Сеть кинотеатров «КАРО» автоматизировала бизнес-процессы управления персоналом, расчета заработной платы и формирования отчетности на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом». Для адаптации системы под специфику кадровой политики компании был доработан или создан новый функционал практически во всех блоках внедряемой типовой конфигурации. Компания получила эффективный инструмент, удовлетворяющий все потребности в областях управления кадрами и расчета заработной платы в территориально-распределенной сети кинотеатров. После реализации проекта сдача отчетности «на местах» ускорилась в несколько раз. Исключены ошибки и дублирование информации. Сократилось количество расчетчиков заработной платы, а время расчета уменьшилось с 14 дней до 4 дней.
Основанная в 1997 году, сеть кинотеатров «КАРО» представлена в Москве, Московской обалсти, Санкт-Петербурге, Самаре, Казани, Калининграде, Екатеринбурге и Сургуте. «КАРО» входит в тройку лидеров кинотеатрального бизнеса России. Кинотеатры «КАРО» ежегодно посещают 12 млн человек. С 2012 года контролирующим акционером «КАРО» является консорциум в составе ведущего инвестора Baring Vostok Private Equity, UFG Private Equity, Российского фонда прямых инвестиций (РФПИ) и предпринимателя Пола Хета.
Цели проекта:
- создание единого, интегрированного информационного пространства на основе современного программного обеспечения;
- повышение достоверности и прозрачности учета и отчетности, унификация правил и методик учета;
- предоставление руководству компании и подразделений информации, необходимой для принятия управленческих решений;
- снижение трудозатрат на выполнение рутинных операций при ведении учета и формировании отчетности;
- снижение затрат на поддержку и развитие информационной системы за счет использования типового программного обеспечения.
Задачи проекта: автоматизация бизнес-процессов управления персоналом, расчета заработной платы и формирования отчетности.
В связи с изменением состава акционеров и полной сменой руководства в компании изменилась структура бизнес-процессов, связанных, в том числе, с кадровой политикой. До этого управление персоналом, расчет и начисление заработной платы, а также формирование отчетности осуществлялось с помощью типового продукта «1С:Зарплата и Кадры 7.7» и отраслевого решения стороннего производителя. Сложный двусторонний обмен, разделение функционала и отсутствие методологии внесения данных не позволяли выстроить прозрачную структуру кадрового учета, дающую полное представление о состоянии штата компании. Появлялись функциональные разрывы, не было полноценной аналитики. Не было возможности собирать полную, достоверную информацию централизованно, оперативно осуществлять контроль и внедрить единую методологию кадрового учета и расчета заработной платы.
Система управления персоналом, расчета заработной платы и формирования отчетности построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом». Проект затронул центральный офис и 15 подразделений сети в Москве и Московской области, каждое из которых является отдельным налогоплательщиком, а также 6 центров, объединяющий подразделения в других городах России.
Система позволила автоматизировать следующие процессы:
- Ведение кадрового учета
- Расчет заработной платы.
- Ведение НСИ в соответствии с разработанной методологией.
- Формирование всех видов отчетности.
- Анализ и планирование.
- Автоматизировано 100 рабочих мест.
Для адаптации создаваемой системы автоматизации под специфику кадровой политики компании был доработан или создан новый функционал практически во всех блоках внедряемой типовой конфигурации. Разрабатывались новые печатные формы документов и отчеты.
Доработаны или разработаны «с нуля»:
- Блок учета дисциплинарных взысканий (назначение, снятие) и разработана методология их влияния на расчет премий: расчеты ежемесячных и квартальных премий теперь производятся с учетом отработанного времени на определенной должности, в определенном подразделении с учетом отклонений – до 14 дней на расчет не влияют, свыше 14 – уменьшаю отработанное время (отпуска, б/л, командировки).
- Блок отчетности по дисциплине: загрузка табелей из программы учета рабочего времени, конвертация в табели «1С:Зарплата и управление персоналом», отчетность по табелям.
- Расчет резервов отпусков по методике принятой в компании, отчетность по резервам.
- Дополнительная отчетность по учету НДФЛ для облегчения выверки типовых отчетов, так как компания имеет обособленные подразделения.
- Пакеты печатных форм по кадрам (трудовой договор, материальная ответственность, соглашение о конфиденциальности и т.д.);
- Унифицированные формы приказов.
- Массовый платеж – доработка лицевых счетов и ведомостей в банк для перечисления зарплаты на личные счета сотрудников (по одной ведомости); работа с банками: запрос на подключение к зарпатному проекту, изменения личных данных, загрузка лицевых счетов в «1С:Зарплата и управление персоналом».
- Функционал оперативного контроля: «нет табеля – нет зарплаты» (ежедневная проверка).
- Блок расчета заработной платы: были разработаны механизмы регулярного обмена данными между «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия».
Сокращение времени на расчет зарплаты
Комплексная автоматизация задач учета и управления человеческими ресурсами охватила все бизнес-процессы в службе управления персоналом, включая планирование и расчет заработной платы. Сдача отчетности «на местах» ускорилась в несколько раз. Исключены ошибки и дублирование информации. Сократилось количество расчетчиков до 3 сотрудников, время расчета заработной платы уменьшилось с 14 дней до 4 дней.
Руководители компании получили основу для принятия управленческих решений и контроля их исполнения в области кадровых задач. Руководство подразделений имеет доступ к полной, достоверной и оперативной информации.
С момента внедрения система находится в состоянии постоянного динамического развития. Специалисты со стороны интегратора фактически каждый месяц дорабатывают тот или иной функционал системы.
