||
Краткое описание
В компании «Полюс» построили систему управления персоналом. Система построена на базе решения система «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Она внедрена в в 32 юридических лицах, расположенных по всей России. Теперь у компании есть эффективный инструмент ведения кадровой, управленческой и учетной деятельности. Централизованный учет в единой информационной базе позволил руководству сети компании получать оперативную, аналитическую информацию. После внедрения трудозатраты в подразделениях снизились на 20%, а операционные расходы на 20%. Управленческая отчетность формируется на 50% быстрее, а регламентированная на 10%.
Группа компаний «Полюс» — крупнейший производитель золота в России и одна из десяти ведущих глобальных золотодобывающих компаний. «Полюс» обладает вторыми крупнейшими запасами золота в мире. Основные предприятия компании расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия) и включают пять действующих рудников, золотоносные россыпи и ряд проектов в стадии строительства и развития.
1
Цели и задачи
Цель проекта: повысить эффективность управления кадровыми процессами и расчета заработной платы.
Задачи проекта:
- унифицировать и автоматизировать бизнес-процессы управления расчетом заработной платы и кадрового администрирования;
- выполнить единые корпоративные требования;
- повысить уровень контрольной среды в области кадрового учета,
- вывести функции кадрового учета и расчета заработной платы на аутсорсинг.
2
Ситуация до старта проекта
До старта проекта компания использовала следующие системы ведения кадрового учета и расчета заработной платы:
- ЗУПК — доработанная конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5.0.48.2 (изменения типового функционала составляют 80%).
- Типовая конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5.
- Типовая конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.0.
Вышеперечисленные системы были развернуты в клиент-серверном варианте, для каждой организации использовалась отдельная база данных. Степень и подходы к автоматизации процессов в бизнес-единицах были различными. Существовали недостатки ИТ-архитектуры и функционала систем:
- отсутствовала возможность централизованного внесения изменений в единый перечень видов оплат и другой справочной информации, с различными видами доступа для пользователей. Пользователи самостоятельно управляли настройками видов начислений в локальных БД;
- отсутствовали механизмы защиты персональных данных и конфиденциальной информации;
- конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 перестала функционально развиваться разработчиком;
- использовалась версия ПРОФ, имеющая ряд функциональных ограничений;
- отсутствовала единая система, использовались различные конфигурации для разных предприятий компании;
- отсутствовала возможность оперативного получения консолидированной по всем бизнес-единицам информации по персоналу;
- сильно переработанный функционал типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5, отсутствие эксплуатационной документации;
- устаревшая платформа «1С:Предприятие 8.2».
3
Архитектура решения и масштаб проекта
Единая автоматизированная система управления персоналом (АСУП) построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», ред. 2.5.
Все пользователи работают в единой информационной базе. Автоматизированы процессы:
- Кадровое администрирование:
- организационный менеджмент;
- кадровый учет;
- управление рабочим временем;
- учет наград и выслуги лет;
- учет работы в выходные и праздничные дни, отгулы, неявки;
- воинский учет;
- учет иностранных работников, патентов;
- учет работы вахтовым методом;
- расчет северной надбавки;
- учет сотрудников пенсионного возраста;
- учет и планирование отпусков сотрудников согласно методике группы компаний «Полюс»;
- рассылка расчетных листов и уведомлений о запланированном отпуске.
- Расчет заработной платы:
- формирование начислений в разрезе подразделений и ответственных за расчет;
- перерасчеты в разрезе периодов начислений, сотрудников и подразделений;
- распределение затрат по объектам строительства;
- учет исполнительных листов;
- учет полученного сотрудниками питания, приобретения товаров в магазинах и аптеках партнеров Группы компании «Полюс».
- Формирование оценочных обязательств и резервов по заработной плате:
- резерв на оплату отпуска;
- резерв на выплату вознаграждения по итогам года;
- резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет;
- резервы с актуарными оценками;
- резервы на проезд в отпуск;
- резервы на выплату квартальной премии;
- резервы на выплату премии за участие в проекте;
- настройки отражения заработной платы в соответствии с целевой методологической моделью ведения учета и формирования отчетности по РСБУ, НУ и МСФО.
Настроена интеграция с внешними системами:
- Microsoft Excel: загрузка информации о суммах питания.
- Microsoft Outlook: загрузка данных об услугах питания и отпущенных сотрудникам товарах по прокси-картам.
- «1С:Отель»: данные о статусе прокси-карт, выданных сотрудникам.
- «1С:Управление производственным предприятием»: выгрузка данных по сотрудникам, загрузка данных о сдельной оплате труда.
- «1С:Управление автотранспортом»: загрузка данных для расчета сдельной оплаты труда.
- «1С:Бухгалтерия»: выгрузка проводок, загрузка аналитики, выгрузка данных по сотрудникам.
- «1С:Документооборот»: выгрузка данных по сотрудникам в части структуры организации.
- КСУ НСИ (собственная разработка на платформе «1С:Предприятие 8»): загрузка централизованных справочников.
- ИС Казначейство («1С:Управление холдингом»): выгрузка данных об удержаниях по исполнительным документам, выплатам социального характера.
- АСУ ЭДО (автоматизированная система управления электронным документооборотом): выгрузка печатных форм кадровых документов, загрузка статусов электронного согласования кадровых документов.
- АСУПиРП (автоматизированная система управления подбором и развитием персонала): выгрузка данных об организационной структуре, сотрудниках и кадровых изменениях.
- Интегрированная система управления предприятием: загрузка данных для расчета сдельной оплаты труда; выгрузка данных о сотрудниках, орг. структуре, выгрузка проводок по начислениям и резервам.
