная база данных. Степень и подходы к автоматизации процессов в бизнес-единицах были различными. Существовали недостатки ИТ-архитектуры и функционала систем:

  • отсутствовала возможность централизованного внесения изменений в единый перечень видов оплат и другой справочной информации, с различными видами доступа для пользователей. Пользователи самостоятельно управляли настройками видов начислений в локальных БД;
  • отсутствовали механизмы защиты персональных данных и конфиденциальной информации;
  • конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 перестала функционально развиваться разработчиком;
  • использовалась версия ПРОФ, имеющая ряд функциональных ограничений;
  • отсутствовала единая система, использовались различные конфигурации для разных предприятий компании;
  • отсутствовала возможность оперативного получения консолидированной по всем бизнес-единицам информации по персоналу;
  • сильно переработанный функционал типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5, отсутствие эксплуатационной документации;
  • устаревшая платформа «1С:Предприятие 8.2».
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Единая автоматизированная система управления персоналом (АСУП) построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», ред. 2.5.

Все пользователи работают в единой информационной базе. Автоматизированы процессы:

  1. Кадровое администрирование:
  • организационный менеджмент;
  • кадровый учет;
  • управление рабочим временем;
  • учет наград и выслуги лет;
  • учет работы в выходные и праздничные дни, отгулы, неявки;
  • воинский учет;
  • учет иностранных работников, патентов;
  • учет работы вахтовым методом;
  • расчет северной надбавки;
  • учет сотрудников пенсионного возраста;
  • учет и планирование отпусков сотрудников согласно методике группы компаний «Полюс»;
  • рассылка расчетных листов и уведомлений о запланированном отпуске.
  1. Расчет заработной платы:
  • формирование начислений в разрезе подразделений и ответственных за расчет;
  • перерасчеты в разрезе периодов начислений, сотрудников и подразделений;
  • распределение затрат по объектам строительства;
  • учет исполнительных листов;
  • учет полученного сотрудниками питания, приобретения товаров в магазинах и аптеках партнеров Группы компании «Полюс».
  1. Формирование оценочных обязательств и резервов по заработной плате:
  • резерв на оплату отпуска;
  • резерв на выплату вознаграждения по итогам года;
  • резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет;
  • резервы с актуарными оценками;
  • резервы на проезд в отпуск;
  • резервы на выплату квартальной премии;
  • резервы на выплату премии за участие в проекте;
  • настройки отражения заработной платы в соответствии с целевой методологической моделью ведения учета и формирования отчетности по РСБУ, НУ и МСФО.

Настроена интеграция с внешними системами:

  1. Microsoft Excel: загрузка информации о суммах питания.
  2. Microsoft Outlook: загрузка данных об услугах питания и отпущенных сотрудникам товарах по прокси-картам.
  3. «1С:Отель»: данные о статусе прокси-карт, выданных сотрудникам.
  4. «1С:Управление производственным предприятием»: выгрузка данных по сотрудникам, загрузка данных о сдельной оплате труда.
  5. «1С:Управление автотранспортом»: загрузка данных для расчета сдельной оплаты труда.
  6. «1С:Бухгалтерия»: выгрузка проводок, загрузка аналитики, выгрузка данных по сотрудникам.
  7. «1С:Документооборот»: выгрузка данных по сотрудникам в части структуры организации.
  8. КСУ НСИ (собственная разработка на платформе «1С:Предприятие 8»): загрузка централизованных справочников.
  9. ИС Казначейство («1С:Управление холдингом»): выгрузка данных об удержаниях по исполнительным документам, выплатам социального характера.
  10. АСУ ЭДО (автоматизированная система управления электронным документооборотом): выгрузка печатных форм кадровых документов, загрузка статусов электронного согласования кадровых документов.
  11. АСУПиРП (автоматизированная система управления подбором и развитием персонала): выгрузка данных об организационной структуре, сотрудниках и кадровых изменениях.
  12. Интегрированная система управления предприятием: загрузка данных для расчета сдельной оплаты труда; выгрузка данных о сотрудниках, орг. структуре, выгрузка проводок по начислениям и резервам.
  13. LIMS (Laboratory Information Management System, система управления лабораторной информацией): выгрузка данных о сотрудниках, плановых и фактических отсутствиях сотрудников.

1C_Shema_Polus.jpg

Схема архитектуры системы

Единая автоматизированная система управления персоналом внедрена в 32 юридических лицах, расположенных в:

  • п. Алдан (Якутия);
  • п. Бодайбо (Иркутская область);
  • п. Еруда (Красноярский край);
  • г. Красноярск;
  • г. Магадан;
  • г. Москва;
  • п. Нижний Куранах (Якутия).

Ключевые параметры:

