Холдинг «Солнечные продукты» построил единую систему кадрового учета и расчета заработной платы на базе типового решения «1С:Зарплата и управление персоналом». Настроена синхронизация с прежним информационным окружением, ядром которого является продукт «1С:Управление производственным предприятием». Проект охватил 30 предприятий холдинга в Центральном и Южном федеральном округах. В результате проекта процесс подготовки и сбора регламентированной отчетности по всем структурным подразделениям холдинга ускорился в два раза, в управляющий офис стала поступать достоверная, полная, сопоставимая информация, отражающая реальную ситуацию в подразделениях.
Холдинг «Солнечные продукты» — одна из крупнейших агропромышленных компаний России, специализируюется на растениеводстве, производстве и реализации растительных масел и продуктов на их основе. Входит в состав ГК «Букет». В состав холдинга входит более 30 предприятий по всей России, а также торговые дома с широкой сетью представительств в России и странах СНГ. Общая численность компании: 5300 человек.
Цель проекта — построить систему кадрового учета и расчета заработной платы в агропромышленном холдинге.
Задачи проекта:
- создать единую информационную среду и формализовать методологию кадрового учета и расчета заработной платы, внедрить этот стандарт во все подразделения;
- интегрировать решение в существующую информационную систему и настроить обмен данными;
- сформировать общий для всех юридических лиц каталог бизнес-процессов, сократить трудозатраты на ведение стандартизированных процессов;
- ускорить процесс расчета заработной платы для 5300 сотрудников в более чем 30 территориально распределенных структурных подразделениях;
- настроить автоматическую выгрузку начислений заработной платы в бухгалтерскую программу, чтобы повысить эффективность работы сотрудников бухгалтерии и исключить ошибки в отчётности, связанные с ручным вводом данных;
- исключить функциональные разрывы в обязанностях кадров, возникающие из-за отсутствия точной привязки и контроля исполнения операций и поручений, также исключить и дублирование исполнения поручений и проведения операций, возникающих по той же причине;
- настроить разграничение прав доступа сотрудников к системе, чтобы обеспечить надёжную защиту персональных данных работников.
До начала проекта кадровый учет и расчет заработной платы во всех территориально распределенных юридических лицах группы компаний «Солнечные продукты» (а их более 30) велся в девяти разрозненных информационных базах «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 2.5. Программы не были синхронизированы между собой (частично или полностью), поэтому подготовка отчетности для руководства холдинга и для контролирующих органов требовала ручной консолидации данных из нескольких баз, была очень трудоемкой и приводила к ошибкам, связанным с человеческим фактором. Специалистам кадровых департаментов разных филиалов также приходилось дублировать кадровые приказы и данные о нормативных нововведениях. Помимо этого такая ИТ-архитектура ограничивала оптимизацию затрат на сопровождение, а также не обеспечивала необходимую гибкость для проведения оперативных организационных изменений в холдинге.
Система кадрового учета и расчета заработной платы построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3.1. Была произведена синхронизация исторических данных, настроен обмен договоров между «1С:Управление производственным предприятием» ред. 1.3 и «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», произведена унификация данных НСИ в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Кроме того, были осуществлены следующие доработки системы в части обмена информацией между «1С:Управление производственным предприятием» в «1С:Зарплата и управление персоналом»:
- разработаны механизмы выгрузки и загрузки контрагентов и договоров;
- разработаны механизмы выгрузки и загрузки заявок на оплату;
- разработаны механизмы выгрузки и загрузки проводок.
В блоке расчета зарплаты учтены общие и специальные требования к реализации бизнес-процессов:
- расчет ночных часов за работу в праздничные выходные дни;
- расчет компенсации за мойку;
- доплата до оклада по командировкам;
- расчет компенсации за выходные-праздники (25%);
- расчет компенсации за молоко;
- расчет премии;
- рассылка расчётных листов для сотрудников, у которых нет доступа к персональной электронной почте.
Функциональная архитектура информационной системы
В информационной системе холдинга ведется кадровый учет и расчет заработной платы порядка 5300 сотрудников для 30 юридических лиц. Всего автоматизировано 234 рабочих места.
Проект имел несколько особенностей и первая из них — территориальная распределенность включенных в контур автоматизации бизнес-единиц (более 30 подразделений, находящихся в Москве, Саратове, Саратовской области и Краснодарском крае), а также то, что данные бизнес-единицы занимаются различными видами деятельности с выстроенными по-разному бизнес-процессами — торговля, хранение и обработка маслосемян и прочих культур, производство пищевой продукции, сельское хозяйство.
Из первой возникает и вторая особенность — перевод учета большого количества юридических лиц на единый набор нормативно-справочной информации. Поскольку для расчета заработной платы в холдинге применялось 9 разрозненных информационных систем, для осуществления перевода потребовалась разработка уникального механизма миграции исторических данных посредством формирования полного набора заполненных первичных документов из предварительно нормализованных файлов Excel.
Выросла скорость подготовки регламентированной отчетности
Снизились трудозатраты на ведение стандартизированных процессов
- Процесс подготовки и сбора регламентированной отчетности по всем структурным подразделениям холдинга ускорился в два раза.
- Настроена автоматическая выгрузка начислений заработной платы в бухгалтерскую программу, что упростило работу сотрудников бухгалтерии и помогло исключить ошибки в отчетности.
- Исключены функциональные разрывы. Ранее сотрудники кадровых отделов выполняли дублирующие обязанности, например, параллельно вели кадровый резерв, при том, что некоторые обязанности оставались невыполненными. После того, как оргструктура и перечень должностных обязанностей были упорядочены, в управляющий офис стала поступать только достоверная, полная, сопоставимая информация, отражающая реальную ситуацию в подразделениях.
- Единая информационная среда и формализация методологии кадрового учета и расчета заработной платы, а также формирование общего для всех юридических лиц каталога бизнес-процессов, позволили сократить трудозатраты на ведение стандартизированных процессов в два раза. При этом значительно уменьшилось количество ошибок, связанных с ручным вводом данных.
- Настроено разграничение прав доступа сотрудников к системе, что обеспечивает надежную защиту персональных данных работников.
- Оптимизированы затраты на сопровождение ИТ-инфраструктуры.