- LIMS (Laboratory Information Management System, система управления лабораторной информацией): выгрузка данных о сотрудниках, плановых и фактических отсутствиях сотрудников.
Схема архитектуры системы
Единая автоматизированная система управления персоналом внедрена в 32 юридических лицах, расположенных в:
- п. Алдан (Якутия);
- п. Бодайбо (Иркутская область);
- п. Еруда (Красноярский край);
- г. Красноярск;
- г. Магадан;
- г. Москва;
- п. Нижний Куранах (Якутия).
Ключевые параметры:
- Общая численность персонала компании — 18 000.
- Количество подразделений в справочнике — 5 359.
- Количество позиций штатного расписания в справочнике — 14 107.
- Количество пользователей — 1 200.
- Количество одновременно работающих пользователей — 230.
- Количество документов в день — 1254.
- Количество интерфейсов интеграций — 13.
4
Особенности и уникальность проекта
- Входное требование компании: выполнение работ строго в соответствии с корпоративной проектной технологией и с использованием шаблонов проектных документов. Решение: на подготовительном этапе проекта были проработаны состав, шаблоны и содержания проектных документов, график приема-передачи документов.
- Формирование рабочей группы компании (территориальная распределенность рабочих групп, в общей сложности в команде проекта около 150 человек в разных городах). Решение: единая группа руководства в центре и включенные в рабочие группы «подчиненные» руководители на каждом объекте внедрения; проведение ежедневных статус-встреч по каждой бизнес единице, еженедельного оперативного совета, доклад статуса проекта каждые две недели вице-президенту; детальный график проекта (>2000 задач) на еженедельном контроле у куратора и спонсора проекта.
- Сбор и унификация требований, правил учета и методологии (бизнес-единицы в рамках проекта имеют разное направление деятельности (логистика и оказание транспортных услуг, обеспечение электроэнергией, строительство инфраструктурных объектов, добыча и обогащение и т. д.). Большой объем противоречивых требований и их изменения, специфика филиалов. Решение: выполнение проекта в две фазы: фаза 1 — комплексное обследование и сбор всех требований, проектирование и внедрение системы в пилотных бизнес-единицах; фаза 2 — уточнение требований и адаптация системы в рамках поэтапного тиражирования на остальные бизнес-единицы.
- Одна из ключевых целей проекта — подготовка к переводу кадровых процессов и процессов расчета заработной платы на аутсорсинг. Решение: синхронизация общих вех передачи кадрового учета и расчета заработной платы на аутсорсинг по каждой бизнес-единице и тиражирования автоматизированной системы управления персоналом.
- Высокие требования к быстродействию и доступности системы (разница в часовых поясах от 4 до 8 часов, требование к сроку расчета заработной платы — не более 2-х дней). Решение: проведен стандартный нагрузочный тест, выполнены замеры длительности ключевых операций, проведено сценарное нагрузочное тестирование и оптимизация системы на основании проведенных нагрузочных тестов. Внедрено порядка 50 дополнительных контролей при вводе первичных документов, что позволило существенно сократить количество ошибок, устраняемых на этапе расчета заработной платы.
- Совместная поддержка и развитие автоматизированной системы управления персоналом со специалистами департамента информационных технологий компании. Решение: разработаны регламенты взаимодействия специалистов подрядчика и заказчика, руководством проекта созданы условия для формирования атмосферы доверия и взаимопомощи.
- Синхронизация со смежными проектами (организация многофункционального центра, внедрение автоматизированной системы управления электронным документооборотом, автоматизированной системы управления подбором и развитием персонала и внешней ERP-системы). Решение: проведение совместных статус-встреч смежных проектов, синхронизация и строгий контроль выполнения детальных планов графиков смежных проектов.
- Необходимость выверки большого объема исторических данных в сжатые сроки в условиях нехватки ресурсов бизнес-пользователей. Решение: миграция исторических данных бизнес-единиц с большим количеством сотрудников выполнялось в два этапа: 1) миграция и выверка кадровых данных, ведение кадрового учета в исторической системе и АСУП (1 месяц); 2) миграция и выверка расчетных данных, расчет зарплаты в автоматизированной системе управления персоналом и отказ от ведения учета в исторической системе.
- Требование полного закрытия месяца в течение 11 дней, включая формирование отчетности по МСФО, подготовку сводной и консолидированной финансовой, управленческой, регламентированной и налоговой отчетностей. Решение: разработка и утверждение плана-графика быстрого закрытия.
5
Результаты проекта
Сокращение трудозатрат в подразделениях
20%
Ускорение получения управленческой отчетности
50%
Ускорение получения регламентированной отчетности
10%
Сокращение операционных и административных расходов
20%
- Проведена унификация, оптимизация и автоматизация бизнес-процессов кадрового администрирования и расчета заработной платы.
- Внедрена единая система для всех бизнес единиц группы компаний, подключено порядка 1200 пользователей.
- Автоматизированные централизованные процессы кадрового администрирования и расчет заработной платы подготовлены к передаче на аутсорсинг.
- Управление шаблонами видов оплат и удержаний выполняется централизовано.
- Расчет зарплаты по всей группе компаний выполняется централизовано в течение 4 дней (6 дней до внедрения системы);
- Руководство имеет возможность оперативно получать сводную отчетность по всей группе компаний.
Количественные результаты проекта:
- Сокращение трудозатрат в подразделениях на 20%.
- Ускорение получения управленческой отчетности на 50%
- Ускорение получения регламентированной отчетности на 10%.
- Сокращение операционных и административных расходов на 20%.