  1. Общая численность персонала компании — 18 000.
  2. Количество подразделений в справочнике — 5 359.
  3. Количество позиций штатного расписания в справочнике — 14 107.
  4. Количество пользователей — 1 200.
  5. Количество одновременно работающих пользователей — 230.
  6. Количество документов в день — 1254.
  7. Количество интерфейсов интеграций — 13.
4
Особенности и уникальность проекта
  1. Входное требование компании: выполнение работ строго в соответствии с корпоративной проектной технологией и с использованием шаблонов проектных документов. Решение: на подготовительном этапе проекта были проработаны состав, шаблоны и содержания проектных документов, график приема-передачи документов.
  2. Формирование рабочей группы компании (территориальная распределенность рабочих групп, в общей сложности в команде проекта около 150 человек в разных городах). Решение: единая группа руководства в центре и включенные в рабочие группы «подчиненные» руководители на каждом объекте внедрения; проведение ежедневных статус-встреч по каждой бизнес единице, еженедельного оперативного совета, доклад статуса проекта каждые две недели вице-президенту; детальный график проекта (>2000 задач) на еженедельном контроле у куратора и спонсора проекта.
  3. Сбор и унификация требований, правил учета и методологии (бизнес-единицы в рамках проекта имеют разное направление деятельности (логистика и оказание транспортных услуг, обеспечение электроэнергией, строительство инфраструктурных объектов, добыча и обогащение и т. д.). Большой объем противоречивых требований и их изменения, специфика филиалов. Решение: выполнение проекта в две фазы: фаза 1 — комплексное обследование и сбор всех требований, проектирование и внедрение системы в пилотных бизнес-единицах; фаза 2 — уточнение требований и адаптация системы в рамках поэтапного тиражирования на остальные бизнес-единицы.
  4. Одна из ключевых целей проекта — подготовка к переводу кадровых процессов и процессов расчета заработной платы на аутсорсинг. Решение: синхронизация общих вех передачи кадрового учета и расчета заработной платы на аутсорсинг по каждой бизнес-единице и тиражирования автоматизированной системы управления персоналом.
  5. Высокие требования к быстродействию и доступности системы (разница в часовых поясах от 4 до 8 часов, требование к сроку расчета заработной платы — не более 2-х дней). Решение: проведен стандартный нагрузочный тест, выполнены замеры длительности ключевых операций, проведено сценарное нагрузочное тестирование и оптимизация системы на основании проведенных нагрузочных тестов. Внедрено порядка 50 дополнительных контролей при вводе первичных документов, что позволило существенно сократить количество ошибок, устраняемых на этапе расчета заработной платы.
  6. Совместная поддержка и развитие автоматизированной системы управления персоналом со специалистами департамента информационных технологий компании. Решение: разработаны регламенты взаимодействия специалистов подрядчика и заказчика, руководством проекта созданы условия для формирования атмосферы доверия и взаимопомощи.
  7. Синхронизация со смежными проектами (организация многофункционального центра, внедрение автоматизированной системы управления электронным документооборотом,  автоматизированной системы управления подбором и развитием персонала и внешней ERP-системы). Решение: проведение совместных статус-встреч смежных проектов, синхронизация и строгий контроль выполнения детальных планов графиков смежных проектов.
  8. Необходимость выверки большого объема исторических данных в сжатые сроки в условиях нехватки ресурсов бизнес-пользователей. Решение: миграция исторических данных бизнес-единиц с большим количеством сотрудников выполнялось в два этапа: 1) миграция и выверка кадровых данных, ведение кадрового учета в исторической системе и АСУП (1 месяц); 2) миграция и выверка расчетных данных, расчет зарплаты в автоматизированной системе управления персоналом и отказ от ведения учета в исторической системе.
  9. Требование полного закрытия месяца в течение 11 дней, включая формирование отчетности по МСФО, подготовку сводной и консолидированной финансовой, управленческой, регламентированной и налоговой отчетностей. Решение: разработка и утверждение плана-графика быстрого закрытия.
5
Результаты проекта

Сокращение трудозатрат в подразделениях

20%

Ускорение получения управленческой отчетности

50%

Ускорение получения регламентированной отчетности

10%

Сокращение операционных и административных расходов

20%
  1. Проведена унификация, оптимизация и автоматизация бизнес-процессов кадрового администрирования и расчета заработной платы.
  2. Внедрена единая система для всех бизнес единиц группы компаний, подключено порядка 1200 пользователей.
  3. Автоматизированные централизованные процессы кадрового администрирования и расчет заработной платы подготовлены к передаче на аутсорсинг.
  4. Управление шаблонами видов оплат и удержаний выполняется централизовано.
  5. Расчет зарплаты по всей группе компаний выполняется централизовано в течение 4 дней (6 дней до внедрения системы);
  6. Руководство имеет возможность оперативно получать сводную отчетность по всей группе компаний.

Количественные результаты проекта:

  1. Сокращение трудозатрат в подразделениях на 20%. 
  2. Ускорение получения управленческой отчетности на 50%
  3. Ускорение получения регламентированной отчетности на 10%.
  4. Сокращение операционных и административных расходов на 20%. 
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
1,2
тыс
WiseAdvice
Июль 2017 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Руководитель проекта, блок трансформации бизнеса группы компаний «Полюс»
Анна Королькова
Разработка и внедрение автоматизированной системы управления подбором и развитием персонала на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» позволила достичь нам поставленных целей: мы смогли унифицировать правила кадрового администрирования и расчета заработной платы, и получили возможность безболезненного вывода функций кадрового учета и расчета заработной платы на аутсорсинг. В рамках развития системы планируется переход на расчет заработной платы по всей группе компаний в течение 2 дней, а также завершение автоматизации процессов планирования количества персонала и фонда оплаты труда.
Публикации,
связанные
с проектом
Дополнительные
материалы
Новости
01 Июня 2020
Выпуск редакции 1.5 продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» и расширение номенклатурной линейки

Фирма «1C» объявляет о выпуске новой редакции 1.5 программного продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» на платформе «1С:Предприятие 8.3» — совместного решения фирмы «1С» и АО «АРБИС».

29 Мая 2020
Выпущена редакция 3.1 конфигурации «Управление холдингом»

Приоритетной задачей при разработке новой редакции являлось развитие как наиболее востребованных, так и перспективных функций, способствующих повышению эффективности компаний в новых экономических условиях.